信息化的文书档案归档管理

2016-07-13徐艳

大科技 2016年36期

关键词：文书档案管理信息化

徐艳

（重庆市潼南区水务局重庆潼南 402660）

信息化的文书档案归档管理

徐艳

（重庆市潼南区水务局重庆潼南 402660）

在信息化背景下，传统的文书档案管理制度难以跟单位发展的需求相满足，因此，单位要善于利用信息技术，对文书档案管理工作进行创新，使得文书档案管理的水平以及效率得到进一步的提高。基于此，本文主要信息化技术对文书档案管理归档工作的影响、信息化环境下进行文书档案归档管理的基本现状以及主要作用，并提出了创新文书档案归档管理的主要措施，以供相关人员参考。

信息化；文书档案；归档管理

1 引言

现代社会在发展过程中，档案影像管理系统应用的频率越来越广泛，而建立和管理文书档案过程中专业化程度也越来越高，极大的提高了档案管理和保存的工作效率。因此，加强对信息化背景下文书档案归档管理的分析有着十分重要的意义。

2 信息化技术对文书档案管理工作的影响

2.1 影响文件的生成以及归档内容

电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”，这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别。电子文件对计算机有很强的依赖性，归档时除了电子文件本身，还应包括电子文件的读取软件、操作系统。归档载体不再限于纸质文件，而应包括计算机硬盘、磁盘或光盘等存储器。

2.2 影响档案归档的内容和方式

电子文件归档涉及电子文件生成、收集、积累、归档、保管、统计利用等方面要求。生成阶段，要有科学规范的管理制度和严格有效的技术措施，以保证电子文件的完整性、原始性、真实性和有效性。整理阶段，要有全过程监控，以保证电子档案管理工作的连续性。归档阶段，要完善时间、内容、范围、相关人员（含授权人）、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要素，保证归档电子文件的质量和可追溯性。在归档方式上，当归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，要实行“双轨制”归档，在内容、描述及相关说明上保持一致。

2.3 影响档案的本质属性

原始历史记录性是档案的本质属性，是档案存在的最重要的特性，也是档案区别于其他非档案最主要的特点，而具有法律凭证的作用。电子文件生成、使用和借阅等都在计算机上进行，没有草稿与印稿的区别，正本与副本的差异，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。要使电子文件具有法律凭证的作用，就必须增加其原始记录性，如转换为PDF格式，或刻录在不可读写光盘上，确保其无法被修改。

3 档案实行信息化管理的基本现状

3.1 原稿存在着很多的不确定性

电子文件生成后输出纸质文件，作为底稿的电子文件反而被忽视，经常因工作需要被增、删、改等操作，由于时间跨度大，修改无授权，使电子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去归档保存的意义。

3.2 不重视文书档案归档管理

归档就是直接保存在原计算机，或刻录在光盘、U盘等移动存储器，如果信息系统出现故障或存储器受损，电子文件安全完整性就无从保障。电子文件由于存储方便，便捷经济，因此很多档案工作者从不鉴别，一股脑地全部归档，泥沙俱下，使应归档的档案湮没在大量的文件材料之中，利用困难。

3.3 文书档案归档管理人员素质较低

当前档案工作，要求工作人员专业素质强，计算机水平高，还要有先进的计算机设备和工作软件，但是，很多单位人员不重视档案投入，硬件软件配备无法达标，致使工作还处于手工时代。

4 基于信息化环境下文书档案管理工作的作用

4.1 提高文书档案查阅与使用效率

文书档案管理信息化后，文书档案便可以通过网络系统进行在线浏览，这在很大程度上提高了文书档案的查阅与使用效率。信息使用者可以通过网络在线了解相关信息，只需要输入关键词就可以快速查找到相关信息，省去了去档案部门查阅的环节，有效提高了文书档案查阅与使用的效率。此外，当单位某部门工作人员需要查阅档案信息时，传统的文书档案管理模式需要消耗大量的时间，二信息化文书档案管理可以快速地为其提供服务，通过网络查询，时间明显减少。

