把好公文审核关 不断提高公文质量

卢礼盈

摘 要：公文是一个机关的“脸面”，代表着机关的形象，反映着机关的工作水平和管理水平。公文审核是确保公文质量的关键环节，是防止不规范文件印发的重要步骤，本文重点对公文审核的内容、方法进行了具体分析和阐述。

关键词：文件管理；公文审核把关；公文质量

公文是具有特定效力和规范格式的文书，是党政机关实施公务活动的重要工具和载体。其质量的高低优劣，直接关系到机关形象和发文效果。公文审核就是按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的规定和要求，在公文文稿付印之前，对文稿内容、政策界限、决策意图、实施措施、条理结构、文字表达、事实数据、行文程序、公文格式等方面进行全面的审查和核对，保证文稿表述准确，内容完整。公文审核是公文起草工作的延续，是对公文的进一步完善，是确保公文质量的关键环节，是一项非常严谨细致的工作。对公文的审核把关主要从以下几方面入手：

1 审核政策界限是否清晰

公文作为传达政令的工具，其本身具有强烈的政策色彩，这就要求公文审核人员要把讲政治放在首位，不断强化政治观念和政策意识，把好政策关。

政策界限的审核主要看公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求以及所得出的结论，是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规，是否符合上级机关的指示精神；同现行有关规定是否衔接、有无矛盾之处。文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况；有没有党政不分、内外不分的问题。对于因情况变化需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，是否与有关部门协商沟通。文稿中的观点、提法是否正确，提出的工作意见、要求、措施和辦法是否切实可行，有无主观武断或者片面的、绝对化的问题。文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能够接受。

如果公文内容与法律、法规和政策不一致，审核人员应提请起草单位弄清情况，根据法律、法规和政策会同有关部门修改完善。特别是对规范性文件，要本着成熟一个出台一个，不成熟的，坚决不呈批或发文，以免引起不必要的混乱。

2 审核决策意图是否明确

决策既是集思广益的结果，又是领导集体智慧的体现。从行政决策和行政执行方面看，领导意图就是今后单位发展的大政方针。因此，公文文稿所承载的决策内容，一定程度上就是领导意图的体现，也是制发文件的出发点和落脚点。对决策意图的审核就是要保证公文观点明确体现领导意图，保证公文承载的内容与领导集体和领导者思路的一致性。

决策意图的审核主要把握两个方面：一是要结合决策会议的记录或者会后纪要，结合领导人的表述，力求使领导决策精神在公文文稿中得以充分展现；二是要审核公文的引文和引言部分，保证领导的决策表述原汁原味、不差分毫。

3 审核实施措施是否可行

实施措施是公文的主体所在，也是公文审核的着力点之一。

实施措施的审核主要看公文所列措施内容是否切实可行，各种措施的依据是否真实充分；各种措施之间是否符合逻辑，各种概念是否恰当准确；各种措施或具体事项由哪个部门执行，谁是负责人，怎样执行，有怎样的期限和要求以及对这些具体要求交代得是否明确，是否会出现相互推诿扯皮的现象。

有了周详恰当、切实可行、具体明确的实施措施，便于公文的运行和贯彻执行，防止公文成“一纸空文”。

4 审核结构条理是否清晰

公文的实用性相当强，印发公文的目的就是明确收文单位在阅读完公文后，知道干什么，怎么干，什么标准。这就要求公文的表述一定要清晰明了。因此，结构与条理在公文中的重要性尤为突出，也是公文审核的环节之一。

结构条理的审核主要看公文的层次是否清晰，条理是否清楚，中心是否明确，重点是否突出。公文一般采用“凭——析——断”的结构，“凭”是公文的目的，常用“为了”、“依据”、“遵照”等词语，表述清楚行文的根据和目的；“析”是公文的主体，具体安排任务，部署工作，是公文的核心部分，占有比较大的篇幅；“断”是在公文最后提出的希望和要求，起强调作用。这样的结构布局已经成为了固定的式样，较为周密严谨。公文主体部分的容量较大，篇幅较长，很容易理不出头绪，造成模糊不清的现象，影响公文内容的表达。为了保证条理清晰，通常采用序数的办法来区分层次。

