试论基于信息化背景下档案管理发展的趋势

薛清芳

摘 要：进入二十一世纪以来，电子信息技术的发展促使档案管理迈进了一个新的时期。电子计算机技术的应用为档案工作打下了扎实的基础。同时，不同于传统的档案管理工作，信息化档案管理工作借助于电子计算机等多项终端，实现了多元化的发展趋势。本文针对档案管理的信息管理的意义、档案管理常见问题、发展趋势进行探究，供大家借鉴参考。

关键词：档案管理；信息化；科学技术；创新；发展趋势

随着互联网的普及，“信息化”成为现代科学技术发展的热门词汇。在档案管理工作中，复杂的档案门类、项目、材料等信息在整理的时候需要花费大量的人力、物力，因此一度使档案管理工作的发展趋于停滞。

但是，进入二十一世纪以来，电子信息技术的发展促使档案管理迈进了一个新的时期。随着档案信息量、存储时间的增加，传统的纸质档案易燃、易潮湿、占用空间也较大，因此无法满足档案工作的整理、查询和存储。运用“信息化”档案管理，实现了档案信息的虚拟存储，也为档案工作的深入打下了扎实的基础。

1 档案管理的信息化的价值含义

档案作为我国国家机关、企事业单位在从事政治、经济的活动中形成的信息资料，能够充分反映出人们对有效价值信息的保存存储。应该说，“信息化”这一高新技术不只是被广泛应用到档案信息管理中，还被应用在教育、工业、农业等各个行业中，有效的促进了各行各业的不断发展。不同于传统的档案管理工作，信息化档案管理工作借助于电子计算机等多项终端，实现了多元化的发展趋势。

通过档案管理工作，社会群体的日常生产经营活动能够被记录、保存下来，因而有利于人类社会的发展。为了改变传统档案的发展弊端，在“信息化”档案管理工作的开创中，相关技术人员将电子计算机、互联网等科学手段融入档案资源管理中，确保档案管理工作的效率和质量得到提高，并采用科学的价值理论，对档案信息的可持续发展打下了扎实的基础。

2 档案信息化管理的发展现状和主要问题

当前形势下，很多单位主要采用传统的档案管理模式，档案管理的重心放在人工管理纸质档案上，档案查阅过程中耗费大量的人力和物力，致使档案只起到了存储作用，档案的查阅限制很大。信息化档案管理经历了一定的时期发展，档案管理系统也由最初的单机版辅助操作转向了更加科学精密的综合网络。据相关部门统计，当前在省市级档案馆的管理建设中，已经有至少86%以上的档案管理工作形成了一套较为完善的档案系统。借助于互联网，实现了虚拟档案资源的建设、远程信息管理、现代化档案建设的交流和应用。

这一发展趋势将进一步促进信息化档案资源库的建设。但是，需要引起广大档案工作者关注的是，信息化档案管理工作仍然存在一系列的问题，并呈现出常态化发展的趋势。

（1）档案信息化管理的安全性

网络技术和计算机信息技术的应用进一步提高了档案管理的工作效果，促进了档案管理工作的发展。但是，在档案信息的操作性能上，网络档案工作的安全性存在一定的问题。在网络技术上，档案信息化管理技术的安全性有待提高，网络档案信息容易受到病毒、木马等不良程序的攻击，特别是一些机密的重要档案，一旦泄露，会出现更加严重的后果。除此之外，在档案管理工作的风险管理上，容易造成档案信息的丢失，给档案工作带来潜在的发展危机。

（2）档案信息化工作的系统性

就目前我国信息化档案管理工作而言，档案管理的标准化进程尚不明确。存在着一定的欠缺。一方面，信息化档案管理工作的发展模式不够严谨、推行技术尚未普及，各个地区之间的档案资源还没有达到完全的信息共享，在浪费了档案资源的同时，难以推进各个档案馆之间的交流发展。再在加上受到地理条件、政策扶持、资金投入等多方面的影响，导致各地区之间的信息交流和传输存在问题，难以达到档案信息管理的全面发展。

