规范管理流程 促进信息化大项目落地——通过信息化手段管理信息化大型项目的研究与应用

汪洋，胡淼，吕春明，杨志刚，魏先峰，李艳南（.辽宁省卫生信息中心，辽宁 沈阳 0005；.辽宁省卫生对外交流中心，辽宁 沈阳 0005；东软集团股份有限公司，辽宁 沈阳000）

规范管理流程 促进信息化大项目落地
——通过信息化手段管理信息化大型项目的研究与应用

汪洋1△，胡淼2，吕春明3，杨志刚3，魏先峰1，李艳南3
（1.辽宁省卫生信息中心，辽宁 沈阳 110005；2.辽宁省卫生对外交流中心，辽宁 沈阳 110005；3东软集团股份有限公司，辽宁 沈阳110001）

摘 要：近几年随着深化医疗体制改革的不断向前推进，国家对卫生信息化的投资也在不断加大，致使卫生系统大型的信息化项目层出不穷。网络速率的提升和云计算技术的广泛使用，使大集中部署的应用系统（云模式）以其独有的优势逐渐为大家认知。如何管理好这些大项目，对于缺乏大项目管理经验的卫生系统来说，这带来了不小的难题。本文以辽宁省基层医疗卫生机构管理信息系统项目为例，介绍辽宁省卫生信息中心通过建立项目管理信息系统来管理大型信息化项目的研究与应用。

关键词：信息化；大型项目；项目管理；TSS

0 引言

长期以来，卫生行业信息化建设的主体集中在大型医院，随着2009年新医改的推进，为国民提供可及的、低价的基本公共卫生服务在国家战略位置得到了大幅度的提升，对卫生信息化的要求也出现了非常大的转变，不再局限于提供机构化、专业化的信息服务，而是向区域化、普及化方向迈进。先后出现了基于居民电子健康档案的区域卫生信息平台、基层医疗卫生机构管理信息系统、妇幼保健管理信息系统、计划免疫管理信息系统等等一系列面向整个区域的医疗卫生信息化系统。

“区域”是指具有独立财政支撑，具有完整的医疗卫生体系的行政区划地区，一般说来主要指省、地级市、县区等。这些“区域”信息化系统面向的人群不仅仅是到医院就诊的病患，而更多的是社区的普通居民，建设的内容也从给医院提供门诊、住院、检查、化验等就诊流程的信息化服务，演变成为除了提供基本诊疗服务外，还提供城乡居民提供健康档案管理、疾病控制、慢病管理、妇幼保健、老年人管理、卫生监督等基于健康档案和公共卫生的信息化服务。建设的主体从医院自建，转变为由卫生行政管理机构主抓，区域内的全体相关医疗机构共同配合建设。这类项目建设的广度和复杂度都较之于以单个医院为主体的信息化建设有了大幅度的增加，从而带来了对项目管理上的更高的要求。

1 辽宁省基层卫生系统项目建设特点与问题分析

1.1项目简介

基层医疗卫生机构是指城市社区服务中心（站）、农村乡镇卫生院和村卫生室。基层医疗卫生机构主要承担一般常见病及多发病的基本医疗服务、基本公共卫生服务、计划生育、基本药物管理以及医疗保险（新农合、医保、大病保险等）、卫生综合管理等服务。

辽宁省基层医疗卫生机构管理信息系统（以下简称“基层卫生系统”）项目总投资2.48亿元，其中中央投资1.34亿元。项目覆盖全省14个地市、100 个县区的100个卫生局、100个医改办、244家中心乡镇卫生院、423家社区卫生服务中心、779家乡镇卫生院、1302家社区卫生服务站和每个行政村1所共11823家承担基本公共卫生服务并实施基本药物制度的村卫生室，服务人口4300万人。全省统一采购1套应用软件，14个市分别建立各自的基层业务应用中心，分别招应用软件实施建设单位（即1+14模式）。

1.2项目特点

（1）涉及面广。项目共覆盖基层医疗卫生机构近1.5万家，这些机构均匀分散在全省各地，覆盖范围非常广。项目建设既要包括软件开发、差异化需求、软件实施，又涉及到网络及硬件设备采购安装集成，还涉及到技术、质量、计划、安全等各个方面的管理内容［1］。

（2）涉及的干系人众多、需求复杂。参与项目建设的单位比较多，包括多个建设方、承建方、实施单位、医疗卫生机构、监理单位等，需要处理需求、研发、培训、实施、质量、进度、后续服务等诸多环节。业务需要满足全省14个地市，数万家医疗卫生机构的需求。

（3）沟通的层级多。项目的管理核心在省级，而主要的终端用户在街道、在社区，在乡村，从省到村共五个层级，如何将上层的意图正确的传达到基层，把基层的需求和问题完整的反馈到上层，成为项目建设的难点之一。

