医院人事档案信息的开发与利用

黄淑丹

摘 要：随着经济与科技的迅猛发展，不可否认当今世界推动其进步的便是人才，那么毋庸置疑医院强有力的竞争手段之一就是强业务、高素质人才，而在人事档案中存储丰富的人才信息，如今已成为各医院急需竞争力。从医院提高竞争力的角度来说，开展全面性的人事档案信息开发利用与完善人力资源的合理性配置，将会起到决定性的作用。

关键词：医院；人事档案；信息开发；利用

众所周知，医院的人事档案资料是医院人才信息的重要载体，既是医院个人档案，那么必将记载着个人在人生之中评定的价值所在，这是一个人的人生价值证明最直接的形式也是医院必不可少考究人才的参考依据。随着社会的不断发展，医疗机构也在不断对其进行改革，这些措施的执行给医院人事档案管理工作提出更高的要求，加大了人事档案管理干部队伍建设的现实压力，从完善医院内部的管理体系为突破点，以此推动医院拥有更好的发展前景。本文主要就当前医院的人事档案信息开发利用与分享管理存在的问题以及解决措施进行探讨。

1 医院的人事档案信息开发与利用管理的典型问题和产生原因

（1）档案信息管理意识薄弱

就目前而言，社会经济快速发展的今天，档案信息不能直接或间接实现它的经济价值利益，各大医院均普遍存在着注重医疗事业的发展而轻视人事档案信息的管理，对于人事档案信息的管理意识仅仅停滞于保存的层面上，没有真正认识到人事档案信息开发利用的重要性，特别是负责档案管理人员也认为当今社会对于人才还是更看中实际表现，一般情况下档案并没有什么作用，导致其在现实工作中不受重视，出现了只要做好档案信息管理不丢失以及能够应付查档和外调即可的思维方式，完全忽略它的深刻内涵及用途，忽略可将其利用到人才开发层面上。

（2）档案管理方式落后

从医院实际目标管理工作调查中可以了解到，医院的人事档案管理基本上都不在医院的目标管理考核之中，同样也可以发现多家医院机构在人事档案管理方面，缺乏制定适应于自身发展的规章制度亦或是管理体制的不健全，甚至对医院人事档案信息的管理还停留于手动管理档案的层面上，而新时期是信息化时代，档案信息数据库的建立可谓是时事所趋，此举对医院人员的信息录入带来便利的同时，也简化档案信息的检索及利用分析工作。当然医院人事档案资料的储存室结构建设不合理，防火、防潮与防虫的基础设施不健全，以及基础设备的配套不完善和基础设备的老化等情况，这是医院综合考虑其运行成本，最终导致无力于拨向档案资料储存室维护建设工作的结果。

（3）档案信息资料不全面

现今医院专业技术人才在社会中流动性活跃，导致档案信息的收集过程中经常出现一些资料缺失状况，且也存在大量人事档案信息填写过于简单或是随意，如：工作经历、培训学习、家庭成员与社会的关系等，对年度考核流于形式，年度考核内容年年都填一样，只是数字稍加改动，或三十字内概括一年工作，记录的材料内容前后矛盾的情况，更甚者为适应招工单位的年龄条件肆意夸大年龄或减小年龄的举措，严重降低人事档案信息的可靠性；也不乏档案资料中不符合标准的纸张、资料归档不及时等原因导致档案材料残缺不全的情况，这些不规范操作的存在直接影响到档案材料系统的完整性和规范性。

（4）管理档案信息资料的人员缺失

由于人事档案资料管理者没有具体的考核标准以及特别的技术含量要求，导致医院的人事档案信息资料管理者大多数为身居多职的兼管工作，亦或是没有任何基础经验的“门外汉”管理档案工作；再之，虽然设置了完善的管理制度，由于档案人员自身素质问题，忽视或形同虚设，在日常工作中常常是检查不到位，人员不落实，处理不及时，结果是解决不了问题，档案安全管理也就没有制度约束，在之档案资料的管理工作在工作环境、工资待遇上不如同一阶层其他人员，无法激发档案管理者的主观能动性，导致档案管理人员思想消极，缺乏积极进取的工作精神，严重影响工作及服务的质量。

