烟草档案管理常见的问题和对策

刘辉

摘 要：烟草档案管理对烟草企业的发展有十分重要的意义，在当前的管理过程中由于烟草档案管理还存在一些不规范的问题，对此需要加强这些问题的解决，以提高烟草档案管理水平，为烟草企业发展提供更多有用的档案信息。本文对当前烟草档案规范化管理的重要性以及当前烟草档案管理工作中常见的问题进行分析，并且提出烟草档案管理的策略。

关键词：烟草档案管理；烟草企业管理；规范化管理；策略

档案管理是为烟草企业发展提供充足的信息材料的重要过程，尤其是对于烟草企业而言，越来越的档案信息，必须要加强整理，从而才能为烟草企业的发展提供更多的信息和资料。随着信息时代的不断发展，加强烟草档案管理的内容控制以及方法的创新，有助于对烟草企业的档案管理水平进行提升，使得各项资料能够得到有效的保存，防止出现信息缺乏的现象。我国当前经济环境中，烟草企业的档案管理过程中还有一些问题存在，比如很多烟草企业的管理体制存在问题，没有对档案管理进行统一的规范，因此使得档案管理过程中也存在很多不规范的现象，比如乱涂乱画、档案保存不规范等，不利于档案资源的查询和利用。在未来的发展过程中，必须要加强对档案管理工作的改善，加强对档案管理制度的完善，从而使得档案管理过程中的各项工作可以得到有效的落实，为烟草企业的发展提供更多信息。

1 烟草档案管理常见问题

烟草档案管理对于整个烟草企业的发展都有十分重要的意义，当前有的烟草企业在发展过程中很多档案管理人员的管理方法比较单一，管理理念比较陈旧，因此使得很多烟草企业的档案管理工作停滞不前，最终使得很多烟草企业的资料出现缺失，这对烟草行业的发展有十分严重的阻碍。当前很多烟草企业的档案管理都还停留在传统的人工管理基础上，对一些纸质档案进行管理，对人力物力的消耗都比较大，而且当前很多烟草企业都实现了信息化发展，对于各种信息化的应用比较多，产生的电子档案也比较多，所以传统的档案管理方式已经不再适用。另外，由于很多烟草企业在发展过程中，都更倾向于进行烟草企业的各种物资档案的管理，忽视了对于具体的工作人员的业务水平和服务质量等方面的培训，使得档案管理内容不够全面。在档案管理过程中，应该要结合当前的信息时代背景，对档案管理工作进行统一规范和管理。比如烟草企业的档案管理应该要做到规范化，对于各种档案要进行科学的分类和存储，便于烟草企业工作人员的调用。在档案管理过程中要有统一的标准，比如档案的内容模式、存档的格式等，都要进行统一规定，从而使得各个部门的档案管理工作可以更加规范化，也便于整个烟草企业对所有部门的档案进行统一管理。

2 烟草档案规范化管理的策略

（一）完善烟草档案管理制度

在档案管理过程中，应该要对管理制度进行完善，从而使得档案管理过程可以更加规

范化。首先，应该要对档案工作人员的责任进行明确，使得不同的人员能够明确知道自己的工作内容，同时要建立完善的奖惩制度，对于在档案工作中出现问题的人员要进行惩罚，使得档案管理人员能够带着责任感去工作，减少工作中的出错率。此外，还应该要加强对档案工作的监督制度的完善。烟草企业的档案工作要想实现规范化发展，则必须要在日常工作中加强对其的监督管理，使得烟草企业的档案管理可以受到监督，对于一些重要的档案要加强分类和保存。最后，应该要对烟草档案管理制定统一的标准。比如对于档案管理的方式、档案文件的格式等，都要制定统一的标准，有助于档案管理人员对档案管理工作进行完善，促使烟草企业各种档案能够得到有效地保存。

（二）构建数字档案室

烟草档案管理包括多方面内容，比如对烟草企业发展过程中的各种档案数据进行分析以帮助烟草企业的管理者可以实现正确的决策，比如根据烟草企业的人事档案，确定烟草企业新招聘人员的数量、专业等，可以为烟草企业的人力资源工作提供必要的依据。在档案管理过程中，数字化管理是未来发展的一个重要趋势，在数字档案室的建设过程中，应该要加强对档案室信息资源的整合，加强烟草企业各个部门之间的联系，从而可以将各种档案信息汇总，形成数字文档。数字文档的存储是以互联网为基础的，其存储空间较大，可以满足越来越大的档案存储需求。因此烟草企业应该要建立数字档案室，对硬件网络容量进行配置和完善，要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案室信息处理需求。而且各个部门之间要对数字档案有清晰的认识，在各个部门中要形成准确的数字档案，然后再在档案管理部门进行汇总，为烟草企业发展提供更多的信息资料。

（三）提高档案管理人员自身素质

档案管理人员是档案管理过程中的主要人员，对档案管理的规范化程度以及管理水平有很大影响。当前很多烟草企业的档案管理过程中档案管理人员依旧采用传统的方式方法进行管理的现象，其根本原因就是档案管理人员自身的能力水平不高。对此必须要加强对档案管理人员的综合能力水平的提升，以提高档案管理质量。要对档案管理人员进行相应的培养，比如烟草企业可以为档案管理人员提供一些深造学习的机会，在烟草企业内部可以举办一些针对档案管理的讲座等，让档案管理人员能够不断开拓思维，将新的管理理念应用在档案管理过程中。档案管理人员自身应该要加强自我学习意识的培养，在日常的工作过程中应该要积极结合信息时代的档案管理特征，加强对各种新媒体以及新技术的认识，学习计算机技术、通信技术等各种新技术的使用方法，使用新技术进行档案管理。同时还可以借助各种媒介平台加强与其他档案管理人员的沟通和交流，就档案管理过程中的经验进行分享，将自己对档案管理的看法讲出来，畅所欲言，通过这种方式进行交流，档案管理人员取长补短，对自己的档案管理问题进行反思，累积更多的档案管理经验和档案管理方法，从而实现烟草档案管理水平的提升。

（四）加强对档案安全的管理

信息技术的应用使得烟草档案管理效率得到提升，但同时也会带来较大的安全隐患，尤其是互联网中的安全隐患，是一个最大的障碍。比如一个恶意的数据包就有可能导致各种计算机设备出现瘫痪，最终使得各种信息出现泄漏。只有不断提高烟草档案管理人员的安全意识，才能从根本上杜绝一些危害的出现，使得烟草档案管理更加规范。比如引导烟草企业的档案管理人员形成主动的安全观念，使得他们在使用计算机以及网络的时候可以注意不要去点一些不安全的网站，不会下载一些非法的东西，从而确保烟草企业的网络处于安全的状态，不会导致烟草企业的档案信息的泄露。同时，还应该要采用技术手段对各种安全隐患进行控制。在烟草企业的发展过程中，为了对各种信息进行安全保护，则必须要从技术手段加强安全保护，比如对于各个部门的计算机设备，要安装防病毒系统，购买一些正版的杀毒软件，安装防火墙等，使得烟草企业的内部信息系统可以得到有效的保护，不断提高烟草企业的网络安全水平。

3 结语

综上所述，烟草企业的快速发展使得各种档案数据越来越多，在未来的发展过程中，烟草企业的档案管理是一个十分重要的内容。烟草档案管理过程中的一些不规范问题成为烟草企业发展过程中需要解决的大难题。在档案管理过程中要积极采取相应的措施，从多方面着手，比如加强对数字档案室的建设，提高烟草企业的档案工作的规范化程度，使得烟草企业实现可持续发展。

参考文献

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