（3）信息化管理经费较为缺乏

在档案管理工作的经费投入上，各省、市档案馆普遍存在电子科研经费少、推进程度的缓慢的现象。信息化档案管理工作需要科学的计算机网络设备，因此在启动经费和科研资金的融入中，难以深入“多元化”信息化程度。这些问题也使我国档案管理水平出现了一定的滞后性，严重影响了设备的优化速度。

除此之外，在管理设备上，也出现了档案管理队伍发展水平不均、缺乏专业档案管理人员等问题，进一步限制了我国档案管理的发展水平。

3 强化档案管理的信息化管理进程的若干策略

在档案管理的信息化建设中，为了强化档案人员的专业素养，提升档案管理的发展成果，广大管理工作者要立足于多项发展进程中，针对电子信息工作进行切实可行的推进。

（1）增进档案管理的资源整合

在档案资源建设中，资源共享是实现“信息化”档案建设的发展关键。在对档案资源的归纳过程中，应该做到统一管理和分级负责。通过高效的资源配置，实现档案资源管理的综合，使档案资源管理能够为多个行业提供支持和保障。

例如，广大档案管理者要通过文档一体化的发展模式，将档案信息纳入到办公自动化的发展格局中，促使广大档案人员能够建立切实可行的发展需求。并在紙质档案资源向电子档案过渡的时候，坚持“档案管理资料”的双轨制模式。在电子化文件的产生和应用上，确保档案工作能够具有法律效应。实现电子信息化档案和纸质档案的双重推进，确保档案工作能够进一步深化，实现信息业务的发展共享。

（2）实现硬软件双向的资金投入

档案信息化管理离不开资金的支持，因此，国家相关部门要提供资金和技术支持，不断加强新型档案管理软件、硬件的双向开发，同时强化信息化建设的资金投入。广大档案管理工作者要大力推动档案工作的双向建设，借助于相关政策的开发，为档案管理建设提供强有力的支持。

除了要实现相应的资金投入，在高标准的信息化管理建设过程中，要依靠一支高素质的现代化档案管理队伍，确保每一名档案员都能够熟练掌握档案查询设备、录入设备等电子操作技术，满足档案管理工作的建设需求。同时，档案管理工作者还要增加对档案员综合素养的提高，通过业务培训和技术指导，加强各个档案部门之间的交流和学习。

（3）提升信息化档案管理的安全性

在档案工作的管理和发展中，要制定一个完善的档案管理对话，制定相应的档案信息化发展流程，增进档案建设工作的安全性。为了确保档案信息存储、重要档案保护等形式，要在技术安全、管理安全两个方面进行、

首先，在技术安全这一发展环节中，要在档案信息操纵系统内设置专业的网络，采取内外网络分开的形式，实现双重的技术网络防护，增加网络技术隔离的多重安全性。

第一在路由器的技术模式上，要通过程序屏蔽一些不安全的IP地址。第二要运用防火墙隔离，弱化计算机网络中存在的负面因素，从而建立一个安全的信息资源制度，增进信息资源的发展共享。而在管理模式上，要增加对档案信息工作的保密性。实现科学的网络安全管理制度。第三要利用网络登录账号等形式，建立虚拟的文书档案资源库，通过移动硬盘、光盘等形式备份存储，融入管理身份认证、信息自动备份等形式，建立一个全面的信息管理制度。

4 总结

综上所述，在档案管理工作的信息化发展中，信息化建设的发展意义是不言而喻的。所以在档案信息化建设上，广大工作者要立足档案管理的信息化的发展基础，采取各种积极有效的措施，将信息化管理工作落到实处，进行全方位的工作优化。在对信息化文书档案工作进行升级的同时，利用现代科学技术，为文书档案工作的自动化和智能化打下扎实的基础。

参考文献

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