（4）人力资源缺乏。项目管理面临的重大的挑战是能否在有限的人力情况下，能够组织起大规模的实施。对实施人员既要有质的要求，又有量的要求。这就要求及时地了解实施人员的工作进度，实施能力和存在的问题，对实施能力低的人员要有合理的培养机制。

（5）1+14合作模式。这是辽宁省基层卫生系统项目有别于其他项目的重要建设模式，即系统开发商和实施单位不是由一家厂商来承担。这样可以有效地防止项目对一家厂商的依赖性。但同时也带来了问题，如何能协调开发商与实施单位密切配合，达到项目建设的效果，又是一个摆在面前的难题。

（6）实施经费不足。在本项目各地的可行性研究报告中，按照省发改委意见最终将培训、实施经费控制在3-4%，实施经费紧张增加了项目实施风险。控制实施成本，保证实施质量成为本项目成败的关键。

1.3问题分析

基本上述特点，借鉴以往项目的实施经验，辽宁省基层卫生系统项目可能存在诸多风险因素，这些问题如不能及时地解决，势必会影响项目建设的进度和质量。

1.31需求、开发、实施等关键阶段缺乏完善的管理流程

在粗放型的项目建设中，项目管理的各个阶段无必然的划分，由于项目人员少，面向的服务对象单一，甚至有些关键阶段即使缺失对项目也无必然的影响。然而，面对当前的复合型项目，经验主义的方式很难让项目顺利的执行。项目组需要处理来自于14个地市的不同实施单位反馈上来的成千上万家基层卫生机构的需求；应对各地市繁杂的新农合系统，处理原公卫系统历史数据；各实施单位需要解决实施过程中最终用户的问题等等。这是一项仅凭借管理者自身的肉眼和双手难以完成工作，如果没有一套完善的管理流程，不能对项目不同阶段的关键任务进行有效的掌控，不能对关键任务进行实时跟踪，会将项目组每天陷入乱糟糟的会议、电话、邮件、投诉等事务中无法自拔。

1.32缺乏对工作任务合理分配和跟踪监控的有效手段

口头的计划传达广泛的应用在传统型项目的实施过程中，项目负责人需要定期或不定期的召开会议布置任务和跟踪任务。参会人员往往集中在几个主要干系人身上，会后干系人需要将正确的意图传达给具体的实施人员按计划落实，并定时的跟踪结果。在这样一个仅通过会议传达信息的项目里，项目管理者对工作任务能否贯彻执行的作用力非常的低，也往往容易产生工作边界不清晰的问题，结果或是置之不理，或是相互推诿。分析其主要原因，就是在项目实施过程中产生的信息资源没有及时地传递、采集、跟踪，对于相互推诿的任务不能及时发现。

1.3.3缺乏多层级沟通、信息的有序传递的便利渠道

对于一个需要层层传递的信息，在传递过程中保持信息的完整性和及时性是非常重要的。在实际的项目建设中，我们往往会发现，从下面反馈上来的问题，经过层层的传递和理解后，到具体的执行层面已经是几天以后，甚至几周以后的事情了，问题本身也早已因不同的理解而变得面目全非，反之亦然。

2 系统设计

2.1TSS系统介绍

TSS（Technical Service System）系统是由辽宁省卫生信息中心与软件公司合作设计开发的一套用于大型信息化项目管理的软件系统。促使开发TSS系统的主要原因就是基于辽宁省基层卫生系统项目的特点及可能面临的问题。TSS系统采用了B/S的架构并且嵌入了工作流软件，目前TSS系统已经在辽宁省基层卫生信息系统项目中投入使用并取得了良好的效果。主要功能分为以下四类：一是需求、开发、实施流程管理；二是问题处理流程管理；三是数据分析、辅助决策；四是培训考核的管理（如图1所示）。

培训考核系统是TSS系统的一个业务分支，相对独立。目的是解决实施单位能够快速掌握、运用系统功能，量化实施服务能力的手段。同时也是实施单位对医疗卫生机构操作人员培训考核的工具。

系统包括三个主要功能（如图2所示）：

一是对实施单位的培训功能。包括培训机构人员管理、培训课件管理、培训申请管理等；

二是对实施单位进行业务考核的功能。包括题库管理、在线选题、考核过程管理等；

图2　培训考核管理系统功能图

图1　TSS系统功能架构图

三是实施单位对医疗机构上线前的业务考核功能。包括操作员类型管理、对应题库管理、在线选题、考核过程管理等。

2.2TSS系统流程设计

2.2.1需求管理流程设计

需求管理包括总体需求的管理和需求变更的管理，这里主要介绍一下TSS系统对需求变更管理的控制。需求变更主要发生在实施过程中，用户在系统应用时发现系统提供的功能与实际需求有差异或缺失，此时，可以启动需求变更流程（如图3所示）。

