论档案管理信息化建设存在的问题与对策

2016-07-12翁国辉

大科技 2016年13期

关键词：档案管理信息化人员

翁国辉

（中铁二局第三工程有限公司四川成都 610000）

论档案管理信息化建设存在的问题与对策

翁国辉

（中铁二局第三工程有限公司四川成都 610000）

现代社会是一个信息化的社会，随着信息化进程的不断加快，档案管理信息化建设也取得了较大的发展与进步，档案管理逐渐实现科技化、智能化与规范化，但是在档案管理信息化建设的过程中同样存在着不少的问题，对此，本文首先对档案管理信息化建设存在的问题进行了分析，并对其对策进行了探讨，仅供参考。

档案管理；信息化建设；问题及对策

1 引言

档案管理信息化建设，不仅需要对档案信息化管理标准进行制定并完善，使档案管理工作的健康有序进行得以保证，而且还需要对档案管理应用软件进行研发并推广，使电子档案的完整有效以及其规范齐全得以切实地保证。其最终的目的就是使档案信息资源能够实现科学的管理与合理的分配，确保档案资源系统网络化、标准数字化。档案管理信息化建设具体包括基础设施、档案信息资源、应用系统、标准规范与人才队伍等建设内容。从本质上来看，档案管理信息化是管理模式与工作方法的革新与改进，以现代数字信息化方式存储与转送，为社会提供便利服务。

2 档案管理信息化的内容以必要性

2.1 企业档案管理信息化的内容

所谓档案管理信息化是指充分利用信息技术对档案信息资源进行管理，为档案信息资源管理提供信息化的管理和服务。企业档案信息管理的内容包括多方面，例如使档案信息管理朝着网络化、数字化的方向发展；使企业档案信息接收、存储及传递的一体化得到实现，针对企业电子档案进行有效管理和标识，基于电子信息资源标识、查询等展开标准化建设；利用档案信息管理来实现对企业档案信息档案的共享。

2.2 企业档案管理信息化的必要性

企业档案管理信息化的实现，对于现代企业来说是一种必然的趋势。①加强档案管理信息化可以使企业档案管理工作的效率得到有效提升，同时还能减轻档案管理人员的劳动强度，在档案管理工作中避免出现文档存积的问题。②加强档案管理信息化可以有效补漏文档，在工作中档案管理人员只需要对相关档案进行归档，直接利用计算机检索相关信息，就可以找到档案管理中存在的问题，以便及时查漏补缺。③加强档案管理信息化建设，可以有效缓解档案中供需的矛盾问题，促进档案信息质量的提升。④现在大量的高科技文件已经被开发和利用，档案载体也朝着多元化的方向发展，所以，档案管理方式也面临着较高的要求，这种情况下传统档案管理已经不能满足社会的发展需求，加强企业档案管理信息化工作很有必要。

3 档案管理信息化建设中存在的问题

3.1 对档案管理信息化的了解不深入

①档案管理信息化是一种新的档案管理方式，其管理理念和管理方式都与传统档案管理存在一定差别，要想从传统档案管理成功过渡到现代化的信息管理，如果档案管理人员不能正确认识这一转变，那么档案管理信息化建设必然会出现阻碍。②档案管理信息化建设需要投入大量的资金，目前企业中相关人员认为档案管理信息化建设的必要性不大，这种观念严重影响了档案管理信息化建设的顺利进行。

人的管理与操作在档案信息化建设中有着至关重要的作用，现阶段，从事档案管理的工作人员中的大部分只能对一些文件进行归档以及其他的一些基础性工作。随着社会的不断发展与进步，档案管理工作的内容与形式均发生了较大的变化，传统的工作及管理模式已经越来越不能适应现代社会的要求，而且仅仅依靠一点粗浅的档案管理知识也难以胜任现代的档案信息工作。①档案信息化建设需要与目前的网络技术、计算机技术等相结合，对工作人员的要求非常高，不仅要具备档案管理方面的素质，还要具有相应的管理和技术能力，但是目前这种人才非常少。②现阶段档案信息化管理的工作人员在技术能力、管理经验方面都都有所欠缺，加上人员的稳定性也不足，多数情况下人员刚刚熟悉工作内容，就将其调离岗位，因此，管理人员并不能充分满足档案管理的需求。③多数档案管理人员对档案管理信息化建设的认识程度不足，不能按照相关要求展开严格的管理，这种情况下档案管理信息化建设的展开受到了一定的阻碍。