结构严谨、条理清晰的公文，给收文方领会公文精神，实践公文内容带来许多便利。

5 审核文字表达是否得体

公文是一种通过文字来传达政令的重要工具，文字使用的准确性和简洁性是其最基本的要求。同时，公文又是一种特殊的文体，有常用字句和固定的书写方式。根据行文规则的要求，公文文字要观点明确，表述准确，力求精练，而且要字词规范，朴实无华。因此，在公文的审核中，对文字的要求是严谨而细致的，要求审核人员以一丝不苟、严肃认真的科学态度，字斟句酌，锤炼文字，力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为特征，以实用为目的，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。

文字表达的审核主要看措辞是否准确，表达是否周密，文字是否流畅；文件中的观点、思想、意见和主张是否完整、明确的体现了公文的内容和整个的行文意图；文句段落的内容是否概念准确、判断恰当、合乎逻辑。文字的表述是否上下一致，前后一致，有无上下、前后矛盾的问题；语法修辞是否合乎规范，句子是否通顺完整，有无词搭配不当、词序不对或成份残缺等现象；篇幅长度是否适宜，有无空话、套话，有无错别字、生僻字、怪字；使用的标点符号是否正确规范，有无滥用省略和简称等现象。

在尊重并保持公文原意的前提下，敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理，淘汰那些与主题无关的内容和词句，删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料，加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻，使公文主题更加鲜明，语言更加精炼，篇幅更加简短，成为“精品”力作。

6 审核事实数据是否真实

公文是政策的载体，事实数据是决策的依据，事实数据的真实性关系到政策的真实性与可行性，符合实际的事实数据即真实可靠的事实数据是公文的生命。

公文凡涉及到的对工作的全面分析，对具体人的评价，都要运用辩证的观点去审核，既看到长处也看到短处，既看到成绩也看到不足，力求客观准确；凡涉及到具体事情的发生、发展和结果，一定要尊重客观事实，保证真实地叙述整个过程，不护短，不溢美，一就是一，二就是二，坚决杜绝情感偏差，克服主观倾向，还事实以真面目；凡涉及到的具体数据，一定要来之有据，查之有凭，不可以想当然地预计，也不可以主观地估摸；即使是细微的浮夸也会给机关单位，甚至给国家造成不应有的损失。

7 审核行文程序是否恰当

确保行文程序的合法性，保证行文手续符合要求，是公文审核的又一重要内容。《党政机关公文处理工作条例》就“行文规则”和“发文办理”作了明确的规定，这是审核行文程序的两大标准。

行文程序的审核主要是从实际效用的角度出发，审核行文的必要性，确有必要方可行文；从机关单位的隶属关系和职权范围审核行文关系；从公文制发的过程（公文的草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等）审核行文的程序；从行文的目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系审核行文方式。

有些文件可以用函件、参阅文件或“白头文件”行文的，就不要用“红头”的、正式的文件印发。对一些可发可不发的文件，应坚决不发。这样，不仅有利于提高公文质量，而且可以减少公文数量，克服文牍主义，维护公文的严肃性和权威性。

8 审核公文格式是否规范

公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草公文和审核公文时，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》，认真审核公文的规格样式及其组成要素。

公文格式的审核主要是看行文名义是否得当，文种使用是否合适；标题是否规范完整，发文字号、发文机关是否准确；上行文要审核其签发人、会签人姓名是否注明，“请示”公文中是否在附注处注明了联系人的姓名和电话；主送机关与抄送机关的主次地位有无混淆和重复标注；有无附件，附件名称及其顺序与所附原件及其顺序是否一一对应；涉及紧急或秘密事项的文件紧急程度或密级的标定是否恰当；人名、地名的引用是否准确，文稿中引用公文的标题、发文字号是否齐全；数字使用是否准确规范，成文日期、印章、印发传达范围是否符合规定；公文主题词的含义是否明确，主题词的排列是否规范；版记是否全面。

审核中，对不符合要求的文稿，要及时增补或更换，补充完整后才能正式发文，使公文保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式，有效发挥公文应有的作用。

公文体式的准确规范，单靠核稿人员的把关是不够的，还要强化拟办人员的责任。审核人员要将审核把关中发现的问题和错误及时通报拟办同志，提出纠正建议，促进大家共同养成注重质量、讲究规范的良好习惯，从而减少差错，不断提高办文质量和效率。

参考文献

[1]朱忠义.念好五字诀 做好公文審核工作.办公室业务，2008，（5）

[2]裴建饶.公文审核“五要诀”.秘书工作，2013，（8）