在需求变更流程控制中，可以分为几个主要的任务：

一是进行需求采集和评估。在实施过程中由基层医疗卫生机构提出发现的需求差异，现场的实施人员理解沟通后，由实施人员将需求录入TSS系统并启动需求评估工作。提交的初始需求分别由实施组和开发组进行评估，确认该需求是否为新的需求，一旦确认为新的需求，提交到省专家组进行讨论。

图3　需求变更流程设计图

二是需求讨论和变更控制。已确认的新需求，由省卫生信息中心组织专家会议进行讨论。省专家组由省基层卫生业务及管理专家，软件开发商、实施单位软件设计人员多方组成。在会上确认的新需求将进入需求变更控制流程，提交给开发组进行后续的开发工作，未确认或暂时不予开发的需求说明原因和延期开发计划。

三是需求的开发和版本发布。在需求开发过程中，TSS系统会辅助开发组管理开发任务和开发版本，并由TSS系统进行打版和发布。发布的需求经现场验证方可关闭该任务。TSS系统让实施组、开发组、专家组和卫生管理人员都能看到需求当前的状态和推进的进度。

2.2.2问题管理流程设计

这里主要介绍TSS系统对一个常规问题如何去处理。问题产生的源头主要是基层医疗卫生机构的医生、护士、财务、行政管理人员以及在现场的实施人员。问题提出后，现场实施人员将会对问题进一步确认，如果这个问题可以在现场通过交流、培训解决，则不视为问题，否则将启动问题管理流程（如图4所示）。

问题管理主要分为以下几个主要流程：

一是问题初判流程。实施单位要对实施人员录入的问题进行判断，如果是操作类问题，则自行解决并关闭问题。如果此问题未查明原因或涉及到程序修改，则需要正式提交。

二是问题定位流程。被初步判定判定为BUG或者新需求的问题，将由开发组进行审核，将问题详细的定位，分配给相应角色进行处理，如果是新需求，将进入需求变更处理环节。

三是问题处理流程。对于BUG问题、UI修改问题等，开发组会判断是否进入专家组讨论环节，如果需要讨论，则由专家组给出修改意见，否则直接进入开发环节。

四是问题验证管理流程。所有经过开发环节的BUG，在补丁发布后，需要由实施组对问题进行验证，验证通过才能最终关闭问题。

图4　问题管理流程设计图

2.2.3分析与监管流程设计

在TSS系统之前，对项目实施进度的跟踪更多的依赖于项目例会、项目报告等手段。然而，无论是例会还是报告，更多是对形势主观的判断，缺乏客观的数据依据，不仅无可靠的说服力，而且还会人为的忽视了风险的存在。所以，TSS系统在设计时要求，一是将过程数字化，可以跟踪到每个任务当前的状态；二是将规范手段和监管手段结合到一起的，共同促进项目的按时达成（如图5所示）。

TSS系统的监管模式主要服务对象是卫生行政管理部门，在监管模式下，系统从三个方面可以获取到所需要粗细力度的数据。

一是管理信息分析。当用户登录时，系统会根据登陆人的权限对数据进行预处理，例如按区域、按机构等，生成所辖区域的分析报表，分析报表的数据颗粒度比较粗，帮助管理者从整体上观察问题的发展趋势和比较相同条件下的差异性。

二是按主题对问题监管。用户可以按自己的需求设定监管指标，例如设定查询未完成类的问题，查询某一区域的需求处理情况等等。为监管的便利，系统支持监管指标约束的数据统计和明细条目查询。监管条件的数据颗粒度适中，能够按管理者的主观意愿生成分析结果，能够发现实施过程中存在的实际问题。

三是对重点问题定位。对管理人员来说，对于重点地问题需要定位到问题本身。用户可以输入检索条件，查询后，将需要重点监管的问题检索出来，也可以通过对重点问题的分类，将需要关注的问题检索出来。

图5　监督管理流程设计图

2.2.4培训考核管理流程设计

（1）培训流程设计

从各地市进入实施阶段起，负责地市的实施单位首先要接受项目的统一师资培训工作，培训的内容包括：业务系统部署、使用，TSS系统使用以及流程和规范等。对实施工作来说，培训具有承上启下的作用，所以做好培训工作是非常重要的。要首先由地市卫生计生委向省卫生计生委发起培训申请，提交参加培训人员名单，确认具备实施工作条件，经过审批后方启动培训工作流程（如图6所示）。

