从文件生命周期看供电企业档案的保密与利用

翁凯琳

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 保密是档案管理的基础，利用是档案管理的目的。如何解决好档案利用与保密的关系，已成为新时期供电企业档案工作重要的研究课题。本文从文件生命周期出发，探讨新时期如何在保密的前提下更好地发挥档案的作用。

关键词 文件生命周期 保密 利用

“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。文件在生命周期的各个阶段中进行着有规律的运动，每一阶段都被赋予不同价值。同时，也正是由于在生命周期的各个环节中档案的整理、存放与利用不同，其开放与利用可能存在的泄密可能性也有所不同。把握档案生命周期，平衡保密与利用的关系，才能更好地实现档案工作的意义。

一、档案开放与利用中存在的问题

（一）档案归档前的泄密

按照生命周期理论，在归档前文件对形成机关来说具有原始价值。一般而言，供电企业都能认识到档案安全的重要性，对已接收归档的档案安全管理较为规范，但是归档移交之前的文件材料的安全，却很容易被忽视。特别是工期长、人员变动大、案卷数量多的项目，虽然文件材料虽没有正式经审核、整理后归档，但部分文件已经涉及敏感数据，如果保管条件不妥善，容易发生文件遗失、泄密等情况，给企业造成损失。

（二）档案利用中的泄密

在归档后，文件主要是对其所有机关和利用者具有从属价值。在这一阶段，主要是由部门的档案管理人员按照企业规定的程序及条件对其进行专门管理。在这一环节中，主要泄密的风险存在于利用过程中，如档案阅览、外借、复制过程，都存在信息泄密风险。尤其是随着办公自动化的迅速发展与普及，大量的计算机软盘、移动硬盘、光盘、磁带等数字化介质成为主要的归档来源，给保密工作增加了难度。

（三）档案销毁的泄密

当现行价值完全消失后，档案走到衰退期，经由档案管理人员鉴定可以销毁后，这一阶段的泄密风险则主要在于销毁过程。如果只是自行简单处理，没有进行规定处理，则容易造成泄密，必须在保密部门的指导下由相关的技术人员负责处理。

二、做好档案开放利用中的保密工作

（一）完成档案开放利用前的准备工作

从档案的源头开始，进行前段介入，注重未归档文件的整理和保护，设置保管文件的场所和设施。 一要做好档案案卷的分类整理。对涉密档案和非涉密档案进行认真划分和鉴别，做到分类科学、组卷合理、编目清楚、摘要准确，确保开放档案案卷的内在质量。二是审查确定档案的开放与控制范围。在开放前，档案专业人员应根据标准，对开放期限内的档案逐件进行鉴定，严格遵循《保密法》与企业的有关规定，划清密与非密、内部与外部的界限，确定能开放利用的档案。

（二）加大档案利用过程管理与监督的力度

做好档案利用中的管理与监督是做好科技档案保密工作的关键环节。通过利用过程的监督管理，发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而较好地平衡档案利用与保密二者之间的关系。

1.加大力度，严格执行保密工作管理办法，并且根据实际情况进行完善执行。一是要实现档案管理规范化和标准化，；二是要规范保密档案的管理行为，用完后应及时归档，专柜存放，集中统一管理，定期检查；三是要明确使用人员的使用权限，严格审批程序，使档案利用有章可循。

2.强化电子档案安全保密工作。在保护档案利用的过程中，要特别关注对电子档案网络信息安全的保密管理。一是严格根据相关规定，对电子档案信息系统主体及其与外界关联行为进行规范和约束。二是技术监督，一方面涉密网络必须与互联网实行物理隔离，增强涉密网络的技术防范能力。同时，定期进行网上信息检查，确保涉密档案信息不上网。

（三）严格落实销毁措施

电子档案随着目前科技手段的提升，即便删除了有关文件或进行了格式化，甚至在介质已经损坏的情况下，都可以通过专业手段恢复和提取大部分数据，有可能造成泄密。涉密数据存储介质报废时， 必须进行清点、登记、建立销毁档案， 履行必要的手续。

（四）失密泄密的应对措施

如果在档案的生命周期中，一旦发生人为或自然灾害引起的泄密事件，必须在第一时间向主管领导和上级业务部门报告，及时采取有效的补救措施， 将损失控制在最小程度。

三、结语

如何合理地利用档案，为企业工作服务，是档案工作的根本目的，也是档案部门的职责所在。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。只有从档案生命周期入手，在档案各个环节都注重平衡好利用和保密二者关系，尽可能地挖掘档案利用价值，同时又避免在档案的利用过程中造成泄密，才能真正实现档案工作的价值，更好地为企业服务。

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