论怎样发挥职业院校档案管理服务职能
2016-07-13景通
景通
山东淄博市技术学院
论怎样发挥职业院校档案管理服务职能
景通
山东淄博市技术学院
职业院校的档案中含有非常丰富信息,涉及到了教育管理、基础建设以及科研工作等各个方面的内容,具有极高的利用价值与保存价值。但是从档案管理现状来看,档案管理工作快速提升,服务职能依然处于薄弱环节。本文阐述了档案工作的重要性,并从档案管理服务现状中分析存在的问题,在解决问题基础上提出增强服务职能措施。
职业院校;档案管理;服务职能
1 前言
档案是记录原始的历史,而职业院校的档案包含了图表、文字以及声像等多种载体与形式。但是随着职业院校不断扩大招生比例,扩大建设规模,档案资源无论是种类还是数量均发生着巨大变化,自然对档案的要求也就不断提升。在这种环境中,档案工作就要发挥自身的服务职能,才能够适应学校发展所需。
2 档案管理工作的重要性
从现实来看,档案管理是各个单位管理中的基本工作之一,其重要性体现在如下几个方面:
2.1 客观记录历史;档案发挥着记载历史的作用与价值,而且通过记录档案材料才能够让历史重演,从新展现历史,因此客观记录历史是管理的基础功能与价值。
2.2 参考借鉴功能;档案不仅仅能够记录历史,还能够通过查阅档案,让阅读者知晓过去的事情,从中吸取经验与教训,为今天发展服务。
3 职业院校档案管理的服务现状
职业院校的档案资料范围广,而且参考价值较高,并且利用的空间较大,所以档案管理就必须要发挥自身的服务职能。但是从其现状来看,服务职能的发挥上还存在如下一些问题:
3.1 利用档案资源参差不齐
近些年来,职业院校的档案资源数量不断增长,其种类日渐增多,但是对档案的利用率及价值上却层次不齐,比如许多职业院校花大力气收集与开发实物类、党群类以及财会类的档案却极少利用,但是利用率相对较高的比如教学档案、学生档案以及科研档案等,却到头来是开发不利,种类不全,投入不足等现象屡屡出现。
3.2 档案服务途径比较单一
随着信息技术不断普及,档案服务逐渐成为了网络实现的重要途径,但是从现实来看,工作中由学生或者教职工到档案室面对面服务,这种现象依然是发挥服务职能的有效途径,服务态度比较被动,途径比较单一,依然影响着档案管理水平。
3.3 档案管理人员和需求者缺乏沟通
只有充分进行沟通才能够真正提升档案管理的服务职能,但是从档案管理现实来看,许多管理人员根本不和需求者沟通,也不给需求者解答疑惑。而且即便是稍有点沟通都是面对面的说几句,自然会约束档案服务职能的质量。
4 发挥职业院校档案管理服务职能措施
从前面的分析来看,职业院校的档案管理服务职能中还存各种问题,因此就需要结合职业院校现状采取合理的提升措施,才能够发挥档案管理的服务职能。
4.1 优化档案资源的结构
为了保障档案资源中数量充足、种类齐全、结构合理,档案管理人员就要采取措施确保档案资源的参考价值及利用率等,要确立出合理的、合理的资源结构,从中发掘收集与和开发档案资源的重点,要有测重的、有针对性开展收集、管理以及归档的工作,比如在职业院校之中,教学档案、学生档案以及科研档案使用率常常比较高,管理人员就要加强档案的整理、催交、保管以及归档工作,还要做好相应的统计及录入工作,便于使用档案者快捷、便利获取所需档案资料。
4.2 创新服务手段
在信息化时代,档案管理单位就要合理应用互联网拓展档案服务职能的渠道。首先,还要将传统的亲自办理,委托办理作为传统服务形式外,还要通过网络聊天、电话等各种工具解决需求者提出的疑问,从而了解需求。也可以通过邮箱、传真等多种方式将相应档案资料发送出去,有效提升办事效率,从而周到、快捷的发挥档案服务职能。其次档案管理单位还要采取专题档案的展览、陈列,展示日常的活动等各种途径,让需求者全面了解档案资源和档案管理工作,了解档案资源,还应该采取多种渠道与方式获得档案服务。最后档案管理人员还必须要加强目录建设,把档案室中现有电子档案、纸质档案录入电脑,对档案目录进行完善,给需求者提供方便。
4.3 增强档案管理人员的素质
事实上,要提高档案管理的服务职能就必须要拥有一支高素质的管理队伍,所以职业院校一定要重视管理人员的培训,要鼓励档案管理人员参加相应专业的培训、进修学习,尽量提供一些优惠的照顾正常,要多鼓励档案管理者和同行间进行交流沟通;在信息时代背景下,档案管理人员不但要具有过硬的管理知识,综合运用能力,同时还必须要具有运用网络知识、建设数据库技能,同时档案部门还要积极组织专题学习活动,不断提高综合管理人员的业务素质,从而有效发挥档案管理的服务职能。
4.4 加强档案需求者间的沟通
沟通是人们必须传递信息的重要桥梁,只有进行充分沟通才能够拉近二者的距离。首先要降低档案服务职能的应用中不必要冲突;其次要全面了解双方情况,让需求者更加充分的表现所档案所需,有针对性提出合理的服务职能。随着全面应用智能手机,档案管理者和需求者之间必须要常常沟通,而且沟通不仅仅局限在面对面,还可以通过微信、邮箱、QQ等各种途径和需求者之间进行互动与沟通,才能够满足学者实际所需,有效提供档案的服务职能。
5 结束语
在新形势下,职业院校一定要认清所处位置,一定要高度重视档案管理的作用,要采取合理措施加强档案管理的服务职能。所以管理档案部门就要服务档案资源、对服务手段进行创新、提升服务意识等等入手,才能够真正发挥档案管理工作的服务职能。
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