培训系统是培训考核系统的功能之一，主要完成的功能有：

一是发起培训申请。由下级部门向上级部门发起培训申请，经上级部门审批同意，确定本次培训的具体安排，安排包括培训的时间、地点，培训的计划及要求等，并通过首页或短信提醒通知参培人员准备。

二是培训前准备工作。培训开始前需要进行培训的准备工作，首先搭建培训环境，维护培训课件库，上传培训课件和讲义；其次是维护培训人员名单并创建学员账号。

三是培训出勤考核。通过培训系统，在学员报道时刷有效证件（二代身份证或居民健康卡）进行登记。在培训期间刷卡记录出勤情况，出勤记录会作为最终考核成绩的一部分。

（2）考核流程设计

图6　培训流程设计图

由于辽宁省基层卫生系统项目的培训和考核工作非常繁重，对在线考核系统的设计，侧重点在于三个方面，一是突破空间限制，支持异地参加考试；二是提高考试效略，让考试更加智能化。三是强化题库管理，考核内容即是对培训效果的验证，也是为了发现和改正培训中存在的问题，强化培训工作。

在每次培训结束后，对学员进行一次综合考核。主要考查考生对业务、流程和规范的理解以及动手操作能力。

考核方式全部采用上机考试，形式分别是在线答题和上机操作（考试系统与应用软件联动，通过科学设置记录关键业务点来评定对系统的实际掌握情况）（如图7所示）。

图7　考核流程设计图

在线考核系统主要完成的功能如下：

一是试卷管理。可以从课程、各种题型及题目数量等方面制定试题生成规则，同时，还可以对库中已有的试卷进行修改和删除，添加新试卷等。

二是题库管理。添加新的考题、删除旧有考题、修改原有考题，其中试题类型包括判断题、填空题、选择题；对于每种类型的试题，培训老师可以设置题干、答案等属性。

三是成绩管理。查看考生的考试成绩，并针对不同的课程进行成绩统计，包括考试人数、最高分、最低分、平均分以及各分数段得分人数等。

四是考生管理。对考生的资料进行查询、删除，分配考生帐号。

五是在线考试。可以任选时间进行在线考试，考试结束后，系统会根据已有的标准答案进行在线判卷，学员可以立刻知道考试成绩。

3 使用效果

目前，辽宁省基层卫生系统项目已经在全省14个地市全面开展铺开，随着各地市的实施工作陆续启动，TSS系统会在项目建设中发挥更大作用。除了基层卫生项目外，TSS系统还在全省大集中部署的妇幼健康服务管理信息系统中得到应用。

TSS系统尚处在一个不断完善和发展阶段，根据最佳实践情况改进辽宁省项目管理的理论与方法，通过不断的探索完善项目管理信息系统的功能，逐步总结出一条适合于辽宁省卫生系统的大型信息化项目的管理之路。

4 讨论

通过TSS系统在辽宁省基层项目中的应用情况和取得的成效，可将此系统应用到类似的项目中来，发挥其管理功能，保基本、强基层、建机制［2］，提高项目的实施效率、节省实施成本。

参考文献

［1］ 王孝宁，张合华，汪洋；辽宁省基层卫生信息化建设现状调查与分析；［J］.中国卫生信息管理杂志，2014，（5）:474-478.

［2］ 周乐明，吴开明；当前基层医疗卫生机构信息化建设难点及对策；［J］.中国卫生信息管理杂志，2014，（4）:408-409.

基金项目：国家“十二五”科技支撑计划（项目编号：SQ2015BA0200500）

作者简介：汪洋，男，辽宁省卫生信息中心，技术总监；研究方向：人口健康信息化、区域卫生信息平台、卫生信息标准、健康服务与管理、电子商务、互联网金融。

To Standardize Management Process and Promote the Implementation of the Large Informatization Project——Research and Application of Large Informatization Project Management by Informatization Methods

WANG Yang，HU miao， Lü Chunming，YANG Zhi-gang，WEI Xian-feng， LI Yan-nan
（Health Information Center in Liaoning， Shenyang 110005； Liaoning Province health of foreign exchange center， Shenyang 110005； 3 Neusoft Group Co.， Ltd.， Shenyang 110001）

Abstract：In recent years， along with the deepening of medical system reform continuously moving forward， national investment in health information technology has also been increased， the informationzation projects for health system abounded accordingly. Then， with the development of Internet technology and the widely used of cloud computing technology， the superiority of the centralization deployment for application system （cloud model） is just gradually acquainted by people. For the health system， that’s a really big problem that how to manage these large informationzation projects due to lacking experience. This paper， taking the grassroots medical and health institutions management information system project in Liaoning province as an example， expatiates on the research and the application of building project management information system to manage large informationzation projects， which is constructed by LiaoNing Health Information Center.

Keywords:Informatization； Mega project； Project Management； Technical Service System