一种无纸化办公会议系统

林原 徐亚军

摘 要：办公自动化（OA，office automation）是指利用先进的科学技术，如计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等，提高现代办公室的办公效率。经过近30年的发展，办公自动化也变的更加成熟，这也令他的适用范围变的更加广泛，本文针对日常办公中，会议召开这一领域的自动化办公进行研究，将信息化设备应用其中，并设计一种会议系统，进而实现会议系统智能、信息、无纸化。

关键词：无纸化办公；会议系统

1 需求分析

本文的出发点是课题组的信息化平台，在信息化平台的建设过程中，发现其缺乏相应的会议系统，因此着手设计建设一套会议系统，用以满足日常会议需求，这也是系统设计的指导思想，即简化会议流程，提高会议效率。

1.1 会议模式

设计前，首先要了解学校日常及课题组日常会议的特点，即需求。在学校中，主要有兩种会议模式：一种是学生答辩会议，包含毕设答辩（开题、中期、结题），课程设计答辩，大作业展示；另一种是项目研讨会议，可以是组内人员会议，或者是与外方单位共同协商交流的会议。

以往会议中，主持人分别邀请每一位汇报人上台演讲；汇报人携相关材料进行演说，同时与会人员在纸上记录相关内容。此流程中，会议组织人员由于无法具体了解会议详细内容，因此无法进行会议的相关准备；与会过程中，领导无法总览议题，因此无法了解会议总体情况，每一位参加会议的人员须携带纸笔，记录会议相关信息；在汇报结束之后，为了方便日后查看，需要归档会议资料。

对于以上两类会议，经过调查研究，以及在校多年开会经验，我总结出如下特点：

规模小：大部分会议是以课题组会议模式进行，因此会议涉及人员相对较少，属于内部会议。

与会人员级别差异较大：对于答辩会议，与会人员包括老师、学生等，而教师中又包含指导教师以及课题组领导；而对于项目会议，可能包括每一个模块的具体负责人员，以及总体带头人，也可能包括外单位人员。

交互性需求大：与会人员级别差异较大，导致关注点因人而异。对于普通学生，其关注点即是报告人所讲内容；而一些领导老师，对于主讲人所述并不需要全盘接受，也许只是针对其中几点信息做详细研究即可。

保密性要求高：由于学校及课题组所涉及项目大多涉密，对保密性，可靠性的要求较高。要求对会议涉及相关文件去向可控。

会议模式可选择：根据与会人员差异，设置不同的会议模式提供选择。

1.2 会议系统相关性能

以上述会议特点作为指导，本系统应具有如下特点：

1.C/S框架，即服务器/客服端架构，满足内部用户使用，限定局域网；

2.针对使用用户级别职位不同进行用户分类，设置不同权限；

3.此会议系统有较好的人机信息交互性，方便用户查看所关心文件。

4.会议结束之后保证会议相关内容去向可控，增强其保密性。

5.系统支持两种不同的模式：总览议题会议模式以及跟主讲人同屏的汇报模式。

1.3 系统设计整体框架

本系统分别根据上述需求分析以及系统预期性能，设计整体框架：系统由一台会议服务器和多台会议终端系统构成，且终端数量可以扩充；系统采用会议服务器作为控制器，完成对各个会议系统终端的管理权限，同时作为会议准备的平台；每一个终端，配置灵活，可以充当任意一种角色。在会议系统整体框架中，会议包括三个阶段；设置三种类型用户并赋予相应权限；设计两种会议模式供与会人员选择。

2.1 会议阶段

根据会议流程，分别在会前、会中，会后设置三个不同阶段，每个阶段对应不同工作，具体如下：

1.会议准备阶段：将会议议题逐一录入目录，导入对每一个议题相应附件；

2.会议进行阶段：逐一讲解议题，打开议题所对应附件进行汇报演示；

3.会议结束阶段：整理会议文件，结束会议。

2.2 用户分类

依据与会人员所处职位不同，将用户分为SuperUser、User以及Organizer。这三种用户分类对应高级用户席位、普通用户席位和会议主持人席位。用户在登录时，需根据自己所处职位，选择对应类型的用户。

根据用户所处职位，进行如下权限设置

1.会议准备席：完成会议资料的预先准备主持人席：控制会议进度，可开始或结束一个议题的讨论

2.首长席：在会议中可浏览全部议题文件，具有高级会议权限

3.旁听席：会议中可浏览与自身有关的议题文件

4.发言人：在主持人的进度控制下，对各个议题进行汇报。

同时，根据会议的不同阶段，设置2种不同的会议模式，以满足用户需求

1.会议模式：用户显示内容与自身权限相对应

2.报告模式：除主持人席位之外，其余席位均显示与发言人席位同样的内容，所有席位同屏显示。

4 具体操作

4.1 准备阶段

本系统的一个很重要的有点是在会议召开之前即可对会议内容进行充分准备，将会议相关议题，相关附件文件录入系统。准备阶步骤如下

1.启动服务器端程序。（客户端程序开机自动运行，选择SuperUser、User或者Organizer用户登录，对应高级用户席位、普通用户席位和会议主持人席位）

2.进入会议编辑界面，编辑议题，添加附件。

在这个界面中，可以实现添加新议题、删除议题、删除全部议题、将议题提前或推后以及发布会议的功能

（1）添加新议题：选择添加界面，出现新建会议对话框，输入会议议题，汇报人姓名，选择所属会议，选择要发布的文件夹（议题与文件夹一一对应），输入会议简介，该议题便出现在会议议题列表的最后一行。

（2）删除议题：选中议题，出现确认删除议题的提示，将删除所选议题，同时可以直接选择删除全部议题。

（3）选择某个议题可以将所选议题提前一行（客户端所显示的议题顺序将与会议议题列表中的次序一致），点击议题推后按钮，可将所选议题退后一行。

（4）在发布会议选择选项中选择要发布的会议序号，然后单击发布会议按钮，便可将该序号的会议发布。

通过上述操作，即完成会议准备工作。

4.2 会议进行阶段

（1）默认情况下以会议模式进行，即主持人席位和高级用户席位（首长席位）显示本次会议所有议题，普通用户席位（发言人席位和旁听席位）只能显示当前议题。主持人可以单击某个议题，选择开始议题或者结束议题。

（2）当汇报人就一个议题展开叙事时，可以选择汇报模式，与会人员同屏显示汇报人汇报内容。在汇报的同时，主持人可以选择改变当前议题。

4.3 会议结束阶段

（1）会议结束后，管理员在服务器端点击会议结束按钮，将文件回收，并断开连接。

（2）管理员可以进入会议编辑页面选择发布下个会议，然后重新选择会议模式，即可开始下个会议。

（3）所有会议都结束后，管理员可以点击远程关机将客户端全部关掉。

5 实施效果

本系统可以实现会前准备，录入相关附件；主持人可以轻易更改议题，保证会议流畅进行；汇报人可以直接在议题中找到汇报相关附件，同时可以通过主持人进入汇报模式，进行实施同步，方便讲解；同时在准备会议的过程中就已经完成了会议资料的相关整理工作。总而言之，此系统使得会议召开更加轻松流畅，会上发言讲解更清晰易懂；操作难度低，易使用；与工作结合密切。