技术文件模板管理新模式探究

段玉思 赵晓明

（洛阳电光设备研究所，河南 洛阳 471000）



技术文件模板管理新模式探究

段玉思 赵晓明

（洛阳电光设备研究所，河南 洛阳 471000）

[摘要]在分析现存技术文件编制过程中出现问题的基础上，将知识管理SECI模型和全寿命周期管理的理念引入到技术文件模板的管理中。通过模板实践工作的探索，创建了一套以信息化平台为手段的新型技术文件管理模式。

[关键词]技术文件模板；“填空式”模板；模板管理

在产品研制过程中，技术报告不仅是设计思想的反映，是研制工作的总结，是众多科研工作者经验的沉淀，更是提高产品的贯标水平和推进产品的“三化”设计的有效措施，因此，在产品研制过程中是非常重要的工作内容之一。但在编写技术报告时，常常出现技术报告与标准不符、技术报告与研制协议不符、技术报告间协调性不够、技术报告格式不规范等问题。

传统的模板只是提供了各章编写的简略指南，再加上章节框架较粗，提供的知识非常贫乏。再加上没有有效的信息化手段支撑，因此并不能够很好的指导编者高效高质量的编写技术文件。

我们认为，模板是知识融合的产物，工具是支撑模板的有效手段，只有彻底改善模板管理的工作模式才能从根本上解决现存的问题，只有依靠模板管理新的工作模式才能践行“执行即标准”的良性循环发展理念，进而形成“规范管理，鼓励创新”的模板使用“新气候”。

1　模板管理工作新模式

知识管理SECI模型告诉我们，隐性知识向显性知识的转化，能够有效推动知识的共享和学习；显性知识向隐性知识的转化，更是改进和创新的基础。“使用即标准”的模板管理新模式完全符合知识管理的完整循环。

一方面，在对技术文件模板的各项需求进行全面分析的基础上，通过编制章节完善、对标准确、指南充分、示例翔实的“填空式”模板，对标准、文件、经验等隐性知识内容二次加工，系统地“装订”到模板中。同时，借助信息化手段，通过人性化的编写系统，最大化帮助用户使用模板，高效高质量完成技术文件的编写，有效实现隐性知识显性化的过程。

另一方面，通过对模板中显性知识的共享和使用，不断地发现问题和改进创新，达到向隐性知识的转化。这样，依据模板和知识的循环上升机制，通过模板的编制、发布使用、维护和迭代，完成全寿命周期模板管理，形成良性循环的模板管理工作模式，见图1所示，推动了“使用即标准”工作模式和科研的创新。

这种模板管理的螺旋上升工作模式，不仅实现标准引导前端导向，减少文件之间的不协调性，并逐渐能够形成“重视规范、鼓励创新”的技术文件编制思想，进而有效促进知识经验的积累和沉淀，为下一步知识显性化和循化上升做出良好铺垫。

图1　模板知识管理循环工作模式图

2　基于信息化的模板全寿命周期管理模式

为了规范技术文件编写的内容，为报告的编制提供更为丰富和有效的知识，首先应对技术文件模板进行有效的梳理，尽量编制“填空式”的技术文件模板；其次，应借助一个集专项搜索、专业配套、技术保证、技术服务和技术监督能力于一体的高效知识管理系统，实现对模板知识的编制、发布、修改、使用、迭代等全寿命周期的管理。这样的“一站式”模板服务，不仅更便于技术文件高效、高质量的编写，更是模板管理的一次创新实践。

2.1“填空式”模板的编制

20世纪70年代美国国防部与国防科学委员会提出将航空系统、分系统规范由美军标规范转化为军兵种联合规范指南（JSSG，Joint Service Specification Guide）。JSSG是一种填空式的指导性规范，使制定项目专用规范的指南，主要目的是为项目专用规范的编制提供统一模板。该模板在填空式内容的基础上，增加了必要的说明、指南和经验等几部分，如图2所示。将更多地知识集成到模板中，对编制技术文件具有重要的指导意义与参考价值。

图2　JSSG文件框架

经过对技术文件模板需求的进一步细化，我们发现，规范的框架格式、翔实准确的知识服务是高效高质量编制技术文件的充要条件。为了给技术文件编写者提供更加全面的知识服务，借鉴JSSG文件框架，我们将模版的内容分为章条内容、规范性内容、示例性内容和参考性内容，示例见图3所示。

根据各部分内容的性质，对不同的内容实现区别管理。

章条内容：模板的章条框架在对标正确、兼顾习惯写法的情况下，以正确、全面、简洁、清晰为原则编制而成。因此，无特殊情况，建议技术文件编写者，只对模板的章条进行剪裁处理，不进行修改和调整，即可直接写入正文；

规范性内容：该部分内容多为管理方式、工作要求之类的章节。这类章节的特点是可以在同型号或跨型号不同报告的相关章节复用。因此，在明确与相关标准无冲突的前提下，对习惯写法进行提炼和总结，便于编写时技术人员审阅后直接“拿来”成文；

图3　填空式模板示例

示例性内容：这部分内容主要是与具体产品密切相关而无法在模板中固定写法，需要根据科研情况和产品特性编写的章节，也是报告编写的重点章节。对于这部分内容，可以从优秀范文中总结提炼相关内容，以不同颜色进行区分，提供给编写者参考使用。同时也提示编写者，对这部分内容必须进行修改后方能编入正文；

参考性内容：对于那些与产品密切相关的章节，同时以word批注的形式提供指南内容。这部分内容的特点为不是正文内容，仅为报告的编写者提供更多的指导。主要可包括相关标准说明、编写要点说明和其他解释性文字。对于文件体系中，不同文件相关可以借用的章节，也以指南的形式指向了源头报告，保证了报告之间的协调一致。

