创新档案管理模式 提升档案管理水平

郑玉梅清远市技师学院

创新档案管理模式 提升档案管理水平

郑玉梅
清远市技师学院

作为技工院校的档案管理工作，要想顺应时代发展的潮流，必须要根据社会的需要以及技工院校档案管理工作的新要求，及时转变档案管理的思想观念，完善档案管理工作体制、服务渠道以及制度建设，进行档案管理信息化的硬件设施建设，培育档案信息服务创新人才，从而真正促进技工院校的档案工作水平的提高。

技工院校；档案管理；创新模式

一、创新档案管理模式的意义

2015年3月12日李克强总理在政府工作报告中指出：要把“大众创业，万众创新”打造成推动中国经济前行的“双引擎”之一，明确了创业、创新对社会发展的重要性。结合学院的档案管理工作来看我们应走创新之路，要针对工作实际搞些小发明、小创造，还可以利用计算机来简化工作程序，提高工作效率，比如可采用条形码来替代档案号，这样既安全可靠又方便快捷。要创新就要突破原有的单一的管理模式和落后的管理观念，通过自身的不断努力，积极创新档案管理思路，开拓档案信息化管理模式，转变档案管理机制，从而提高档案管理的工作质量和效果。所以必须要加快创新步伐，加强档案信息化建设，创新档案管理模式，对档案管理来说这些举措都具有一定的现实意义。

（一）创新档案管理模式是实现档案利用公平的前提条件

如今档案管理工作只有不断的创新，进行信息化建设，才能够更好的发挥档案应用价值，更好的履行档案职能，更好的服务社会。行业专家进一步明确，网络之中超过百分之八十具有有效价值的信息源自政府，而政府的信息绝大多数都来源于档案馆中。由此可见，档案是公众了解党和国家方针、政策的一个非常重要的窗口，如果技工院校的档案管理工作可以实现信息化服务，那么对于全国各个地区的公众来说，会是一件特别值得欣喜的事情，因为公众到时就可以通过网络来查询自己所需要的档案信息，从而提高公众对档案信息的利用率。我们应该借鉴成功经验：如上海浦东档案馆2006年，共计接待了超过两万五千人次的查阅服务，应用档案则高达两万余次。两年之后，档案查阅量进一步上升至五万余人次。

（二）创新档案管理模式可以更好的发挥其服务职能

众所周知：信息技术已经广泛应用于各个领域，档案管理工作包含传统档案、数字档案工作，这就要求我们要建设与之配套的传统和数字相结合的现代信息服务模式。过去的档案管理工作只重视保存工作，档案信息很少对外开放，再加上档案本身给人以威严的形象，社会公众自然不敢亲近，这就忽略了公众对于档案的利用价值。技工院校档案管理工作要想紧跟时代的发展和深化改革的要求，必须要遵循以人为本的原则，加大创新档案管理模式的创新力度，把服务当成档案管理的主要工作，积极拓宽档案传播渠道，扩大档案服务领域，更好的提高服务水平和能力。

（三）创新档案管理模式可以创造档案管理工作新高度

技工院校的档案管理工作一方面在给公众提供档案原件的查询等一般性服务外，另一方面可以努力打造网络服务创新平台，为公众提供信息检索服务、电子商务服务、网络在线展览、网络导航服务、无线网络服务等，从而开创档案工作的新模式。通过互联网各类资源工具实现网络检索，具体方式应实现单一检索向着多元化检索的方向发展。建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，实现资源共享。档案管理工作人员可以通过创建个性化的档案主页，来展示和宣传有关技工院校的各项管理工作、基本信息，同时帮助公众更加方便快捷地查阅他们所需要的各种信息资源。与此同时，技工院校的档案馆可以像大型书店一样，尝试通过打造轻松阅档的馆内环境和氛围，给公众提供一种休闲放松的良好场所和周到、耐心、热情的服务，使档案管理工作新迈上新台阶。

二、如何创新档案管理的新模式

（一）创新档案管理思想观念

要想在技工院校创新档案管理模式，首先必须要创新档案管理思想观念，因为思想是行动的先导。作为档案管理工作人员，必须要摆脱落后陈旧的思想观念和管理模式，积极大胆的用数字化档案馆发展有关理论成果，引入创新技术手段，实现服务理念以及具体方式的全面创新。如何才能创新档案管理的思想观念呢？我们应该努力把档案馆管理模式向着现代化的模式进行转型，即由过去封闭管理模式向着开放管理模式转变，由传统手动操作向着数字化、现代化、信息化、网络化的操作方向转变，由纸质印刷文件向着无纸化、网络数据化、云盘存储的方向转变，只有彻底转变固有的模式才能有所创新。

（二）加强档案规章制度建设

技工院校档案信息化建设要想顺利开展、有序进行，必须要有一个安全、稳定的实施环境，而这个环境就是完善的技术层面的规章制度。因此，在进行档案信息化建设时，我们一定要严格遵守国家的法律法规，全面贯彻党的相关政策方针，并将《档案法》作为指导技工院校档案信息化建设的行动指南和依据。《档案法》的颁布和实施，表明我国档案事业进入了依法治档的新阶段，这对推进档案事业的发展，实现科学的管理产生深远的影响。只有这样，技工院校的档案信息化建设工作才能做到有章可依，才能逐步完善档案相关规章制度。

（三）强化档案信息化建设的设施配置

技工院校要想进行档案信息化建设，必须要有完善的网络设施配置、信息安全保障技术和数据库软件应用程序等等一系列相关的设施条件作为支撑。因此，作为档案管理人员，必须要想方设法争取政府相关部门、学校领导以及社会的大力支持，争取获得充足的资金支持和技术支持，从而早日把档案室档案建设成数字化、信息化、网络化的现代化的信息服务平台。要加大现代化设备的投入，加速建立适应公众需要的数据库，建立和改进完善计算机网络，从而实现档案信息的数据化，才能最终提高档案管理水平。

（四）提高档案管理人员的综合素质

对于技工院校档案管理工作，有些人认为比较简单，其实它的专业性很强，且对档案管理人才有着高素质、高技能的要求，因此，提高档案管理人员的综合素质显得十分重要。首先，应要求档案管理人员热爱本职，忠于职守和爱岗敬业，培养他们严守秘密、热心服务同时又不计名利、吃苦耐劳的敬业精神和工作品质。其次，要着力培养档案管理人员的理论素养，要求他们严格遵守法律法规，严守档案机密，掌握跟档案管理相关的理论知识，同时要具备较强的合作精神、服务能力。最后，关键的是要努力提高档案管理人员的专业技能，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法。因为传统的手工操作方式已经远远不能满足社会对档案信息资料的需求，这就需要档案管理人员要不断学习现代科技知识，踊跃参加相关的专业技能培训，从而全方位提高自己的专业技能。

综上所述，技工院校要想在日益竞争的环境中获得长足的发展，必须要进行创新，不断加强信息化建设，要与时俱进。而创新是需要化大力气、下苦功的。其中信息化建设是一项系统工程，要想把它做好做强，就要从各方面入手，创新思想观念，加强规章制度建设，强化档案信息化建设的设施配置，同时努力提高档案管理人员的综合素质，只有这样，才能早日实现技工院校档案管理的数字化、信息化、网络化和现代化，才能最终实现档案管理水平的提高，才能达到为技工院校服务、为社会服务的目的。

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郑玉梅，女，清远市技师学院汽车工程系办公室主任。