新常态下谈事业单位档案的数字化管理

邹薇

摘 要：近年来，计算机技术的不断进步使得社会发展越来越趋向数字化、信息化，随着事业单位档案规模日益增大，致使我国档案管理工作发生了较大的改变，特别是当前经济新常态的提出，也要求档案管理工作不断创新、寻求突破，并逐步实现数字化，文章结合当下事业单位档案数字化管理中出现的一些问题，提出了如何实现事业单位档案数字化管理的具体措施。

关键词：新常态；档案管理；数字化；措施

1 引言

随着我国社会经济的不断进步，对经济的发展也提出了越来越多的要求，特别是最近要求“经济发展实现新常态”的提出，使得我国对经济发展有了新的定义。“新常态”一词是习近平于2014年5月在河南考察时首次提出的，要求我国经济适应新常态，谋求新突破。“新常态”的提出不仅适用于我国当前的经济发展，对于事业单位档案管理工作同样适用，新常态中的“新”指的是在旧的形态的基础上不断寻求创新、谋求突破，这就使得事业单位的档案管理工作也应向新常态看齐，与时俱进，不断寻求创新管理模式，以达到高效的管理水平。新常态下，作为事业单位档案管理工作，必须做到准确高效、井然有序、完整无缺，而要做到这些，依靠传统档案管理模式显然是远远不能满足的。近年来，随着我国信息技术的迅猛发展，使档案管理数字化成为可能，并经过不断的发展，成为提高档案管理工作效率最有效的管理工具。档案管理数字化建设指的是使用计算机技术通过扫描、修正、分类、整合等信息处理手段，在不改变原始档案信息的前提下对档案信息以及档案存储形式进行一系列的信息化转换，形成系统的数字化档案，由于其具有办公高效化、信息处理自动化、归档整理经济化等诸多优点，逐渐被广泛应用。然而，就目前数字化档案管理的应用来说，由于传统模式向新型模式转换，其中必然会出现诸如信息安全、数字化操作等新的问题，认清这些问题所在并制定正确的处理处理，有助于单位的档案管理工作变得更为数字化、现代化和效率化。

2 事业单位档案数字化管理中存在的一些问题

2.1 硬件支持与软件开发相对滞后

要实现档案数字化管理，就必须要求其计算机硬件、软件的开发与支持及时跟上，否则数字化管理将难以实现。由于事业单位档案繁多量大，经常性的存在档案繁冗及积聚量大等问题，如果硬软件跟不上，则很容易造成系统迟钝、缓慢，甚至出现崩溃，不利于数字化管理的高效率，硬件上，实现档案数字化管理必须具备信息采集设备、信息存储设备和信息利用设备等，但是从当前的发展情况来看还是比较欠缺的；软件上，我国当前档案管理室使用的软件很多缺少信息管理功能，而且一些还不具备信息通用功能，到目前为止，相关软件的开发与应用还比较落后。

2.2 信息管理缺乏统一标准，容易管理漏洞

档案数字化管理必须要实现规范化与标准化，然而，由于目前我国事业单位档案数字化管理刚刚兴起，起步较晚，数字化管理水平不高，档案室存档业务的数字化特性非常差，对信息的收集、存储、管理等没有统一的标准，尤其是目前档案目录、细则等的相容性都非常差，此外，大多数归档都是以磁盘和优盘的形式，档案技术标准、工作程序标准等都没有完全实现，档案数字化缺少统一标准，得不到全面推广和使用，极易造成管理漏洞，这将对档案数字化的发展产生了严重阻碍。

2.3 数字化档案信息的安全问题面临考验

数字化档案管理相比于纸质化管理虽具有诸多优点，但也有一定的弊端，档案信息的安全问题便是一大考验。由于数字信息有着较强的流动性，这便使得数字档案在使用当中不断的遇到更多网络安全的风险，如病毒侵袭、黑客攻击致使信息被盗取等，进而对数字档案的完整性与真实性带来严重的影响；另外，电子档案信息的完整性也会受到考验，在当今电子档案的使用过程当中，很有可能存在人为因素，无意或有意的行为摧毁、更改或者增删电子档案的真实信息，而一旦数字信息被改变，将难以辨别，不留痕迹，因此，数字化档案信息的安全问题必须受到重视。

