高校会议室预约系统设计与实现

马鸿健+张耘凡+王关祥+车路+王娇

【摘 要】随着信息技术的发展，高校会议室预约正逐步走向信息化，并得到越来越多的应用。本文依据我校会议室调度及使用管理制度，结合具体使用过程，采用S2SH、jQuery、数据库等技术，设计并实现了高校会议室预约系统。不仅简化了会议室申请及审批流程，而且规范了会议室资源调度过程，有效提高了会议室的使用效率。

【关键词】会议预约；会议室管理；S2SH

【Abstract】The reservation of University meeting rooms is realizing informatization gradually， and be applied widely in many ways， with the development of information technology. This paper design and implement the University meeting rooms reservation system， based on our school meeting rooms dispatchment and management， combined with the actual process， using S2SH， jQuery， database technology. This system simplified the meeting rooms application and approval process， standardized the meeting rooms resource scheduling process， and improved the useing of the meeting room effectively.

【Key words】Meeting reservation； Meeting room management； S2SH

0 引言

会议室是高校进行日常管理决策的重要场所，是一种共享资源，通常，校内的各个部门包括学院都可以申请使用会议室。同时，高校会议室也具有种类多、数量多、软硬件条件参差不齐等特点，给会议室的共享造成不便。高校会议室在用途上包括会议室、学术报告厅、多媒体报告厅、礼堂、排练厅等；在数量上，各个学院和部门拥有会议室的个数不尽相同；在软硬件条件上，会议室的座位数、空调、投影、网络等条件参差不齐。

在传统的会议室管理模式中，通常采用纸质记录的方式来预约会议室，程序繁琐且容易产生冲突。用户申请会议室时，无法了解当前会议室的预定情况，往往要经历预约咨询、填送报表、签字盖章等过程，用户体验不佳。同时，管理员面对大量的会议室资源和会议预约申请，依靠人力往往很难做出清晰的决策，因此导致了会议室资源利用不充分的问题[1]。

为了进一步规范会议室的使用和预约管理，提高预约效率，避免资源冲突，亟需建立会议室预约管理系统。用户只需要通过登录系统即可方便、快捷的了解每个会议室的当前状态和预定情况，进而提高申请被审核通过的可能性，最终提高会议室的使用率，同时节省会议室申请人及管理人的时间及精力。

1 系统设计

1.1 会议室申请流程

会议室申请流程包括提前申请、冲突情况、变更情况三部分。高校各职能部门、各学院使用会议室须向有关管理部门提交会议室使用申请（大型会议提前三天，一般会议提前一天），并在申请表上注明要求，包括要使用的多媒体设备、茶水等，经批准后方可使用；如遇多个单位同时申请使用同一个会议室，管理部门有权要求申请部门变更使用时间或地点，一般优先安排学校的重要学术报告或重要行政会议；若申请部门使用会议室，遇到时间变更或需延长使用时间等情况，应及时通知有关管理部门，以便进行相应的调整和安排，保障会议的顺利进行[2]。

1.2 需求分析

系统的目的是为了方便会议组织者和会议室管理人员的使用，使其能够准确的查看当前会议室使用状态，并根据会议人数与内容快速选择会议室，提高会议室的使用效率。

经过分析，将会议室预定流程划分为查看会议室预约情况、填写预约信息、管理员审核预约信息、查看审核结果四个阶段。系统共包含两类角色，普通用户和管理员用户，不同角色拥有不同的功能模块。普通用户包含会议室查询、会议室预定、账号管理三个功能模块；管理用户包含会议室管理、会议管理、申请管理、账号管理、报表管理五个功能模块，如图1所示。

