浅议ERP系统在电网工程竣工决算管理中的应用

王湔璋

浅议ERP系统在电网工程竣工决算管理中的应用

王湔璋

传统电网基建工程竣工决算往往是在工程竣工投产后再着手开展竣工决算的编制工作，且涉及计划、物资、合同、设备、资产、财务等众多业务及相关部门，各业务之间的管理要求和信息无法进行有效共享，从而制约工程竣工决算的编制水平。如何借助ERP系统将特高压电网基建工程竣工决算从事后编制变为事中管控，有效整合各业务部门信息，按时高质量地完成竣工决算报告和资产划转工作，是当前亟待解决的竣工决算管理难题。

ERP系统；跨区电网工程；竣工决算管理

一、问题的提出

在第一条特高压输变电电网建设过程中，由于项目业务流程尚未明晰，前期也未曾出具相应的业务规范，容易在业务处理过程中产生原有信息系统与实际过程数据不一致的情况。另外特高压输变电工程被动的使用旧的项目架构，使刚刚上线的ERP系统在现实工作中较多的只是作为账务记录和管理的应用软件使用，未能从根本上发挥ERP系统的高度集成性能和过程投资控制的线上管理；在合同管理方面，部分施工单位申请进度款时仅是上报大包合同的合计总额，未按照工程架构的明细项进行单价或总价的合同拆分，造成业务数据挂接不严谨，在事后编制竣工决算时数据核查难度加大，并对项目后续的转资产生较大影响。

二、ERP在特高压跨区电网工程竣工决算管理中的应用

1.对原有工程WBS结构进行调整。依据标准资产清单的基础，在充分调研项目初设概算、项目标准架构规范和ERP系统现有架构等相关文献基础上，由建设管理单位组织现场建设专家和运行管理专家进行了ERP系统标准WBS架构模板编制工作.并根据电网工程建设预算编制与计算规定中的相关要求，在项目初级阶段，要求设计单位进行报价分解，按照特高压输电工程的实际拆分设计架构固化至ERP系统中，即将所有施工合同拆分至WBS的最底层。并在进度款支付中，将施工合同单价和总价部分分别与工程架构进行逐一关联，实现进度款的完全分解与工程投资全过程的线上管控。

2.工程竣工验收时，自动形成现场验收清单。针对已发生业务的WBS分别建立与资产WBS标识、WBS费用类型及资产类别编码的对应，并固化于ERP系统中，以便于现场验收清单、生产准备费清单、备品备件及重点低值易耗品清单的数据自动导出，并可将线外更新审核后的现场验收清单重新上载。减少重复核对资产设备数据的人力物力，同时也避免手工填制现场验收清册出现错误概率的业务风险。

3.费用分摊与资产价值自动归集基建项目验收完成和合同结算完成后，并且在项目成本已完全入账条件下（项目状态显示“关闭”，并确保后续不再发生成本费用），由财务人员收集完成相关竣工决算原始资料，全面检查和梳理各级WBS架构下合同、采购订单的挂接层级、状态、金额，并核对各级WBS工程成本，最后遍历WBS设置参数，制定费用分摊规则。依次对建筑——待摊费用、建筑——基础、材料（非资产类）、安装费用、其他费用进行分摊，实现资产价值的自动归集。

4.建立ERP系统辅助决算转资功能。建立了ERP工程预转资和决算转资功能，预转资功能更具体包括项目成本重分类，预转资批次创建、维护，预转资资产选择，价值确定，数据确认及过账等功能；决算转资功能包括费用分摊，资产价值归集，竣工决算报告系统出具，编制和上载，竣工决算报告逐级在线审批，竣工决算报告审批通过后系统自动关闭项目等功能，以防止工程决算后反复开口、切实提升特高压跨区电网工程竣工决算的业务水平和工作质量。

三、工作成果亮点及差异分析

1.“ERP系统支撑跨区电网工程竣工决算”最大的亮点是以支付为核心向以资产为核心的转变。“ERP系统支撑输配电工程竣工决算”将项目建设过程看作是资产形成的过程，并根据资产管理阶段所需的所属项目、类别、采购来源等关键信息，前移到项目设计阶段，以资产为核心建立WBS架构，真正实现工程项目实施与资产建设的无缝集成。确立了资产与WBS的对应关系，把WBS细化到固定资产目录及其重要组成设备层级，明确了设备与安装费用的对应关系，贯彻以标准化资产卡片为核心的理念，通过将项目结构标准化及将规范化的项目建设标准固化至ERP系统，以实现系统辅助竣工决算目标。

2.线内外竣工决算报告差异分析

因此送端换流站竣工决算报告的手工编制工作正在进行中，此送端换流站已成功应用ERP系统实现辅助竣工决算转资功能，并已自动出具竣工决算报告。两版报告间在工程成本、付款总数上预计保持一致，但明细数据预计存在部分差异。原因有以下几点：

（1）系统出具的竣工决算报告行项目明细源自项目架构，决算金额源自工程成本，工程成本则源自合同明细数据。因此，前端业务人员在系统录入的合同采购数据将直接影响线内出具的决算报告；而手工编制的决算报告则依附线下归档的材料,例如实物现场盘点的结果。前端业务人员在进行系统录入时只能按照合同签订时的总数进行入账，而无法按照实际结果在系统进行操作，因此两版报告预计存在明细行项目数据的差异。

（2）前期为将某送端换流站系统架构调整为标准WBS架构，经过了多次的数据切换，包括WBS架构切换、业务数据的冲销及重新入账，以及合同的明细拆分，与原始数据预计存在部分差异。例如针对某送端换流站新旧物资类采购申请的切换，当时是由设计院按照明细架构进行数量和金额的调整，而服务类采购申请的切换是由前端业务部门按照明细架构进行调整，并未按照现场实际施工采购的数量和金额进行调整，由于采购申请的数据直接影响工程成本，因此也间接影响竣工决算报告的数据。

针对线内外竣工决算报告可能存在的差异，可待线外决算报告出具后，再通过系统出具一版线内决算报告，此时再将线内外报告进行详细对比。在ERP测试系统中按照线外数据进行模拟调整，得出产生差异原因并在系统中完成调整，并出具详细的差异分析报告。通过差异分析报告详细阐述差异出现的具体原因，同时提出规避差异的解决方案，旨在针对未来新建工程出具系统决算报告的数据准确无误。

总之，“ERP系统支撑跨区电网工程竣工决算”工作的实施和部署，是基于提高大型基建工程投资过程控制精益化水平、实现系统辅助竣工决算转资目的进行的研究，首次实现了特高压直流跨区电网工程在ERP系统中的线上辅助竣工决算和转资。通过对该功能的深化研究和应用，不仅夯实了工程、物资、财务和资产的基础管理，而且也弥补了工程及资产全寿命周期的管理空白，改进了管理短板，大幅提升了工程计划、开工、物资/服务采购、合同、设备资产及财务管理人员的工作效率，极大的提高竣工决算的业务管理水平，保障特高压直流工程竣工决算的效率和数据质量，为建设期形成资产顺利移交运行单位提供技术保障。

国家电网公司直流建设分公司）