高校档案管理规范化的几点思考

赵林胜

（山东建筑大学 山东济南 250101）

高校档案管理规范化的几点思考

赵林胜

（山东建筑大学 山东济南 250101）

随着我国对教育事业越来越高的重视，高校档案信息量也在信息爆炸情况下愈来愈多，因此，处理好档案管理是很重要的。随着教育体制的不断改革，档案管理工作中也出现了一些纰漏，会严重地影响一个学校的教学质量，需要对此进行改善。本文首先对高校中的档案管理的重要性做了介绍，其次，针对现阶段管理中存在的一些毛病进行了反馈，同时，就笔者个人而言，对高校档案管理的规范化工作进行了思考。

档案管理；规范化管理；思考

1 前言

高校档案管理对高校教育发展有很重大的意义。随着教育体制的不断改革，高校教务工作对档案管理工作提出了更高的要求。改革开放至今，信息量不断增长，对信息的处理难度也自然而然地升级了。

2 档案管理工作规范化

规范化档案管理工作是当下需要解决的问题。档案管理工作对高校的教务工作起着重要的作用，如下：

（1）高校的档案为校领导进行决策提供了参照作用。档案包括各种教学档案、学生学籍档案、学校人事档案、学校科技建设档案等，这些档案为领导调查分析和一些计划的进行提供了依据。规范化的高校档案管理工作可以实现档案在档案室的快速和准确转移，也间接地提高了领导的工作效率。

（2）高校档案为教学管理工作提供了依据。高校的教学档案在教务工作中发挥着重要的作用，依据教学档案，教务处可以了解全面的、系统的材料，根据这些材料的分析研究，可以指定出符合本校的教学计划和制度等，且制定出的这些内容都是真实可信、可操作的。这很大程度是都是高校档案创造的工作效益。

（3）高校档案为学生和教师提供了一定的学历材料依据。教务工作中对教师和学生的评价材料都会归档，因此，可以为教师的晋升提供依据，同时也可以为学生提供学历学籍证明，帮助教师和学生解决世纪问题。

3 高校档案管理工作中现存的一些问题

伴随教育模式的不断变化，档案管理工作中出现了很多漏洞，以下列出了一些：

3.1 高校人员档案材料不全面

许多高校的人员档案管理材料没有明确的归档界限和要求，致使很多人员的综合测评工作所需的材料得不到及时存档，对以后人员的综合素质的考察了解不全面，不到位。就本地的高校来说，高校的毕业生和未毕业生的学生档案在档案管理工作中占较大的比重，而一般情况下，学生档案的评价材料却较少，这跟现今教育体制不符合。

3.2 档案管理制度不完善

目前，我国已有相关的档案管理制度，但是，在高校的档案管理方面，却没有统一的、明确的、可参照的管理制度。高校现阶段采用的都是传统的档案管理模式，没有统一的规范，因此，在对档案进行收集整理时就不完整，比较杂乱。总而言之，目前还存在一些高校的档案管理工作不规范，也没有统一的形式规范，在档案转移过程中，很容易出现问题。

3.3 档案管理信息化系统不健全

21世纪的今天，各种信息都开始实行软件信息化管理，由于软件市场的竞争性，存在一些高校没有合格的计算机系统或者实用的软件程序。同时，由于计算机技术的不断进步发展，对档案管理工作需要对信息的存储进行管理，出现了各种存储方式。信息化系统的不健全无法满足档案信息的网络传播，自然无法实现档案信息的共享，这严重影响了教务工作的进行。

4 高校档案管理工作的规范化建议

通过对现阶段高校档案工作中存在的问题的分析，可以看出，规范化档案管理工作的重要性，因此，要实现高校档案的规范化管理，提出了以下合理性的建议：

4.1 加强档案管理工作的基础建设

高校档案是高等教育持续发展的基础，只有依靠强有力的法律制度的保障，才能从根本上解决高校教育事业的发展问题。因此：①需要强化高校各级人员的档案管理的意识工作，强化档案的宣传工作，比如，通过举办各种会议、展览等，向高校教职工人员宣传国家关于档案的规章制度和档案管理工作的重要意义。②要健全本校的档案管理制度，对档案管理工作的各个环节的工作严格考察，对档案管理人员的工作严格考核监督，定期召开档案管理工作的会议，对当前工作中存在的问题进行反馈解决。③高校对档案管理工作的经济应积极地予以支持，加快档案室的创办，提高档案管理工作的服务能力。

4.2 加强档案管理中文件归档管理

高校档案管理的通常都是一些文件材料，比如教师的论文发表信息等，这些材料都是对高校各项工作开展的真实的直接的记录，是学校信息的珍贵财富。它对高校其他工作的管理质量和效率具有考察参照作用。因此，档案管理工作需要与高校其他一些相关工作结合进行，从而保证档案材料的及时性和准确性。同时，需要注意的是，这些材料的正确及时归档与相关人员有关，需要高校各级人员积极配合档案管理者的工作。

4.3 丰富档案材料的内容

高校主要目标就是培养创新型的人才，因此在档案建设方面，要丰富其内容。比如学生的档案材料需要完善其在校的各种积极和消极的表现，对学生进行客观评价，全面反映学生在校期间的发展情况，使得学生档案材料为就业单位提供参考依据。

4.4 对档案管理逐步实现信息化的管理

信息量爆炸的时代，高校的档案成千上万，若对这些档案不进行信息化的管理，或者其信息化管理不到位，很可以会导致档案材料出现丢失混乱的现象。信息化的管理也会是未来档案管理工作发展的必经之路，因此，高校对档案管理的信息化管理要全面支持，健全和完善信息化管理系统，确保信息的完整性、真实性和准确性，更有利于其他工作的开展，提高了工作效率和效益。

5 结束语

高校档案管理工作是高校正常运作的基础，是需要各级人员和部门协作的工作。通过对现阶段高校档案管理工作中存在的问题进行分析，提出了对档案管理工作进行规范化的一些建议，这些建议仅仅是笔者思考到的。高校建设的主要目标就是培养创新型应用人才，是国家未来发展的希望，因此，还需要广大人员对高校档案管理工作中的问题积极反馈和建议。

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G275.9

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1004-7344（2016）13-0015-01

2016-4-15