会议室管理主要实现管理员对会议室的增删改查操作，具体包括会议室名称、所属部门、用途、座位数、设施情况、位置等信息，普通用户可根据会议人数与内容快速查找会议室；会议室状态针对普通用户、管理员用户实现不同，普通用户会议室状态显示主要包括当天及以后的会议室预定的摘要信息（主要包括会议地点、时间等），管理员用户则在此基础上，提供详细信息查看功能。为方便用户使用，会议预定状态图采用日程表的方式展现当前的会议预约状态，使用户查看更加直观；会议室预定主要实现普通用户填写预定信息并提交。预约信息包括（会议室选择、会议名称、会议内容、使用的起止时间、话筒数量、茶杯数量、参会主要领导、申请人姓名、联系方式等），提交时间自动记录；审核状态查询实现用户对申请审核状态的查询，可查看返回意见并重新预约；申请管理是由管理员对用户的申请信息进行审核，审核处理时自动记录下审核时间，还可以进行撤销会议、标记付款、查询审批记录等操作；账号管理实现管理员对普通用户的增删改查操作，以及管理员密码修改；报表管理实现管理员通过指定的条件进行查询，支持多条件组合查询，查询的结果可直接导出excel报表或在当前页面直接打印，打印申请表根据原有申请表制作，重要会议可以打印会议申请表签字留存。

2 关键技术实现

2.1 技术架构

系统架构如图所示，采用Struts2、Spring、Hibernate三大框整合架搭建而成。前台采用jQuery技术完成对界面的设计，采用JSON格式与后台进行数据交互。Web端由Ajax访问服务器端组件，服务器端由Struts2以JSON格式统一处理和发送数据，各组件都由SpringloC容器负责生成并管理，整个服务器端数据处理的过程全部在Spring的生命周期管理和事务管理的范围内，极大的确保了数据的安全性、一致性。

2.2 fullcalendar日历插件

fullcalendar是jQuery的日程管理控件，能够用日历的形式直观的展示日程安排，具有丰富的属性设置和方法调用，同时也具有良好的用户体验。系统会议预定状态图页面，采用fullcalendar日历插件开发，部分代码如下。在调用action返回json格式的会议预定信息applies时，只需将title、start、end做相应的赋值，即可显示会议预定日程。

2.3 My97DatePicker日历控件

My97DatePicker是常用的日期控件，支持静态限制，动态限制，脚本自定义限制，适用于不同时间范围设置的需求。系统在用户提交申请界面，需要实现无论先填写哪个时间，会议开始时间都只能小于会议结束时间，因此，将会议开始时间和会议结束时间两个字段用My97DatePicker中的WdatePicker进行约束，主要代码如下。其中minDate和maxDate分别为最小日期和最大日期，用于限定日期的范围，$dp.$D函数用于进行日期运算。

3 系统实现

系统采用MyElipce10进行软件开发，数据库采用MySQL5.5，部署环节服务器采用Tomcat8.0，保证了系统安全、稳定运行。

用户在选择会议室时可直接查看会议预定状态图，页面如图3所示。并可按照日、周、月进行会议室预定状态的显示，在日、周显示界面可以准确看到会议的开始时间、结束时间、会议室名称，方便用户快速定位，提升用户体验。

用户提交申请界面如图4所示，会议室通过下拉菜单进行选择，参会人数、话筒数量、茶杯数量、桌子摆放形式等信息的填写，可以方便会议室管理人员布置会议场所。此外，管理员在审批申请时可以指派此次会议的负责人，用户申请在审核通过后，能够直接查看到该负责人的联系方式，方便沟通。

4 结论

经过实际的部署和运行，会议室预约系统解决了之前会议室管理中存在的问题，完成了会议室的共享及预约任务，为教学、科研、管理人员提供了便捷优质的服务，使会议室资源得到了有效利用，证明了本文方案的正确性。

【参考文献】

[1]张津.基于Struts的会议室调度系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[2]李风燕，薛宗珑.浅谈高校多媒体会议室的使用与维护[J].科技视界，2012，27：77-78.

[3]王欢，何友军，杜鑫，李智宇.基于PHP MVC与ExtJs结合开发会议预约系统[J].电脑编程技巧与维护，2012，12：88-89.

[4]钟涛.校园会议管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[5]马鸿健，柳平增，张耘凡，姜猛，张自清，王姗姗.蔬菜供应链溯源系统的设计与实现[J].中国农机化学报，2015，06：230-234.

[6]杨超，雷龙涛.基于.net的会议室预约系统的设计与实现[J].信息通信，2015，11：103-104.

[7]王关祥，马鸿健，车路，张耘凡.高校网络中心微信公众平台服务的探究[J].农业网络信息，2015，12：78-80.

[8]黄丹.会议室预约系统的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2014，04：72.

[责任编辑：杨玉洁]