办公室文书档案的管理及常见问题

夏世桂

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 四川成都 610072）

办公室文书档案的管理及常见问题

夏世桂

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 四川成都 610072）

本文探讨了办公室文书档案的管理及常见问题，首先简单介绍了文书档案管理工作的内容及其重要性和办公室文书档案管理特点，随后详细分析了当前我国办公室文书档案管理中存在的常见问题，并就这些问题提出了针对性解决方法。最后对本文进行总结，同时对未来我国办公室文书档案管理工作的发展提出展望。

办公室文书档案；管理；常见问题

1 引言

文书档案管理工作是服务型工作的一种，可以为重大决策提供决策依据，具有不可替代的作用。在当前形势下，办公室文书档案管理工作的重要性日趋提升，为了更好地发挥文书档案管理的作用，必须要进一步提高办公室文书档案管理的管理意识和管理质量。由此可见，研究办公室文书档案的管理及常见问题是极其重要的，通过该项研究，我们一方面可以了解到当前办公室文书档案管理中存在的弊端，另一方面还可以针对性地提出优化办公室文书档案管理的措施[1]。

2 办公室文书档案管理特点

通过研究发现，当前我国办公室文书档案管理的特点主要表现在以下两个方面：

2.1 工作重点是资料的收集与保存

办公室文书档案多数是以已经发生的事件、过程记载、人事书报、物品存档和关键文件为管理对象，其载体主要是纸质或其它类型载体。在管理过程中要对资料进行分门别类的存放，因此办公室文书档案管理工作的重点就是资料的收集与保存。

2.2 文书档案管理与文书工作联系密切

文书工作的内容主要有文件登记、运转、文件整理收集、文件立卷以及文件归档。文书工作的过程就是办公室文书档案形成的过程，如果没有文书工作，那么文书档案工作也就无从谈起。文件的书写材料、文件格式、收集的齐全度以及能否及时归档，这些都会影响办公室文书档案的质量和管理工作[2]。

2.3 文书档案载体多样性

文书档案真实反映、记录了单位日常运行过程中的真实情况，并且涉及了很多方面的内容，其中包括党群管理、行政管理、科技档案、新设备档案、新仪器档案以及会计档案。因为办公室文书中的内容是非常丰富多样的，导致文书档案保存载体也呈现出多样化。当前文书档案载体的类型有很多，其中包括照片、录像、录音、合同、协议、责任书和电子档案。

3 办公室文书档案管理常见问题

随着文书档案管理工作的不断开展，办公室文书档案管理也显现出很多问题，总结起来，主要包括如下几个方面：

3.1 办公室文书档案管理工作重视不足

随着办公室文书档案管理工作的开展，越来越多的人开始重视起办公室文书档案管理工作，然而当前办公室文书档案管理工作重视不足的现象依然频频出现。归根结底，这都是因为办公室文书档案重要性的宣传不够到位的缘故。很多人认为办公室文书档案管理工作不重要，甚至有些人还觉得办公室文书档案即便取消也无所谓。正是持着这种态度，所以很多人只是单纯地保存办公室文书档案，但却很少去管理并利用这些文书档案。这样一来久导致资源严重浪费的情况出现，降低了文书档案的利用效率[3]。

3.2 办公室文书档案管理费用不足

由于办公室文书档案管理需要一定的储存空间，与此同时，现代信息化文书档案管理方式也需要购置足够的信息设备。因此，办公室文书档案管理是需要资金投入的。然而当前我国绝大多数办公室文书档案管理的费用明显不足，远远无法满足办公室文书档案管理所需。这样一来，办公室文书档案管理工作就无法正常进行。

3.3 办公室文书工作和档案管理工作不规范

当前很多办公室文书工作和档案管理工作存在不够规范的现象，在文书工作和档案管理工作的衔接主体和处理方法方面存在着很多问题。这些问题主要表现为用纸不达标、文件使用不当、版记不全、分类不明晰、原稿文件缺损、程序不规范以及装订不规范等。

3.4 办公室文书档案管理人员综合素质不高

办公室文书档案管理工作对于各单位日常工作的开展有着非常重要的意义，想要做好这项工作，离不开专业的管理人员。当前我国大多数办公室文书档案管理人员的综合素质不高，不具备足够的专业档案管理技能。有些办公室档案管理人员的责任心不足，有些办公室档案管理人员的档案管理意识不足，甚至连办公室文书档案管理的基本知识都不了解。这样一来，就很容易导致文书的混乱和收集保存不全的情况，最终使办公室文书档案管理工作受到影响。