2 医院人事档案信息开发与利用管理的解决措施

（1）强化人事档案管理意识

随着人事管理制度改革的持续发展，有效规范医务人员执业行为，尊重医护人员劳动价值，各医院相继制定出全员目标年薪制、年薪计算工分制等相应的工资制度与职工工作量挂钩的改革措施，可基本满足医院对人事管理的需求，也促进医院在公平、公正的客观条件下，为医院充分发掘、合理利用人力资源提供重要参考依据。

（2）规范檔案管理，完善档案管理制度

医院人事档案管理工作主要可将其概括为：收集资料、鉴别资料、收入档案、档案保存、档案整理、检索和提供保密等，其中最基础性工作是档案信息资料的收集工作，也是后续工作的前提条件。由于档案填写的来源范围广泛通常有：医院的办公室、人事部门、党委办公室以及医务科、护理部等机构及本人，所以各部门之间增加交流联系是及其必要的，不仅可以及时追补缺失资料还能够持续补充新的资料，当然对材料的鉴别工作是档案信息资料真实性的必要保证，严格按照规定对不符合标准的材料及时退回，做到村料完整，不失散不积压。对于档案材料管理要严格按照《干部档案工作条例》及《干部档案整理工作细则》来进行。（3）提高人事档案管理者的素质

档案人员的安全意识薄弱直接影响着档案信息的安全。在传统档案管理服务模式的影响下，档案工作人员面对信息时代的档案工作呈现出了滞后的状态，提高人事档案管理者的素质就是为医院未来发展奠定基础，不断完善符合医院实际的人事档案管理工作人员责任制度，保证经过专业的档案管理业务培训，并持证上岗，方可接手人事档案管理工作，平时要加强档案业务学习，积极参加上级主管部门组织的业务培训，以提高业绩技能，保证档案管理是在科学有效的情况下进行。

（4）正确处理人事档案信息保密和开发利用

档案保密的目的是为维护国家和人民利益，提供档案的利用是发挥档案的价值。保密与利用看二者是对立的，但是只要我们认真加以研究，掌握其中规律，二者却是统一的。档案人员要有较强的事业心和责任心，遵守纪律，把握好档案的使用范围，保证档案的绝对安全，适度开发利用，在工作业绩及工作能力方面的资料要着重充实，而受文化教育、专业知识程度以及参加的各类资格考试等材料均应及时放置于档案资料之内，对个人的综合考察、医院选拔、聘用人才提供更高效的信息服务。

（5）对医院人事档案资料进行现代化、合理化、科学化管理

提高人事档案资料管理效率，加强其规范化，合理开发和利用，增加档案资料的生命力及灵活性，调整管理方式，转变管理思维，使人事档案材料物尽其用。随着网络、数字信息化的不断发展，医院应该开发利用现代信息技术，建立和完善人事档案数据库，保证人事档案信息的动态管理和维护，强化档案工作人员的安全意识。保障档案信息的安全，特别是档案信息建设与管理人员的流动带来的安全隐患，不断完善信息档案的整理制度，解决好安全问题，才能保证档案信息化建设高速有效地发展。

3 结语

综上所述，一份集准确性与精确性于一体的人事档案资料，不仅仅能够全面地反映出个人的教育水平、道德行为、职业素养以及工作业绩等基本信息，更能够根据历史性评价推断出其后续发展情况，对于医院的人才选取、潜力发掘、人才分配等问题均起到了关键性的作用。

参考文献

[1] 韩颖，王玲. 高校人事档案利用工作的现状与对策[J]. 黑龙江史志. 2007（02）

[2] 简书红，李淑琼，涂强. 谈高校人事档案信息资源的利用[J]. 兰台世界. 2007（11）