3.3 档案管理信息化技术缺失

在档案管理信息化建设工作中，技术确实也是一个非常重要的问题。在档案信息化管理工作中需要用到很多专业技术，然而目前多数档案人员还未明确相关设备的使用方法，很多情况下设备的功能并不能得到充分发挥。同时，目前在技术指导及管理上也存在严重问题，因此很多技术在应用过程中并不能发挥其应有的作用。技术指导的缺乏对档案管理信息化建设进程产生了严重阻碍。

3.4 缺少资金方面的支持

在档案管理信息化建设过程中需要投入大量的资金，然而目前资金投入不足严重影响了档案管理的信息化建设，目前很多部门缺乏档案建设资金的来源，利用其他方面经费来支持起到的作用非常小。虽然一些单位有经费，但是远远不能使档案管理信息化建设的要求得到满足，在设备采购工作中不能将设备配备齐全，档案管理信息化建设工作受到了严重影响。

3.5 管理体系不完善

管理体系不完善是档案管理信息化建设过程中非常重要的一个问题。①档案管理信息化建设中没有建立完善的质量控制体系，档案管理信息化建设的效果不能得到充分发挥。②档案管理信息化建设开发利用体系不完善，档案管理工作不到位，不能对信息进行有效检索。

4 对策

4.1 加强对档案管理信息化建设的认识

在档案管理信息化建设过程中，引导人们认识到档案管理信息化的重要性非常重要。①应在企业中组织相关人员参加有关档案管理信息化的培训，进一步明确档案管理信息化建设的重要性，促进档案管理人员管理思想与管理模式的转变。②企业发展过程中，领导的意志起到了决定性的作用，因此应该不断强化相关领导人员的责任意识，由领导带领档案管理人员展开信息化建设。

小学生加法和减法口算速度的发展趋势上较为一致，都是随着年级的增长，口算速度得到提高，并在高年级逐渐趋于稳定．其中，口算广度为2的加法和减法的口算速度在二~三年级增长幅度最快，口算广度为3的加法和减法的口算速度在四~五年级增幅最大．因此，二年级和四年级是小学生口算速度发展的关键期．

4.2 提高档案管理人员的管理水平与业务素质

信息化时代带动档案管理工作内容也发生了改变，工作领域与服务范围扩大，服务水平与档案管理手段提高，这些都给档案管理人员提出了新的挑战。当前，各单位档案管理部门中专业人才普遍缺乏，档案管理人员队伍结构不合理。基于此，一方面，各单位应改变档案工作者现有的知识结构，建立由档案学专业、相关学科专业、外围基础学科专业知识和科学文化知识组成的合理的知识结构，建立复合型档案管理队伍，以便在信息化建设中提供最大的人才保障，同时，还要引进各方面的人才，充实档案管理队伍，建立多样化的专业人才，以便应对档案管理现代化与信息化需求；另一方面，各单位应通过档案信息化管理的继续教育与“外包”，调整档案工作者的知识结构，对他们进行继续教育，提高他们的操作水平与服务能力，将自身不擅长的、专业化要求很高的相关业务外包给专业公司完成，利用社会资源弥补档案人员能力的不足，这也有利于专业技术人才缺乏的档案馆获取最好的、最新的技术，节约人力资源，提高工作效率。

4.3 增设存储设备，加大对档案信息资源的硬件建设

在具备了丰富的信息资源之后，还需要有统一、专业的管理设备，以实现档案部门电脑网络全覆盖。同时，信息资源的存储要舍弃传统的储存模式，采取大容量的存储载体。随着各单位档案信息的迅速增加，档案部门面临着繁重的工作内容，这在客观上要求其具备高容量、便捷化的存储设备，可以通过计算机的磁盘存储系统、光盘存储系统、云盘存储系统等，解决档案信息存储难的问题。如此，通过使用高速度、大容量的存储设备，一方面减少了工作人员的工作量，另一方面也提高了存储效率。这种规范化、科学化的处理手段能确保信息管理的稳定性与安全性，实现档案管理的信息传输、交换与资源共享。

4.4 制定并完善科学合理的标准规范与管理制度

实现用户高速便捷获取档案信息需求是档案信息化建设的重要目的，为实现这一目的，很重要的一项工作就是要完成档案数据库的信息存储与资源使用标准化、规范化建设，兼顾国际要求，避免档案信息资源的重复研发、重复利用等问题，为信息资源共享提供基础。档案信息化建设除要有科学合理的管理制度外，还应实现信息的标准化建设，促进档案事业与档案信息化建设的健康有序、协调稳步发展。信息化建设的标准规范能提高档案管理与服务水平，加强档案管理工作与其他社会工作的交流融合，实现经济效益与社会效益的双重目的。档案管理标准的信息化建设应着重从档案管理信息化的网络环境标准化与信息资源标准化入手，制定符合实际的档案管理信息化的相关标准规范。