4.2 提高文书档案管理的工作效率

文书档案是记录单位工作活动的重要资料，其中涉及了大量的人事、财务等档案，对单位的发展具有重要的指导作用。文书档案管理指的是将相关文档、资料、音频等统一收集整理并归档，方便查询，因此，文书档案管理工作非常复杂且对其完整性与准确性有着较高的要求。信息化文书档案管理能够有效提高文书档案管理的效率，省去了许多管理环节，同时也在一定程度上减轻了文书档案管理人员的工作量。

4.3 有利于文书档案现代化管理水平的提升

文书档案管理作为行政管理的重要组成部分，通过加强文书档案信息化管理水平，有利于文书档案管理水平及建设质量的全面提升。在当前信息化环境下，文书档案工作应充分的利用信息化技术的优势，加快现代化管理目标的实现。作为文书档案管理部门，更需要在管理工作中不断进行创新，进一步对信息化管理流程进行规范和优化，确保工作效率的大幅度提升。

4.4 加快了文书档案开发效益的实现

文书档案信息化管理的实现，不仅有利于档案资料原开发利用，而且加快促进了文书档案信息化管理平台的建设，为文书档案资源共享的实现奠定了良好的基础。而且在文书档案管理信息化推进过程中，有效的改变了档案的利用方式，文书档案公开度及利用效益都有了大幅度的提升，这为文书档案职能转变及更好的提供服务工作奠定了良好的基础。

5 创新信息化背景下文书档案管理的途径

5.1 提高对信息化管理理念的认识

文书档案管理信息化需要以先进的信息化管理理念作为指导，充分利用信息技术，单位的主管领导需要提高对文书档案管理的重视程度，使信息化文书档案管理理念可以深入到管理人员中，强化创新意识，改善传统的文书档案管理模式，树立信息化的档案管理理念，并制定统一的文书档案管理制度，将文书档案管理信息化落实到实处。文书档案管理部门需要有计划地开展文书档案信息化管理工作，加大人力与基础设施的投入，使现代化的技术与设备可以渗入到文书档案管理工作中，这样可以有效加强人机交互，简化文书档案管理中流程，通过信息化软件，可以实现文书档案的收集、整理、分类归档数字化与高效率，这对于文书档案管理具有重要意义。

5.2 建立科学规范有效的档案管理信息平台

实现档案管理的信息化，必须要有科学的管理平台作保障。档案信息化的核心是电子文件的管理，档案管理信息平台的建设应包括以下四个系统：①建立文书档案归档系统，主要处理电子文件的收集、整理、归档等工作。②建立电子文件检查审核系统，要保证电子公文法律效力，就必须建立相应的核查制度，定期检查，确保文本真实有效。③建立文书档案存储系统，利用计算机强大的功能建立文书档案的数据库，对信息进行编目、归类、储存，便于查找利用。对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储，实行多种形式的存储。④建立文书档案保密系统，制定档案保密制度，设置档案上传、下载的安全等级和访问权限，安装高级别的防火墙，库房等重要场所强化防磁设施。

5.3 文书档案管理自动化

信息化背景下信息技术快速发展，也促进了档案管理的信息化进程，为了加强信息技术在文书档案管理中的应用，在构建文书档案信息系统的基础上，还需要积极推进信息化管理在文书档案管理中的应用，促使文书档案管理自动化。文书档案管理的信息录入需要使用同一的专业用语与技术标准，这样更有利于档案信息的规范管理。同时，各单位还需要建立自己的档案数据库，规范数据的转入与转出，使文书档案可以通过相关软件自动进行收集、整理、归纳与查询等。为保证档案信息的安全性，需要进一步完善档案管理体系，加强文书档案电子信息的监管，确保文书档案信息的安全性，促进文书档案管理的自动化。

5.4 提高文书档案管理人员的专业素质

在信息化背景下，文书档案管理中信息技术的应用越来越普遍，这就对文书档案管理人员的专业水平提出了更高的要求，为保证文书档案管理的准确性与效率，需要切实加强档案管理人员的专业素质。档案管理人员需要适应时代发展，熟练掌握相关的信息技术，能够对档案的关键信息进行抽取，使档案信息得到更为充分的利用。各单位需要加强对档案管理人员的计算机应用能力，使其更好地解决档案信息化管理中存在的问题，提高文书档案管理水平。