基层疾控机构疾控科技档案管理问题与对策研究

2016-07-13王新评

大科技 2016年36期

关键词：机构档案管理基层

王新评

（重庆市彭水苗族土家族自治县疾病预防控制中心重庆彭水 409600）

基层疾控机构疾控科技档案管理问题与对策研究

王新评

（重庆市彭水苗族土家族自治县疾病预防控制中心重庆彭水 409600）

基层疾病预防控制机构从设立开始，就建设了科技档案，其有利于对疾病的实际变化进行深入的研究与评估，并以此来对传染病的发生与流行进行有效的预防与控制，确保社会公众身体健康与生命安全。基于此，本文简单概述了基层疾控机构档案管理工作的特点，并以此为基础，对基层疾控机构疾控科技档案管理问题与对策进行了详细的论述。

基层疾控机构；科技档案；管理；问题；对策

1 引言

近年来，医疗卫生体制改革的不断深入，社会公众对健康、公共卫生要求的逐渐提高，做好基层疾病预防控制机构科技档案管理意义重大。但就目前情况来看，我国基层疾控机构科技档案管理工作中依旧存在一些问题，为了实现其良好的发展，必须采取有效的解决措施。

2 基层疾控机构档案管理工作的特点

基层疾控机构，主要从事的是疾病预防与控制工作，其日常工作中形成的档案属于科技档案的范畴。同时，每一份档案都包括新生儿的防疫信息或者是患者的性别、年龄、发病时间、就诊医院、就诊过程、就诊效果、持续时间、健康状况、居住区域、流动性质等信息。此外，在疾病控制过程中，基层疾控机构的工作人员一般要经常查阅相关信息，所以科技档案管理具有信息量大、维护严格、使用频繁的特点。

3 基层疾控机构疾控科技档案管理问题分析

3.1 档案材料内容准确性欠佳

近年来，基层疾病预防控制机构日常工作中所产生的科技档案材料还存在填写不完整的情况，例如：样品采集记录单中，存在一些该填写的内容没有填写，或是一些录音、录像和照片资料采集时间记录不准确等现象。此外，有时为了应付上级检查而填写的一些虚假信息资料也被收录到科技档案袋保存。这些情况最终导致档案材料内容的准确性较低，严重影响到基层疾控机构疾控科技档案管理工作的有效实施。

3.2 档案材料不齐备

有些公共卫生检验检测报告单存在短缺的现象，或是虽然有完整的报告单，但却没有加盖单位公章就发出了或是入档保存，还有一些有年头的科技档案材料收集整理不完整，遗漏在一部分工作人员手中。现阶段，基层疾控机构负责科技档案管理工作人员的非专业性倾向较为普遍，一般是将重要的科技档案材料与一般的文书材料混杂堆放，进而导致一部分科技档案材料无法得到及时的、正确的归档。

3.3 科技档案流转运行低效

基层疾控机构疾控了及档案管理工作具有较强的机密性与专业性，所以通常需要配备专业的人员进行管理，并进行单独保存，但就目前情况来看，基层疾控机构从事科技档案管理的人员通常身兼数职，且大部分靠手工操作，除了传染病疫情资料外，还没有开始使用电子信息化管理系统，无论是保存还是查阅都十分费时、费力，最终导致档案利用效率较低。

3.4 利用范围狭窄

对于疾控科技档案收集与管理，其最终的目的是为了提供有用的档案，并对其进行有效的利用。但从目前的利用现状及传统的科技档案管理制度来看，现有的疾控科技档案利用范围较小、频率较低（除非发生重大传染病疫情、大规模的疾病普查外）。随着医疗卫生体制改革的不断深入，疾控科技档案资料利用范围不断扩大，利用频率也在提高，这就要求疾控科技档案管理进一步完善和规范。

