浅谈如何实现档案管理工作现代化

吕淑娟

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）05-000-01

摘要随着社会的进步和经济的发展，如何促使档案管理工作在有效发挥自身优势与作用的基础下实现现代化成为当下每一个档案工作者应深思的问题。笔者从档案管理及档案管理现代化的定义出发，对我国目前档案管理现代化进程中所存在的问题进行了逐一分析，并提出了相应的解决对策。

关键词档案管理现代化

一、档案管理具有下面几个方面的作用

（一）发挥参考依据的作用

同样是对历史的回顾，但是却是任何文献资料所不具备的，档案能够发挥同法律一样的作用，因为档案的特点与功能决定了自身更具有客观性、真实性，能够为人们提供更具说服力的证据。

（二）提供参考资料的作用

因为档案是对当时发生情况的真实记录，这些是属于最科学，最安全的参考资料，这些资料是未经过篡改，最真实的，甚至都是一些手稿，内部还有照片，这些都已经成为了最真实、可靠的，经过签字的手稿，一旦在实际工作中出现问题时，就可以参照这些资料来解决问题，档案资料室就可以作为查询的后盾。

二、档案管理现代化概述

（一）实现档案管理工作现代化的必要性

1.时代发展，科学技术的进步要求必须实现档案管理工作现代化。随着现代科学技术在世界范围内的迅猛发展，计算机、网络、电子通讯等新技术、新手段在社会生活的各个领域中广泛应用。办公自动化和无纸办公已经成为现实，档案工作必须适应新形势，逐步实现档案管理工作现代化，否则就会落伍。

2.办公自动化迫切需要档案管理工作自动化，提高工作效率，实现档案管理工作现代化。传统的手工管理档案方式劳动量大，查询速度慢，工作效率低，严重影响档案的利用。办公自动化，带来电子档案的大量产生，要求我们必须通晓电子档案的特性，把握电子档案的运动规律，积极开发电子档案信息资源，提高工作效率。

3.加强对档案的保护和利用，迫切需要实现档案管理工作现代化。由于年代久远，档案的载体材料质量差，保护手段落后，有些已经出现了褪色现象，严重的甚至出现了“无字”现象。传统档案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查阅，同一时段内就会被一人独占，不能与他人同享档案信息，这都迫切需要采用现代化管理手段以提高管理质量。

三、实现档案管理现代化的建议

（一）加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准，在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况，这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。

（二）实现管理现代化

在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

（三）加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。更要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。

（四）强化管理意识，加大投入力度

1.关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。

2.领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，发挥各自优势，弥补档案现代化管理上的差异从而提高档案的现代化管理工作。

3.档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障要有专项预算。

4.各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，保证档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

四、结语

档案部门应该制定出一套规范、统一、简洁的规范标准，便于操作和检索，从而一步步取代手工检索，实现资源的共享。同时，要学会资源配置，提前对数据进行分析、预测。有方向、有目的地进行选择，从而突出重点，使开发信息具有特色性，积极处理问题。利用现代化科技进行编改修订，缩短开发时间，通过开发新程序、新途径把最有价值的档案信息整理好，传递给需要的人，为经济建设作出贡献。

参考文献：

[1]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2013.01.

[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010.05.