城建档案馆数字化建设之思考

摘 要：如今数字化技术快速发展，城建档案管理工作正在向数字化建设方面努力发展，其数字化建设为城市建设提供有力保障，大大提升城市建设档案管理水平，加快数字化建设，是城建档案事业发展的必然趋势。本文结合实际工作以及对城建档案数字化建设的理解，分析了城建档案数字化发展中存在问题，并提出数字化建设的相关建议。

随着网络、计算机技术、办公自动化、大数据等数字技术的快速发展，城建档案管理工作也向着全面落实数字化的趋势转变。近年，国家、省（市）政府及城建档案主管部门高度重视城建档案数字化建设，不断推进城建档案管理的现代化和自动化程度。面对新的形势，城建档案馆信息化建设面临着机遇，但同时也存在一些问题。

1 城建档案数字化建设存在的问题

城建档案数字化建设重视程度不够。当前部分地区存在对城建档案的重要性认识不足，特别是对城建档案数字化建设发展趋势认识不足，部分地方仍存在着重建设、轻档案的思想，这在一定程度上制约了城建档案数字化的发展。

城建档案数字化建设投入资金不足。档案数字化建设不仅需要电脑、专业图纸扫描仪以及其他辅助设备等硬件，而且还需要档案管理平台、应用等软件，但城建档案数字化建设其资金来源主要来源财政拨款，拨款资金不足是绝大部分档案馆共同面临的问题。就现状而言，国家一二线城市拨款较多，城建档案数字化建设起步早；三四线城市拨款较少，其城建档案数字化建设就受到制约。资金不足是影响城建档案数字化建设的主要因素。

城建档案数字化建设缺乏专业性人才。城建档案数字化建设需要的是在档案管理和计算机信息化建设方面有所专长的复合型人才。但是在实际工作中不难发现，现从事城建档案管理人员专业大部分不是对口，即便有档案管理工作多年的档案管理专业人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分从业人员是半路出家对城建档案工作不熟悉，也没有系统学习城建档案管理知识，甚至部分地方还存在着兼职现象。

城建档案数字化建设存在一定安全问题。城建档案数字化安全性主要體现在两个方面，一方面是城建档案数字化过程，因为这一过程中，档案会在不同人之间进行交接，接触到档案的人员较多也十分复杂，对于档案的安全性、档案的保密性以及完整性都存在一定的风险；另一方面电子档案依赖于对网络、计算机设备，但由于计算机病毒、黑客攻击等技术原因可能造成系统问题或者重要数据就会丢失，这给电子档案的安全保管带来一定的威胁。

2 城建档案馆数字化建设的建议

加大城建档案数字化建设的资金投入。城建档案馆要积极主动争取财政资金，加快推进数字城建档案馆建设，加大城建档案馆的计算机硬件、办公条件、库房建设等硬件环境和系统的软件平台、档案管理数据库、系统管理软件等软件的开发，积极争取与之发展需要相适应的扫描仪、高拍仪、数码设备、除湿、防虫、防火、防盗报警等现代化设备。加大对城市基础设施、重点工程、城市地下管线、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度，完善并丰富、优化馆藏资源，拓展馆藏门类，调整馆藏结构。在加强城建档案建设、丰富馆藏资源的同时，要充分发挥城建档案馆的利用效率，考虑对重要信息资源采取有偿服务的方式，弥补城建档案建设资金，为档案馆城建档案数字化建设提供内在动力。

提升从事城建档案管理人员的整体水平。一要加大力度引进人才，重点引进在档案管理和计算机信息化建设方面有所专长的复合型人才；二是加强人才培养力度，定期组织城建档案进行技能培训，通过多种渠道、形式对档案管理人员教育，打造一支知识和专业结构合理，勇于开拓取、敢于当担、业务熟练同时有熟悉现代化信息技术的城建档案干部队伍。三是积极开展档案业务观摩活动，取长补短，掌握档案管理方面的最新科技动态以及管理方面的先进经验，提高领导和业务人员的管理水平。

推进城建档案信息化的建设与其他平台接轨，强化部门联动。目前建设系统内各平台建设百花齐放，就威海市，目前有市建委的建设工程项目一体化平台和招投标平台，市审批中心的联审联批平台，市发改委的企业征信平台，市规划综合管理平台、市档案馆的智慧城建档案管理平台等。城建档案信息化建设若能将将建设项目从立项到竣工验收备案过程中所有审批环节所需要的材料，进行整理，去除重复的资料，在城建档案数字化平台上，形成一个大的数据库，各部门审批的证件、证明等都通过各自平台上传到这个大数据中，各个部门、科室根据自己实际业务需要，从数据库中提取数据。这样不仅可以打破地域和部门间分割，实现了数据资源在不同部门间的共享，保证电子档案的真实准确；而且还减少企业重复工作，简化手续事项，方便企业，推动了城建档案工作取得成效，为机关、企业提供了更好更有效的服务。与此同时，还通过电子政务平台的发展，推进档案信息化的发展进程。

做好城建档案数字化可行方案。城建档案数字化工作需将大量的档案转化成数字文档，不能一蹴而就。城建档案数字化建设是一个循序渐进、不懈探索的过程，我们应根据实际情况制，科学设计、合理规划，不可刻意追求最高、最新的技术，这样要投入大量的人力、物力、财力，容易造成浪费，城建档案的信息化的不仅仅是档案信息的数字化，更重要的是信息化地“管”与信息化地“用”，应选择成熟、可靠、稳定的技术，充分发挥资金利用效率。

加强城建档案数字化相关标准的制定。城建档案信息化工作是一项系统工程，但是相关的法规、标准、政策都相对滞后，有的甚至是空白，严重制约着数字化工作的推进。目前，我们应加强标准化建设方面的工作，要对档案整理著录标准、扫描数据标准、系统管理标准、数据存储标准、 纸质档案数字化标准等方面的研究，制定相应的规范、标准。同时要注重同规划、国土、市政、工程质量监督部门等紧密合作，对整个建设系统档案标准进行规范，确保数字档案在不同部门，但采取高度统一的格式，规范数据标准，实现在不同部门、地区之间进行资源的共享，共同推进城建城建档案数字化标准的建设。

强化城建档案数字化建设的安全建设。城建档案安全工作是一项责任重大、纷繁复杂的工作，城建档案安全性关系到城市的发展以及城市安全。因此在城建档案馆数字化过程中，必须要严格的保证城建档案、数字化系统的安全性。一方面建立严格的防火墙体系，保证城建档案网络的安全，通过病毒查杀、防火墙等方式，防止病毒和黑客的入侵，造成资料泄漏，同时对访问账户进行控制，通过保密隔离卡、访问账户控制等方式，限制访问人员，同时做好城建档案的异地备份与恢复系统工作。另一方面要在数字化的过程中，要选择资质较强的外包企业，增强数字化过程中的风险意识，加强必要的安全保密措施建设，同时做好档案出库的登记、审查，清点工作，进库时要核对文件数量，防止出现丢失、损毁等问题。

综上，城建档案数字化建设是一项动态的系统化工程，为加快城建档案数字化建设，我们要加大对城建档案的投资力度，大力提升档案从业人员专业水平，积极完善各项标准度、规范，同时要强化城建档案数字化建设，为城市的建设规范提供更加完善的数据支持。

作者简介

田军明（1983-），男，山东威海人，本科，毕业于山东理工大学。