2.4 数字化管理的平稳过度问题

由于我国档案管理传统的管理模式都是以纸质化管理进行，要实现档案管理数字化，必须将纸质档案转换成数字化形式，这期间的平稳过度也是一大考验。一方面，大量的档案管理人员习惯于纸质档案管理，对突然到来的数字化新型管理技术缺乏适应性及相关操作的技术性，既要满足档案管理技能以及一般计算机的操作，同时又要满足特殊计算机的操作，这样的管理人才严重匮乏；另一方面，由纸质档案转换成数字化档案，信息的迁移过程也会出现问题，例如信息的丢失、信息录入错误或人为篡改信息等，都会在不同程度上造成电子档案完整性与真实性的破坏。

3 提高事业单位档案数字化管理的有效措施

3.1 重视档案数字化管理中相关软、硬件的研发工作

事业单位要想加快数字化档案管理进程，实现数字化管理的完美应用，就必须具备与单位自身管理相适应的软件设施和硬件设施，因此，事业单位应重视档案数字化管理工作，加强档案数字化管理中相关软、硬件的研发工作，如内部局域网的构建、各种通信子网、宽带网的建立、数据库管理系统以及相关操作系统的建设和应用、高性能服务器、大容量储存设备等等，以实现数字化管理软、硬件的及时更新与支持。

3.2 建立统一的数字化管理标准，实现管理高效率

建立统一的数字化管理标准，有助于更好地实现管理高效率，因此，事业单位应加强信息收集、存储以及管理标准的制定工作，尤其是对于档案目录、内容细则等的相容性方面的规范标准上，此外，对于档案技术标准、工作程序标准等制定上也应统一考虑，确保其规范化、标准化，全面保证网络档案使用安全机制、档案使用制度、工作制度、档案保密机制等可以相互联系，以此来实现一体化的档案建设文档。

3.3 加强信息安全管理，提高档案信息的安全程度

事业单位应重视信息安全的管理工作，尤其是对重要文件数据和档案信息的网络使用安全上，必须确保其信息的安全性。为此，事业单位应不断加强后续防火墙的维护和访问设置、及时安装并更新杀毒软件并做好重要数据及档案的备份工作等，以便于最大限度的防止档案信息受到网络安全的威胁；另外，还必须做好档案文件的保密工作，严格要求数字化档案的管理机制，建立相应的安全等级以及访问权限，尽可能的促进档案信息安全保密程度的提高，减少人为破坏文件等不良情况造成的信息缺失与篡改等，全面的确保重要文献、档案以及系统的使用安全。

3.4 培养数字化管理人才，实现档案数字化平稳过度

为实现档案信息数字化的平稳过度，事业单位应及早做足准备，对相关管理人员进行专业化的技能培训，加强管理人员对数字化管理软件的操作技能的培训，帮助他们及时适应并胜任新型数字化管理工作，确保档案数字化管理的平稳过度。此外，事业单位也应做好相应的监督机制，确保在信息由纸质向数字化转换过程中，实现个人档案信息真实完整地转换，避免因因为因素造成的档案信息录入错误、丢失等情况出现。

4 结束语

在新时期、新常态的发展背景下，事业单位应当从自身的管理实际出发，适应新常态下计算机信息管理的发展需求，与时俱进，不断强化档案数字化建设及档案信息化的管理工作，彻底的摆脱传统纸质档案管理带来的负荷，提高档案管理效率，实现档案管理的经济利益，同时也应 加强电子档案的信息安全管理工作，确保电子档案的安全程度，促进事业单位档案数字化管理水平的全面提高。

参考文献

[1] 徐丽娜.档案数字化的原则与标准化问题探析[J].档案，2014，（5）：38-39

[2] 李坤.当前事业单位档案的数字化管理[J].科技致富向导，2014（20）：67-69

[3] 张薇.试论事业单位档案数字化建设与管理[J].东方企业文化，2015（24）：25-27