4 办公室文书档案管理问题解决方法

办公室文书档案管理工作直接影响着各单位办公室各项业务工作的效率和质量，而文书处理工作也是办公室的主要工作之一。如果办公室文书档案管理工作出现问题，不仅会影响到办公室正常工作的开展，进而也会影响到整个单位工作的正常进行。办公室文书档案种类繁多，管理工作也十分复杂。想要提高办公室文书档案管理工作的效率和质量，解决办公室档案文书管理工作中存在的问题，可以从如下几个方面入手：

4.1 规范办公室文书档案管理体制

在现今办公室文书档案管理工作中，文件管理和档案管理是由不同的部门进行管理。这种管理模式使得档案部门无法参与文件的前期管理，继而影响到文书档案管理工作的开展。针对于此，想要提高办公室文书档案管理效率和质量，首要做的事情就是规范办公室文书档案管理体制，让档案管理部门来负责文件的前期指导工作和控制工作。这样一来，才可以确保从文件的形成、处理、归档、查阅等环节拥有统一的管理和指导。在规范办公室文书档案管理体制时，必须要细化管理体制，提高办公室文书档案管理的操作性。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，避免滥发文件和无效文件。

4.2 做好文书档案的收集工作

在办公室文书档案管理工作中，资料收集工作是非常重要的。甚至可以说，想要做好办公室文书档案工作，必须要确保文书档案的收集工作达到要求。在具体操作时可以从如下三个方面来进行：①规范档案文书范文，要做好文书档案的分类、收集和保存工作，要确保文书档案的字迹清晰、格式规范，而且要严格按照文书档案类目进行分类、整理和保管工作；②规范收文程序和行文程序，要统一保管办公室档案文书，规范办公室文书档案的文件选用、文字编号、正文、主题词、附件，同时严格按照规定进行操作，最终做好文书档案的整理和使用工作；③做好目录编号工作，要建立起合理的检索工作，充分使用计算机信息技术，同时利用好管理软件，不断完善办公室自动化系统，最终实现办公室文书档案网络管理工作。

4.3 提高办公室文书档案管理经费

办公室文书档案管理工作离不开足够的费用，针对于此，各单位要充分重视起办公室文书档案管理工作的作用，为其提供足够的管理经费。与此同时，要积极引入先进的办公室文书档案管理设备和管理软件，从而实现管理技术的改进与提升。

4.4 提高办公室文书档案管理人员的综合素质

办公室文书档案管理工作离不开管理人员的操作，如果管理人员的综合素质不够高或者专业技能不足，那么文书档案管理工作也就难以得到切实有效的开展。由此可见，提高办公室文书档案管理人员的综合素质是非常重要的。想要提高办公室文书档案管理人员的综合素质，可以从如下几个方面来入手：①要向办公室文书档案管理人员灌输文书档案管理工作的重要性，使全员重视起该项工作；②要制定出合理的激励措施，通过正激励和负激励措施来提升文书档案管理人员工作的积极性；③要做好对文书档案管理人员的培训工作，通过定期培训的方式提高文书档案管理人员的专业技能，与此同时，还要让文书档案管理人员掌握新型文书档案管理技能，例如计算机信息技术。随着现代计算机信息技术的发展，办公室文书档案管理工作也出现了很多隐患，例如计算机黑客入侵、互联网病毒泛滥以及互联网事故等，以上隐患都会给办公室文书档案管理工作造成了巨大的威胁。由此可见，提升文书档案人员的计算机应用能力和信息安全防范意识是非常重要的。

5 结束语

通过本次研究可知，当前我国办公室文书档案管理中存在着办公室文书档案管理工作重视不足、办公室文书档案管理费用不足、办公室文书工作和档案管理工作不规范以及办公室文书档案管理人员综合素质不高等常见问题，针对这些问题，本次研究提出了规范办公室文书档案管理体制、做好文书档案的收集工作、提高办公室文书档案管理经费以及提高办公室文书档案管理人员的综合素质等解决方法。随着未来我国办公室文书档案管理工作的不断开展，相信我国办公室文书档案管理工作质量和效率也会不断提高。

[1]刘睿智.浅谈医院文书档案的规范化管理措施[A]“.决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（上）[C].2016.

[2]马婧如.文书档案科学化管理的路径分析[A].决策论坛——系统科学在工程决策中的应用学术研讨会论文集（上）[C].2015.

[3]吴加琪.突发事件中的档案信息公开问题探讨[J].档案管理，2015（09）：25～26.

G275.2

A

1004-7344（2016）26-0011-02

2016-8-23

夏世桂（1963-），女，中级馆员，本科，主要从事办公室文书工作。