政府机关办公自动化系统建设与应用存在的问题与对策

林前程

（江苏省生态环境监控中心 江苏南京 210036）

政府机关办公自动化系统建设与应用存在的问题与对策

林前程

（江苏省生态环境监控中心 江苏南京 210036）

本文从自身参与公办公自动化系统建设的全过程管理（包括项目启动、部署安装、需求调研、开发实施、用户培训、上线运行、运维服务等）思考，总结和归纳工作经验，提出政府机关办公自动化系统存在的若干问题及解决对策。

办公自动化；问题；对策

近年来，我国各级政府积极顺应发展趋势，主动融入发展潮流，充分运用现代信息技术，建立与行政管理相适应的电子政务体系，打造优质高效、规范透明、廉洁公平的创新型、服务型政府，取得了积极进展。江苏省信息化水平和服务能力位居全国前列，互联网+、云计算、大数据中心、智慧江苏建设进程正在加快推进。省环保厅作为省政府协下设机关单位之一，积极顺应时代发展，紧跟步伐，建设安全可靠、功能完善、规范灵活、运转高效的办公自动化系统，对于进一步提高工作效率、调控能力，更好地实现“生态江苏、智慧环保”，具有十分重要的意义。

省环保厅办公自动化系统自2010年运行以来，虽然从一定程度上大大提高了工作效率，但在系统的升级建设及使用过程中，仍然存在标准不统一、贯彻不通畅、产品适应性、工作人员业务水平参差不齐等问题。

1 建设与应用过程中存在的问题

1.1 标准不统一

建设省厅内部行政办公基础平台，最初的建设目标是实现跨单位之间的事务处理，实现省厅机关、省厅直属事业单位、各市县区局及有关单位直接配置使用。但我厅在建设办公自动化系统的过程中，由于部分先进市、县（区）独立开发本级系统，对各自系统分散管理，加上没有统一的规范和标准化，导致各系统之间缺乏开放、共享、接口不统一。从而出现省内多套办公系统，相互之间不兼容的情况。

1.2 贯彻不通畅

办公自动化系统的应用，需要建立和完善各种规章制度，使工作人员能够接受和严格按照规定使用，才能保证系统的正常运行。目前，考虑安全问题，我厅办公自动化系统部署在专用内网，在使用过程中存在人员不及时登录内网打开系统处理每日相关工作，导致大量的公文堆积在某个节点无法正常流转下去，直接影响了系统使用的效率和质量。

1.3 政府与企业适应性的差异

考虑到产品化系统的稳定运行、运转效率高、功能齐全等优势，我厅升级办公自动化软件选用了产品化系统。但实施过程中发现系统对政府与企业的适应性有很大的差异。主要表现为两个方面：①两者间信息化接受程度的区别，因为不同的管理模式，企业对信息化理念比较先进，容易适应新事物，新理念，而政府部门相对滞后；②两者间文化的区别，如升级办公自动化系统产品里自带的一些“集团”、“协同”等用语适用于企业，但在政府机关却不合适。所以针对此类问题，建设系统时也需进行不同程度的修改。

1.4 产品化系统与定制化系统的差异

在建设过程中，因为产品化系统的组织架构与应用的强结合型，加上政府机关涉及个性化需求比较多，所以存在个性化不足，与机关工作人员特别是领导界面简洁、易操作的需求不贴切等问题，从而导致大量的开发工作，致使开发的速度、质量无法满足需求的现象层出不穷，不仅失去了产品化系统的优势，同时使原本比较成熟的系统被开发成“四不像”或“瘫痪”状态。而定制化的系统虽然可根据用户需求进行个性化定制，但在系统的稳定性和运行效率上存在一定的问题。

1.5 培训效果不明显

根据项目计划进度安排，系统预上线及正式上线阶段，分别以分期分组方式组织全厅人员对系统进行的集中培训，为进一步熟练应用软件，掌握公文操作步骤，多次分别对厅系统各直属单位人员进行单独培训。虽然经过多次培训指导，但在后期的运行使用过程中，仍然存在不清楚发文操作步骤、不清楚如何办理公文的现象。

2 解决对策

2.1 统一标准和规划

若要实现实现省厅机关、省厅直属事业单位、各市县区局及有关单位直接配置使用的目标，在系统建设的准备阶段，需要结合省、市、县三级机关信息系统的现状，制定一整套的标准和规范，包括计算机软、硬件环境标准、信息传输规范、系统接口规范、管理制度等，这样才能保证整个系统有序、高效的运行。

2.2 转变思想观念

政府机关应顺序时代发展，充分认识到办公自动化的趋势必然性，不论是政府领导还是政府机关工作人员都要尽快适应新的工作方式，由不习惯到习惯，进而从习惯到熟练掌握和运用办公自动化系统，自上而下地转变观念，推动办公自动化的发展。

2.3 明确业务需求

明确系统建设牵头部门，明确公文流程，确定收发文流程中各节点的功能需求。办公自动化系统不同于其他业务系统，该系统面向的范围广、人员多，无法满足每个人的需求，只能以大局为重，避免一个需求出现多个不同意见的情况，避免出现因个人审美或者操作习惯等意见而需要修改的情况。否则给开发带来大量的工作难度，从而影响系统的使用，降低系统的运行效率。

2.4 提高业务素质

为顺应信息化时代发展需要，政府机关所有人员应加强重视系统培训以提高业务水平，在技术人员的培训指导下，学会并熟练操作电脑，熟悉厅公文流转过程，熟练掌握收发文各节点的办理操作步骤及公文的流程追踪、统计、查询等功能。为确保工作人员人人会用，必要时采取切实可行的措施对人员进行培训考核工作，达到以高效的工作方式来提高工作效率的效果。

2.5 系统接口要面向多元化

为实现无缝底层对接，以及与第三方系统的整合，办公自动化系统需实现与厅1831系统、厅门户网站、公文交换系统、档案系统等现有系统的对接整合及单点登录，所以办公自动化系统需具备可开放且多元化的开发接口，以便适应不同的办公需求，使办公更为便捷。

[1]杨仲年.浅谈办公自动化管理中存在的问题和解决的对策．办公室业务.

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TP311.5

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1004-7344（2016）17-0227-01

2016-6-1

林前程（1981-），女，江苏连云港人，工程师，学士，曾从事环境监测与管理工作，现主要从事环境信息化建设方面工作。