浅谈事业单位办公室档案规范管理的内容及其要求

周晓松

（吉林省洮南市委老干部局吉林省洮南市137100）

浅谈事业单位办公室档案规范管理的内容及其要求

周晓松

（吉林省洮南市委老干部局吉林省洮南市137100）

事业单位办公室档案管理的规范化、标准化是事业单位办公室管理的重要内容，是整个事业单位协调、掌握、高效管理运行的有效保证。现代化事业单位管理中的办公室档案规范及标准化管理，不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。本文阐述了加强事业单位规范办公室档案管理工作的意义，对事业规范办公室档案管理工作的内容以及事业单位办公室档案管理的要求进行了论述。

办公室档案；规范管理；意义；内容；要求

事业单位办公室档案规范化管理是指按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要。办公室档案管理是事业单位稳定发展的重要保证，因此建立系统、科学、民主的管理制度对于事业单位发展来说非常重要。

1 加强事业单位办公室档案规范管理的意义

办公室档案管理的好坏，直接决定着事业单位领导是否能把握住本单位整体运营情况，是否能及时调整运营政策。所以，在我国规范好事业单位办公室档案工作，提升其管理理念，将事业单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，且更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。规范办公室档案管理工作可以提高对办公室档案工作的认识。随着信息技术的发展，人们忽略办公室档案管理在社会发展中的现实作用及战略意义。但是实际工作中出现的无责任感、缺岗、办公室档案工作宣传力度不足，且办公室档案工作无用论不断影响整个事业单位，使其形成较弱的办公室档案工作管理理念，不利于事业单位的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。

2 事业单位中办公室档案规范管理的主要内容

（1）制发公文。通常办公室档案都以公文演变，作为其前身，如何制定与发布公文，能直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。①规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。按照横写横排的排版模式，需将装订线安排在左面。②确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，还是不同的手写批注、签字、报表及记录等，选的纸张、墨汁及笔型应不易褪色，确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。③对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。④文种的使用要合理，格式拟定标准，对简称及不标准的字尽量少用或不用于行文中，有助于未来规范管理及应用信息化检索方式的实行。

（2）立卷归档。立卷归档是规范办公室档案管理工作的准则。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。在现实工作里，一方面应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另一方面需处理好如下三项内容：①需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。②需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，尤其是内容、方式及意义的较多类似处的资料文件差别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。③需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其是在归档立卷里，需将相同类型且拥有一定关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

（3）案卷质量。案卷质量是规范办公室档案管理工作的保障。办公室档案是否有价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以，提高办公室档案订卷的质量，显得极为重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。

3 事业单位办公室档案规范管理的要求

（1）满足事业单位办公室档案应用的要求。事业单位办公室档案的有效应用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是事业单位办公室档案管理的主要表现所在。要增强事业单位办公室档案的有效开发应用，需要做好以下两点：①需要共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。以外，还要加强事业单位办公室档案存放库房设备。②需要顺应时代变化的要求，把死办公室档案变“活办公室档案”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其应用的水平，这样不仅增加了社会效益，而且能促进办公室档案工作健康发展。

（2）事业单位档案规范管理需要依法治档。事业单位办公室档案工作规范的根本在于依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式。办公室档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。而《办公室档案法》的颁布，正是我国办公室档案事业朝着健康方向发展的强力后盾。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分应用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。

[1]贾世宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].佳木斯教育学院学报，2010.

[2]孙西寒.对事业单位办公室档案管理的若干思考[J].黑龙江史志，2015（10）.

G275.2

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1004-7344（2016）30-0015-01

2016-10-9