论怎样发挥职业院校档案管理服务职能

2016-07-13景通

科学中国人 2016年18期

关键词：职能职业院校档案管理

景通

山东淄博市技术学院

论怎样发挥职业院校档案管理服务职能

景通

山东淄博市技术学院

职业院校的档案中含有非常丰富信息，涉及到了教育管理、基础建设以及科研工作等各个方面的内容，具有极高的利用价值与保存价值。但是从档案管理现状来看，档案管理工作快速提升，服务职能依然处于薄弱环节。本文阐述了档案工作的重要性，并从档案管理服务现状中分析存在的问题，在解决问题基础上提出增强服务职能措施。

职业院校；档案管理；服务职能

1 前言

档案是记录原始的历史，而职业院校的档案包含了图表、文字以及声像等多种载体与形式。但是随着职业院校不断扩大招生比例，扩大建设规模，档案资源无论是种类还是数量均发生着巨大变化，自然对档案的要求也就不断提升。在这种环境中，档案工作就要发挥自身的服务职能，才能够适应学校发展所需。

2 档案管理工作的重要性

从现实来看，档案管理是各个单位管理中的基本工作之一，其重要性体现在如下几个方面：

2.1 客观记录历史；档案发挥着记载历史的作用与价值，而且通过记录档案材料才能够让历史重演，从新展现历史，因此客观记录历史是管理的基础功能与价值。

2.2 参考借鉴功能；档案不仅仅能够记录历史，还能够通过查阅档案，让阅读者知晓过去的事情，从中吸取经验与教训，为今天发展服务。

3 职业院校档案管理的服务现状

职业院校的档案资料范围广，而且参考价值较高，并且利用的空间较大，所以档案管理就必须要发挥自身的服务职能。但是从其现状来看，服务职能的发挥上还存在如下一些问题：

3.1 利用档案资源参差不齐

近些年来，职业院校的档案资源数量不断增长，其种类日渐增多，但是对档案的利用率及价值上却层次不齐，比如许多职业院校花大力气收集与开发实物类、党群类以及财会类的档案却极少利用，但是利用率相对较高的比如教学档案、学生档案以及科研档案等，却到头来是开发不利，种类不全，投入不足等现象屡屡出现。

3.2 档案服务途径比较单一

随着信息技术不断普及，档案服务逐渐成为了网络实现的重要途径，但是从现实来看，工作中由学生或者教职工到档案室面对面服务，这种现象依然是发挥服务职能的有效途径，服务态度比较被动，途径比较单一，依然影响着档案管理水平。

3.3 档案管理人员和需求者缺乏沟通

只有充分进行沟通才能够真正提升档案管理的服务职能，但是从档案管理现实来看，许多管理人员根本不和需求者沟通，也不给需求者解答疑惑。而且即便是稍有点沟通都是面对面的说几句，自然会约束档案服务职能的质量。

4 发挥职业院校档案管理服务职能措施

从前面的分析来看，职业院校的档案管理服务职能中还存各种问题，因此就需要结合职业院校现状采取合理的提升措施，才能够发挥档案管理的服务职能。

4.1 优化档案资源的结构

为了保障档案资源中数量充足、种类齐全、结构合理，档案管理人员就要采取措施确保档案资源的参考价值及利用率等，要确立出合理的、合理的资源结构，从中发掘收集与和开发档案资源的重点，要有测重的、有针对性开展收集、管理以及归档的工作，比如在职业院校之中，教学档案、学生档案以及科研档案使用率常常比较高，管理人员就要加强档案的整理、催交、保管以及归档工作，还要做好相应的统计及录入工作，便于使用档案者快捷、便利获取所需档案资料。

4.2 创新服务手段

在信息化时代，档案管理单位就要合理应用互联网拓展档案服务职能的渠道。首先，还要将传统的亲自办理，委托办理作为传统服务形式外，还要通过网络聊天、电话等各种工具解决需求者提出的疑问，从而了解需求。也可以通过邮箱、传真等多种方式将相应档案资料发送出去，有效提升办事效率，从而周到、快捷的发挥档案服务职能。其次档案管理单位还要采取专题档案的展览、陈列，展示日常的活动等各种途径，让需求者全面了解档案资源和档案管理工作，了解档案资源，还应该采取多种渠道与方式获得档案服务。最后档案管理人员还必须要加强目录建设，把档案室中现有电子档案、纸质档案录入电脑，对档案目录进行完善，给需求者提供方便。

4.3 增强档案管理人员的素质

事实上，要提高档案管理的服务职能就必须要拥有一支高素质的管理队伍，所以职业院校一定要重视管理人员的培训，要鼓励档案管理人员参加相应专业的培训、进修学习，尽量提供一些优惠的照顾正常，要多鼓励档案管理者和同行间进行交流沟通；在信息时代背景下，档案管理人员不但要具有过硬的管理知识，综合运用能力，同时还必须要具有运用网络知识、建设数据库技能，同时档案部门还要积极组织专题学习活动，不断提高综合管理人员的业务素质，从而有效发挥档案管理的服务职能。

4.4 加强档案需求者间的沟通

沟通是人们必须传递信息的重要桥梁，只有进行充分沟通才能够拉近二者的距离。首先要降低档案服务职能的应用中不必要冲突；其次要全面了解双方情况，让需求者更加充分的表现所档案所需，有针对性提出合理的服务职能。随着全面应用智能手机，档案管理者和需求者之间必须要常常沟通，而且沟通不仅仅局限在面对面，还可以通过微信、邮箱、QQ等各种途径和需求者之间进行互动与沟通，才能够满足学者实际所需，有效提供档案的服务职能。