供应商自助结算平台的研发与应用

和心 刘雷 陈曦 段林凤 金菲菲

供应商自助结算平台的研发与应用

和心 刘雷 陈曦 段林凤 金菲菲

（国网冀北电力有限公司物资分公司 100075）

为提升合同结算效率，加强电网公司物力集约化管理能力，本文以国网冀北电力有限公司物资分公司合同结算工作为案例，结合实际工作进行分析，提出因考核周期以及工作量巨大等问题的信息化解决方案，对供应商自助平台研发和应用情况进行总体介绍，为提高统签统付物资的结算效率，进一步加强供应商服务大厅管理能力等具有重要意义。

1 实施背景

国网冀北电力有限公司物资分公司是冀北公司物力集约化建设的支撑单位，承担物力集约化职能管理工作，担负为冀北电网发展提供物资供应保障的核心业务。合同结算是采购合同执行中的一个重要环节，其工作涉及内容比较广泛，涉及到合同、供应、财务多个业务环节以及物资、项目等多个单位。物资分公司每年合同量过万，结算金额超过几十亿元，审核发票、订单核对等工作逐年激增，每月物资结算高峰期供应商服务大厅会出现非常严重的排队拥挤现象，导致工作人员面临巨大工作强度，制约了结算工作效率。

2 目前的付款结算流程

供应商办理物资到货验收手续签字、盖章齐全后，携带纸质发票、到货验收单、入库单等付款手续至供应商服务大厅办理结算。首先拿号排队，叫号后由大厅前台工作人员对发票等单据进行数据清点、核实，无误后前台工作人员将数据手工录入系统，接收供应商带来的相关发票及单据。合同结算专责按公司结算相关规定，向本公司财务统一上报付款计划，次月办理货款支付。

3 自助结算平台

为了改善合同结算工作中存在的诸多问题，切实提升工作效率，有效提高供应商服务大厅的管理水平，针对现行方法提出几点假设性建议及思路：利用现代信息化手段改进物资结算管理模式，建设专业的物资供应结算平台。

3.1 基本思路

为了提升供应商递交增值税发票的办理和结算效率，有效缓解工作人员工作压力，提升服务质量，通过这一技术平台可以实现从发票递交到付款全流程的自动化和数字化管理，提升物资结算的管理水平，可以稳步提升企业的信息化管理水平，从技术上为物资集约化管理提供信息系统支持。

3.2 研发内容

建立合同结算自助服务平台，实现信息的自动识别和存储，将发票信息转变为影像资料进行保存，实现工作系统的数字化管理。在研发过程中，设置运算规则，开发对应的接口程序，实现发票信息的实时扫描功能和订单管理功能，将各类信息集成起来，实现集约化管理。设置发票审核平台，对发票信息进行自动审核，有效降低发票人工审核的时间，提升工作效率。设置发票过账模块，对发票的校验信息进行自动的填写和校验，代替传统人工录入信息的工作方式，保证工作效率的同时提升数据准确性。建立信息查询模块，相关工作人员及供应商可对发票信息及其处理情况进行实时查询。

3.3 处理流程

首先要统一梳理工作流程，对必要的环节进行有效的优化和整合，确立新的物资结算流程。将ERP系统和平台功能集成起来，定期接收ERP管理的相关数据和单据，使用平台中的服务器进行统一的存储和管理。供应商可通过服务大厅内的终端设备查询合同结算信息。审核之后，如确定数据无误，则通过扫描设备来扫描单据，采用光学识别技术将票面信息转化为结构化的数据信息，并与采购单据中的信息进行匹配，自动查询订单信息等，供应商确定数据准确之后，点击确认，平台保存相应的数据。系统自动获取结算信息，并且按照规定的格式自动生成电子粘贴单据，供应商负责单据的整理和粘贴工作。与此同时，系统将结算信息自动提交到票据审核人员处，审核人员对相关数据和信息进行审核，确认无误后，接收原始凭证，并提交结算。

3.4 保障措施

成立专门的研发团队，对全流程系统操作提供必要的技术支持，保证财务部门和履约部门的良好配合，做好项目的软件开发、硬件搭建、业务开展以及人员培训等工作。在硬件方面，冀北物资公司供应商服务大厅将配置打印机及发票单据扫描设备，作为平台的应用终端设备。要构建高端计算机作为服务器，同时要配置工作计算机，将ERP系统与自助平台集成起来，供应商可以在系统中密码登录自主查询合同数据。在系统的试运行工作期间，由厂商负责设备和系统调试的维护，待系统正式上线，则交由ERP运维团队做日常维护。

4 应用成效

建设供应商自助结算平台是信息化自动化的发展趋势，顺应了物资集约化管理“精益、扁平、集约、高效”的发展方向，减少合同结算工作人员人数，有效降低运营成本，提升物资结算的服务质量和工作效率，实现结算环节的信息化管理，不断提升电网企业的现代化新形象。

4.1 工作模式创新

应用信息化操作平台取代传统的手工处理的工作模式，实现发票处理的全自动化和智能化发展，从业务数据中直接获取财务结算数据，发票信息可以一次采集，并实现全程共享，最终实现协同管理。通过系统的开发和应用，不仅优化了信息管理模式，改变公司人才缺乏的状况，可让公司管理的被动局面有较大的改善。

4.2 工作流程创新

系统在设计过程中对工作流程进行创新和优化，将供应商管理模块纳入到发票处理模块中，供应商发起结算业务，并进行发票的打印和整理任务，这和传统的方法依靠财务人员处理的方式有很大不同，不仅提升了结算和审核效率，同时也有效的提高了供应商处理结算工作的积极性。

4.3 服务理念创新

供应商自助结算平台的建设一贯秉持优质服务理念，利用这一平台有效的节约了排队时间，提升了工作效率。与此同时，供应商可以在相关终端设备随时随地查询结算信息，让供应商更加便捷的掌握款项支付情况，提升工作人员的工作效率，降低了业务人员的时间成本，有效改善了服务的水平，让企业社会形象有了极大的提升。

4.4 工作协同创新

利用系统集成，将财务部门的工作平台与前端业务部门联系起来，实现部门之间的业务和数据共享，保证信息的实时共享。自主终端设备利用影像方式采集数据，采集的数据涵盖业务处理整个过程，所有的工作单据都被扫描成为影像数据记性保存，发票处理得到有效控制和管理。

4.5 技术水平创新

针对供应商建立的自助结算平台应用先进的技术，发挥影响数据扫描和识别功能，该平台具有友好的界面、简单的结构、操作简单等优势，同时其扩展性和集成性较强，能够适应不同的应用场合，保证先进的技术在企业中有良好的应用，对同类企业来说具有较大意义。

[1]石孝华，周轶．电网物资结算手续不健全引发的风险探讨[J]．商业会计，2014.

[2]高路，何永珍，刘同和．浅谈电力企业如何进一步提高物资集约化管理效能．时代报告，2012.

F426

A

1004-7344（2016）31-0239-01

2016-10-18

和心（1982-），女，满族，北京人，硕士，研究方向为合同结算。