2.2模板的发布使用与管理

知识管理的有效手段是与工具的充分结合。如果说模板是将标准、文件、经验等内容“装订”到模板中，那么集成了模板的信息化软件平台不仅能够实现对分类庞杂的众多模版进行全寿命周期管理，而且能够为报告编写者提供更加友好的编辑环境，将这些知识推送到使用前端，使“库存”标准文件和经验以模板的形式推送给用户。借助信息化平台的模板能够更为广泛的使用，这不仅是隐性知识转化显性知识，指导实际工作的有效体现，更是发现潜在问题，开展知识创新，实现显性知识向隐性知识转化的基础。

2.3模板的迭代

模板的更新和迭代不仅是提高技术文件编写质量、缩短科研周期的有效保证，更促进了知识经验不断循环总结、提炼和创新。因此，模板的迭代是模板管理工作模式中非常重要的一个环节。

为了做好模板的迭代工作，应不断寻找扩充模板迭代的信息渠道，力争以显性化的流程，规范化的手段嵌入到科研全过程中。从产品研制周期来讲，前端，应持续跟踪各项法律法规、相关标准和顶层文件的变化，并落实在模板中；过程中，应注意收集各类会议纪要、各类专项检查结论内容、各类更改单，总结分析所出现的问题，将相关内容快速反应在模板中；后端，应收集优秀的技术报告范文，作为模板的补充知识。另外，在模板管理的全过程中，应特别注重以各种形式采集设计一线部门对模板的意见和建议，促进模板的快速更新和迭代。

3　模板管理的效果分析

区别于传统的简单框架式模板，本文所采用的“填空式”模板通过对标准、经验和相关知识的二次挖掘和整合，为编写者提供了更为便捷的知识服务；区别于传统的模板管理方式，本文的模版管理方式，不仅为编写者提供更为人性化的编写平台，而且借助有效的信息化平台，更好的实现了模板的全寿命周期管理。

整个模板管理工作模式依此推动知识的螺旋上升，一方面，促进知识不断显性化，从而提高知识的利用率；另一方面，对知识的充分利用必然推动显性知识向隐性知识的转化，实现知识创新。

3.1形成了“重视规范、鼓励创新”的文件编写模式

从模板的组成可以看出，模板中分为两大部分。

3.1.1继承性部分

这部分内容包括同型号不同报告间可以借用的内容和不同型号相同报告间可以借用的内容，以及不同型号不同报告间都通用的内容。而无论是哪种情况，这类章节大多是与产品相关性差的要求类、管理类方面的内容。因此，我们一方面对能固化的写法进行总结提炼，尽量固化；另一方面，对文件之间和各章节之间的继承关系进行梳理，便于技术人员“拿来”借用，同时也避免了文件间不一致的问题；

3.1.2创新性部分

与产品密切相关而我们又无法固化到模板中部分也是我们倡导创新的地方。这部分我们只提供示例和指南，也是为了引导设计人员将关注重点放在这些章节，按照科研过程的实际情况，将有益的经验，成熟的设计思想纳入技术文件中，我们鼓励任何正确的创新性写法。同时，也可引导审阅过程向这些章节投入重点关注，从而提高评审效率。

对于模板中不同性质的内容进行区别处理，不仅使模板重点突出，提高编写效率，也鼓励技术人员向创新性、技术性环节投入更大精力，同时间接提高评审效率，做到了继承创新两不误。

3.2提高了标准贯彻的效率和效果

这种模板管理的新工作模式改变了企业传统的贯标方式，把原先的向人贯标转化成向工具贯标，提高了贯标效力，避免了过去向人贯标带来的标准碎片化及失真倾向。通过将知识和标准要求嵌入到设计前端，更好的实现标准的贯彻，避免了很多错漏，提高了设计质量，降低了报告在审核流程中的反复次数。

3.3提高了知识的利用率，缩短科研周期

基于知识融合的模板一方面有效整合了标准、经验、指南、示例等知识，尽可能以统一的格式样式提供“填空式”模板内容，另一方面，借助信息化手段，构建一个集专项搜索、专业配套、技术保证、技术服务和技术监督能力于一体的高效知识管理系统。这样的“一站式”前端模板服务，无形中提高了知识的利用效率，不仅有利于促进相关标准的有效贯彻，有利于解决技术文件间不协调的问题、解决科研流程不顺畅的问题，更提高了知识经验的使用效率，间接提高了广泛科研人员的素质，从而从本质上提高了报告的质量，缩短了科研周期。

3.4形成了良性的系统的工作模式

逐渐形成了良性的工作模式并循环向前发展，不断实现标准数据化、数据工具集成化、工具流程嵌套化，形成“使用即标准”的有效工作模式。

这种良性的模板管理工作模式把标准要求与工作过程紧关联，并对模板的使用、报告的编辑做了相应约束，正是基于这种“紧关联、强约束”的工作模式，提高了技术线、管理线对模板的关注度，同时结合后期的信息收集、标准监督加快了模板的迭代。这种“使用即标准”的工作模式，践行了“标准信息化、工作流程化、执行规范化”的工作理念，提高了产品技术文件编写的质量与效率，使技术报告的编写、模板的贯标与迭代步入了良性循环。

（编辑：雨晴）

[中图分类号]T-65

[文献标识码]C

[文章编号]1003-6660（2016）02-0017-04

[DOI编码]10.13237/j.cnki.asq.2016.02.004

[收稿日期]2015-11-25