档案信息化管理优势与安全问题分析

高蓓

摘 要：随着科技的进步和经济的发展，现代信息技术在生活中的应用也愈发广泛，目前，信息技术在档案管理中应用的程度也不断加大，对档案管理带来了很多优势，但是这一过程中也会出现很多安全性问题，这就需要相关人员加大重视力度，切实发挥出信息技术在档案管理中的优势，降低安全隐患，使用新技术对信息技术在档案管理中出现的各种问题进行改善，切实发挥出其作用。

关键词：档案管理；信息化；优势；安全问题；措施

1 引言

档案在人们的生活中具有重要的作用，和人们的生活息息相关，随着社会的进步，传统的档案管理方法已经逐渐落后于时代潮流，科技的进步也使档案管理出现了翻天地覆的改变，常规的管理方法已经不能满足人们的需求，这就需要在档案管理中引入信息技术，能够有效的提高档案管理的效率，提升整个管理的质量，但是目前信息技术在档案管理的应用中还存在一些问题，给档案的安全带来隐患，本文主要对档案信息化管理的优势及安全问题进行分析，并提出一些解决问题的措施，以便促进档案信息化管理的发展。

2 档案信息化管理的优势

1.能够提高对档案的信息进行利用的效率。随着现代科技的飞速发展，环保的理念也逐渐深入人心，这就使无纸化办公愈发被人们所关注，在社会中的各个方面得到了应用。自动化办公的程度增加，就会使纸质的档案管理与数字化、信息化办公间的矛盾与冲突不断增加。档案管理引入信息化之后，可以把档案信息用数字和信息化的方式展现，进而可以在办公的信息化系统内得到直接的应用，不仅可以有效解决上述矛盾与冲突，还能够提高档案管理的信息的利用率，使档案的使用者更加方便。

2.可以使搜索的速度不断加快，提高了档案搜索中的准确性，传统档案管理的模式，在进行档案的搜索时，需要工作人员在大量的目录或者案卷中手动进行查找，不仅需要耗费大量的时间，查找的速度也很慢，而且容易产生错误。实行档案的信息化管理之后，不仅能够极大的提高对档案的信息进行查找的速度，还可以极大的降低档案的查找出现错误的概率，提高了搜索的准确度。

3.有利于档案信息的共享与远程的传输。传统纸质的档案，使用人员需要利用相关的部门进行档案的查找，或者需要借助传真和邮寄等方式，这些手段对使用者造成很多不便。使用档案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的档案信息传送到其手中，节省了大量的人力与财力，为使用者带来了方便，提高了信息使用的效率。

3 档案信息化管理安全问题分析

1.档案信息化管理中档案的合法性和真实性问题。根据以往的经验，纸质版的档案需要相关单位的盖章或者领导的签字，很容易就可以辨别其合法性与真实性。但是档案的信息化管理中，电子形式的档案很容易被复制和 修改，这就很可能使档案信息的真实与合法性受到影响。

2.保管的过程中出现的安全问题。对电子形式的档案进行长期的管理会受到很多因素的影响与制约，例如，计算机软件及硬件使用的寿命，计算机软件与硬件的平台和档案的信息间一致性的程度等，这些都要进行妥善的处理，如果对其保管不当，就可能使档案的信息受到损害，严重者可能丢失档案的信息。

3.档案信息在传输时出现的安全问题。档案的信息化管理过程中，信息的传输一般都是利用互联网进行传输，而互联网形式的复杂就可能在传输的过程中出现安全问题，使传输的信息受到被伪造、篡改以及窃取的威胁，尤其是一些需要得到高度重视与保密的信息，传输中的安全问题对其有极大的影响，需要得到相关人员的重视。

4.计算机的病毒带来的安全问题。信息化时代不可避免的会遇到计算机的病毒问题，这是全世界都面临的重要安全问题之一，档案的信息化管理中，电子档案在传输与保存的过程中可能会受到病毒的侵扰，档案信息化管理的系统也可能会受到相关的攻击等，很多档案面临着被泄露的威胁，给人们的生活带来很大影响，对档案的安全也造成很大威胁。

4 应对档案信息化管理安全问题的对策

1.对电子形式档案的真实性与合法性进行改善。对于这一问题，可以使用加密技术进行预防，目前使用加密的技术主要有两大类，即对称与非对称两种。对称性的加密主要指加密和解密的秘钥是相同的，这种加密的技术应用比较广泛；而非对称加密是指解密和加密使用的秘钥是完全不同的两种，也就是说，加密秘钥能够公开，但是解密秘钥却不能公开，需要相关人员掌管，这种加密的方式在目前信息化档案管理中的应用取得了很好的效果。使用非对称的加密技术，能够把加密的秘钥在所有需要接受管理的档案部门进行公开，由各个部门自行对档案的管理进行加密，这可以有效的解决档案管理中存在的真实性与合法性的问题。

2.可以建立健全完善的管理制度。档案信息化管理中，电子档案在形成和利用以及管理和保存等各个环节内，都可能会出现信息的更改或者丢失的威胁，而且那些已经被更改或者丢失的信息并不容易和及时的被发现。所以，对档案进行管理的部门就需要建立一套统一管理的规章和制度，对系统中每份档案生命的周期进行全程管理，确保每个环节电子信息的准确和完整。而且，对电子信息进行制作的人员需要对自己所做的档案负责，在对信息档案进使用时，只可以采取只读的方式进行观看，避免在使用的过程中对电子信息产生破坏。而且，机关活动中已经形成的电子文件在签发后就不能对其进行更改，如果必须进行更改，需要经过相关部门的批准。

3.对电子信息使用的权限进行控制，一般来说，应用范围比较多的方法就是向需要的用户颁发使用的通行证，这些通行证一般由专门的符合、数字或者字母组成，对于相关的用户来说，要想对档案进行查看，就必须使用正确的数字或者符号进行输入，这样能够有效的避免无关的人员进入档案管理的系统。而且，在对档案的访问权限进行设置时，还要对访问者身份以及档案保密的等级等进行综合的考虑。

4.可以使用监控技术对安全问题进行解决。监控技术是对访问进行控制的技术中一种特别的形式，可以在档案信息系统的外网和内网间设计一定障碍，也就是所谓的防火墙，可以对档案系统人员的进出进行鉴别和监控，不仅能够有效的减少无关的人员对档案系统访问的数量，还能够降低一些需要保密的档案泄露的概率，保证档案系统中信息的安全，避免其遭到非法的侵犯。

5.可以引进新的理念和管理的技术。随着信息科技的进步，很多行业都在某种程度上使用了高科技的技术。档案的管理需要紧跟时代潮流，对传统、落后的管理理念进行创新和改善，加大各方面投入的力度，从源头上对档案的信息化管理进行改善。

5 结语

综上所述，档案信息化管理在人们的生活中具有重要的意义，发挥了巨大的作用，加强对其安全问题的重视，采取有效的措施对其进行解决能够切实有效的发挥出档案信息化管理的作用，所以需要得到相关人员的重视。

参考文献

[1]王建宇.浅析档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台世界，2011，（24）：63-64.

[2]王燕.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题[J].兰台世界，2010，（20）：16-17.

[3] 林东芳.探讨档案信息化管理的优势及安全问题[J].办公室业务，2014，（3）：148-149.