电子档案利用的基本原理

陈萌

摘 要：电子档案利用，从其涵盖的内容上看，有广义和狭义之分，广义的电子档案利用包括用户凭借电子档案检索系统查检出所需的电子档案的过程和将查检出所需电子档案的潜在价值转化为现实价值的过程，而狭义的电子档案利用仅指后一过程。本文对其原理进行分析。

关键词：电子档案利用；基本原理；分析

1 前言

从广义电子档案利用来看，用户凭借电子档案检索系统查检出所需的电子档案是电子档案内容价值得以实现的前提，因为用户只有查检到所需的档案才能利用档案；而电子档案内容价值的实现则是其目的。所以，除了必须建立起高效率的电子档案管理系统外，还应该采取各种手段更有效地利用电子档案信息资源并且进一步对其进行有效的开发。

2 电子档案利用系统的构成

电子档案利用系统是指由电子档案利用的各个方面要素所构成的一个有机的整体、构成电子档案利用系统的要素有：法律法规要素、电子档案信息要素、电子档案检索系统要素、电子档案用户及电子档案利用安全防范要素。

（一）電子档案利用的法律法规要素

构成电子档案利用法律法规要素的主要是以下三个方面：

1.对电子档案信息而言，并不是所有电子档案都可以无限制地利用，而是要根据有关的法津法规合法地利用。如根据《档案法》的规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限.可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。

2.对用户而言，对电子档案的利用，是要受到有关的法律法规要素的制约的、也就是说并不是任何人都能成为电子档案的合法用户。

3.对电子档案的利用行为而言，也要受到有关的法律法规的制约，这里所指的电子档案利用行为是指对电子档案的复制、摘录、引用及借阅等的处置行为、即狭义上的电子档案利用。因为电子档案就其内容而言是具有档案价值和知识产权的，所以为了合法保护电子档案的情报信息和电子档案责任者的合法权益，也需要有法律法规来制约利用行为。

（二）电子档案利用的信息要素

构成电子档案利用的信息要素主要体现在质和量两个方面：

1.电子档案信息的质量，是指电子档案具有一定的凭证价值和情报价值。只有电子档案中含有这样的潜在价值，才有可能将其转化为现实的可利用的价值。

2.电子档案信息为数量，是指两个方面，第一个方面、对一份电子档案而言，其信息是完整的，而不是残缺的，如多媒体电子档案，其文字、声音和图像等有可能是分别存贮在计算机不同的文档中，那么，作为一个整体，应保持其各部分在整体上的完整性。第二个方面，就是对一份电子档案所处的一个电子档案的文件组合（如成套的电子档案）而言，如确实存在着这样一个组合，那么就应该保持这样一个文件组合在整体上的完整性。因为，—份电子档案的价值，作为整体的部分而言，只有处于其所属的电子档案的文件组合这一整体中，才能得到真正的确认。

（三）电子档案检索系统要素

构成电子档案捡索系统要素主要是二个方面：

1.电子档案的著录，即建立电子档案检索系统的过程。电子档案著录是对电子档案进行控制的重要方面，也是建立档案检索系统的重要过程，可以说，没有电子档案的著录，就不可能建立起真正意义上的电子档案检索系统，也就不可能有电子档案的利用。

2.电子档案的检索，即表达检索需求的特征信息与电子档案目录信息相匹配的查检过程。电子档案的检索与传统的手工档案检索相比，其最大特点是远程检索，即远程用户通过网络上的档案检索系统对电子档案目录数据库或全文数据库进行检索。

（四）电子档案用户要素

构成电子档案用户要素的前提条件表现在以下二个方面：

1.电子档案用户的利用需求、即指电子档案利用者对获得电子档案信息的一种要求和欲望。电子档案的用户是具有利用需求的用户，但是，并不是有了利用需求就能成为电子档案的事实上的用户，只有有利用需求与利用行为结合起来时，才能成为电子档案的实际用户。

2.电子档案的利用行为，指在利用需求驱动下对获得电子档案信息所进行的一系列活动。这一系列活动表现为对电子档案信息的检索、甄别、选择、阅读、复制与摘录等。很显然，只有当用户将利用需求付诸实施于利用行为，档案的潜在价值才能转化为现实价值。

（五）电子档案利用安全防范要素

构成电子档案利用安全防范要素是：

1计算机从计算机网络的安全。由于对电子档案的利用是建立在不同信息进行破坏的安全利用的基础上的，如只说在利用电子档案信息资源的同时也破坏了电子档案信息本身，那就不符合电子档案利用的原意。所以电子档案与利用中对计算机及计算机网络的安全防范是必不可少的。

2.保密安全。随着现代高科技的发展，在电子档案利用中各种窃取电子档案信息的手段也不断出现，各种窃取电子档案信息的手段，虽然不构成对电子档案信息本身的破坏，但是却对可靠地利用电子档案构成了威胁，所以、随着电子档案利用的出现也给保密安全提出了新的问题。

3 电子档案利用系统的功能

以上我们介绍了电子档案利用系统的构成要素，但是这些要素是不是简单地组合就构成了电子档案利用系统呢？不是的，电子档案利用系统是由以上这些要素构成的，但是决不是这些要素的简单相加，而是由这些要素有机构成的一个整体系统。电子档案利用系统的各要素在这个系统中都具有自己明确的职能，它们之间的关系是：电子档案用户是是电子档案利用系统中的智力要素，因为其承担着将电子档案的潜在价值有效地转化为现实价值的智力职能；电子档案利用的法律法规要素与电子档案利用的安全防范要素，则是电子档案利用系统中的保障要素，因为其从不同的侧面承担着对电子档案信息进行合法（合理）、安全、可靠地利用的保障职能；而电子档案检索系统要素则是电子档案利用系统中的技术要素，因为其承担着如何从利用手段上保证电子档案信息资源能被最有效利用的技术职能。

我们可以看出.档案利用起始于用户的利用需求，即系统的输入，在法律法规和安全防范要素的全程保障之下，凭借档案检索系统检索出其所需利用的电子档案，然后通过用户的利用行为将所需利用的档案中的潜在价值转化为现实价值，即系统的输出。由此，形成了电子档案利用系统这一整体具有了使电子档案潜在价值能得以合法（合理）、安全、可靠地利用并使电子档案潜在价值得到有效实现的基本功能。

参考文献

[1]杜长安，李洪.档案工作走近人民[J].档案学通讯，2000（02）.

[2]马仁杰.论影响我国档案利用的因素[J].档案学通讯，2000（03）.