4 基层疾控机构疾控科技档案管理对策研究

4.1 制定基层疾控机构科技档案管理流程

要想实现科技档案管理的持续发展，基层疾控机构必须要对新档案的生成、档案借阅查询、旧档案维护、阶段性档案统计分析等工作的流程进行全面的规范。其中，在进行新档案的管理工作时，还要同时建立纸质档案与电子档案，并将必要的纸质档案扫描存档，此时还需要对现有的档案分类进行适当的改进与调整。

对于档案的借阅查询，查询者应认真填写借阅信息，明确负责管理的工作人员，便于日后发现问题时寻找责任人。在进行旧档案维护时，首先需要确保纸质档案的保存质量，然后对旧有档案进行定期维护与更新，并对新近年限和时间久远的档案区别保存。

对于阶段性档案统计分析工作，管理人员应根据地区实际情况，对重点疾病控制工作的相关档案进行仔细的统计、分析，并生成相应的统计报告，为基层疾控工作提供参考。除此之外，在依据实际情况建立新的档案管理流程之后，要立即公示，带动基层疾控机构各部门尽快使用新的管理流程。

4.2 推进基层疾控机构科技档案管理的信息化建设

基层疾控机构在保存独立的EXCEL等文件的同时，还要建立高效的信息化管理平台，以此来为所属地区的新生儿童、各类疾病的发病人群制定专项管理卡片和配套电子档案。对于信息化平台的建立，应当包括信息录入、分类查询、统计分析、提示预警等功能，然后还要依据未发病人群、发病人群的详细信息，创建分类统计，并将性别、年龄、疾病控制过程、防疫情况以及人群类型等作为重点统计分类的对象，从而确保新生成档案和数据库的直接关联。此外，如果出现防疫、疾控指标波动的情况，还可由系统做出提示，管理人员也可依据不同的周期生成统计报告，形成与纸质档案和电子档案相一致的管理方式。

4.3 制定基层疾控机构科技档案管理标准

严谨的档案管理标准的制定与实行是确保管理工作效率提高，节省资源、避免管理漏洞发生的重要保障。因此，基层疾控机构不仅要实行与社会发展相符合的管理流程规范与档案信息化建设，还要明确规定档案生成的时效、纸质档案和电子档案的文本形式、数据库标准、借阅人员的登记和权限、档案定期维护的时间、维护的具体内容、统计报告的生成周期、档案管理人员的职责范围等，从而使现有的科技档案管理工作能够有章可循。

4.4 提升管理质量，重视收集工作

就目前基层疾控部门科技档案工作情况来看，其主要的工作在于科技档案材料收集的完整性。但随着疾病谱的变化以及社会公众对健康需求的不断增加，亟需归档的材料越来越多，对档案材料收集的要求也逐渐提高，这就要求档案管理工作人员认真收集、整理相关材料，并对其进行及时的分类与鉴别，从而使其取之有据。同时，在进行档案材料的收集时，还需要保证其填写的完整性，特别是要注意及时处理不符合归档要求的材料，补办由于信息不完整而退回相应科室的科技档案材料，从而确保相关档案材料的齐全性、完备性、权威性、真实性和准确性。

4.5 提高疾控科技档案管理人员的素质

（1）加强对档案工作人员的教育和培养

人是建立和谐机构的重要基础，因此，基层疾控机构的党政主要负责人要不断加强对档案管理工作人员教育与培训的力度，以此来逐渐增强其思想品德修养，并培养其为了疾控事业持续健康发展勇于牺牲和无私奉献的精神。除此之外，还要定期、有计划地安排相关人员参观学习、培训进修活动，保证其能够不断提高档案管理新理论、新知识和新技能。

（2）完善激励政策

通过激烈政策的不断完善，可推动档案管理人员主动、积极的投入工作中，但需要同时做好精神与物质上的激励才可，具体来说就是使其不仅在精神上得到鼓励，在政治待遇和物质上也能得到保障。此外，还要对档案工作人员的工作成绩要给予公平的评价及充分的肯定。在评先评优、职称评定和提拔使用等方面与其他专业技术岗位的同志同等对待，消除其思想顾虑和失落感，增强档案管理岗位的吸引力。