做好办公室工作对石化企业管理的意义

◎李宇敏

做好办公室工作对石化企业管理的意义

◎李宇敏

随着经济社会的不断发展，“办公室”已经在企业管理中取得不可或缺的地位，其作为整个组织的调节和管理系统，对支撑企业的发展具有重大意义。基于此，本文分析了办公室工作对石化企业管理的意义，并提出加强石化企业办公室管理的几点策略，以期为办公室从业人员提供借鉴和参考。

办公室作为企业管理的中枢，是企业领导的参谋和助手，经常需要对来自企业内外的信息做出敏锐判断，并及时制定出战略性决策以应对各方面挑战和威胁。石化企业作为我国经济结构中不可或缺的重要组成部分，其稳定发展对于我国经济进步以及国民生活物资供应都起着重要的作用，而这也对石化企业办公室管理工作提出了更高的要求。

办公室工作对石化企业管理的意义

石化企业的组织结构庞大，日常事务繁多，管理工作量较大。且随着社会形式的不断变化以及企业发展改革的不断深入，尤其是高油价和宏观经济增速放缓的新常态下，石化企业更面临着新的挑战，企业管理层需耗费更多的精力于企业的前瞻性决策上，而公司内部正常秩序的维护工作则落在办公室的肩上。一方面，办公室要为领导的工作提供支持和辅助，适时提出宝贵意见，想方设法为其工作创造便利；另一方面，办公室应协助领导管理好企业下属部门，帮助领导在基层中树立威信，为其打造一支高素质的作业团队，以确保企业健康运转，维持企业稳健的前进步调。可见，办公室工作在提高石化企业管理的过程中有着重大的意义。

加强石化企业办公室管理的有效对策

明确职能定位，科学制定计划。目前，由于历史很多因素，我国石化企业在办公室的管理机制上还存在不少问题，亟需进行管理机制的改革，而改革的关键之处就在于理顺机制，明确职能定位。石化企业要重新定位办公室的职能，根据改革后的管理目标和要求，明确新时期背景下办公室应在石化企业的日常工作中发挥怎样的作用。同时，企业要根据自身管理特点，进一步明确办公室的具体业务内容，以及每个办公室职员所应当承担的责任和义务。要持续精简员工，做到该换岗的换岗，不断充实新人才，使石化企业的一线办公室充满激情和活力。

企业还要科学合理地制定办公室工作计划，形成具有石化企业特点的管理目标体系。一些企业的管理者通常会给业务部门，特别是销售部门，按照日、周、月、季的时间顺序来制定相应的工作或销售计划。这些计划在制定之初要经过详细的市场调查和分析，最终形成职责明确、目标统一的管理计划体系。由于该体系处于动态之中，可以随着内外部的条件和环境来做出改变，这样即保证了企业的效率和活力，又促进了企业管理质量的进一步提高。但当前我国许多石化企业的管理者不太重视办公室的工作目标制定，导致石化企业的办公室在工作时通常会表现出计划性不够、目标性不强的现象。对此，石化企业应该规划业务部门目标、计划一样，借鉴其采用的计划工作方法和理论，并结合石化企业自身特点，完善企业办公室的工作计划和目标体系。

建立考核激励的长效机制。科学完善的考核激励机制对办公室人员工作业绩与工作积极性的提高有着重要的意义。石化企业应当高度重视对办公室的管理工作，尽快建立一套完善的考核激励制度。一方面，企业要加强对办公室工作人员的业绩考核，并尽可能地将考核指标量化，对员工在日常工作中的业绩表现进行准确评价。企业在制定考核标准时，要注意将员工的工作积极性、办事效率、以及是否能为企业的领导者提供有效意见等纳入日常工作考核的范畴，从而更加全面地判断员工的日常工作质量。另一方面，石化企业还要完善奖惩激励制度。对于那些工作积极性强、办事效率高的员工要给予一定的经济和精神奖励，并给予这部分员工更多的上升空间。而对于一些在工作中经常出错，工作态度不端正的员工，也要给予相应的处罚。只有做到奖惩有道，提高办公室的工作效率。

提高办公室人员的职业素质。现代企业竞争的核心是人才，人是企业不断发展和进步的根本保障。办公室人员的素质高低将直接影响其工作的效率和企业的经营成果，甚至会进一步影响企业的未来发展方向。所以，要高度关注办公室人员的综合素质，积极加强对办公室人员的素质培养。具体而言，企业要做到以下几点：一是要严抓“入口关”，设置严格标准的应聘程序，通过严格的筛选来发现更多具有更高工作能力和工作积极性的员工。二是加强对办公室人员的职业培训和道德教育。在企业中设立专门的培训部门，定期对办公室人员进行培训，包括写作知识、待人接物的礼仪等等，并将培训结果纳入对其工作的日常考核中。最后，企业还要通过有效的物质激励方式，鼓励办公室人员根据自身需求，自觉进行继续教育，不断提高自身水平以获得更多的上升空间。

加强办公室的信息系统建设。近几年来，计算机信息技术不断进步，网络已经是信息传递的快捷工具，且被逐渐应用到现代企业的日常管理工作中。信息的流通能够大大提高企业的办公室管理水平，因此，石化企业想要提高办公室的管理质量，就必须提高信息系统建设水平。信息化管理水平的提高，并不单单指信息化办公设备的增加和网络传送速度的提升，而是有效地运用一些先进的信息技术以及信息化管理手段、管理经验等，实现更加及时高效地掌握企业内外的管理信息。办公室的信息系统建设要做到能够及时掌握企业周边的环境和信息，并能够准确把握管理中出现的问题，然后通过信息交流，将这些资源信息在石化企业办公室内部进行流通，这种做法能够及时处理办公室中存在的管理问题，奠定石化企业内部管理的基础。

办公室是作为企业的管理枢纽，对企业的日常经营有着直接的影响作用，其工作效率与企业的经营效率紧密相关。因此，做好办公室管理工作对石化企业提高内部管理质量、进一步推动自身发展有着重要的意义。面对办公室管理中存在的一些问题和困难，石化企业应该及时采取有效策略以解决问题，充分发挥办公室在石化企业管理中的积极作用，进而提高石化企业的市场竞争力。

（作者单位：中国石化催化剂有限公司）