浅析中小城市流动人员档案数字化建设——以威海流动人员档案管理为例

季　伟威海市人力资源公共服务中心

浅析中小城市流动人员档案数字化建设
——以威海流动人员档案管理为例

季伟
威海市人力资源公共服务中心

伴随着经济的快速发展和流动人员档案管理相关费用的取消，流动人员档案数量激增，迎来了“全免费”和“大爆炸”时代。新的形势对档案工作产生巨大影响，档案管理、保管保护、利用的理念、对象、体制和工作方式都在经历着重大变革。如何充分利用科学技术的进步，加快推动档案载体的更新换代，推动流动人员档案数字化建设，成为摆在档案管理服务机构面前的一大问题。下面，结合威海市谈一下中小城市流动人员档案数字化建设。

一、流动人员档案服务中存在的问题

（一）流动人员档案数量增长迅速。以威海为例，目前，全市管理代理单位5858家，管理档案35.13万卷，较2011年分别增长了44%和138%，管理档案数量年平均递增25.5%。数目庞大的库存档案总量和居高不下的年均增幅给公共档案服务机构带来了沉重的工作量，实现人事档案的转进、材料收集、查询、统计、转出等功能的现代化，实现流动人员人事档案管理从控制性管理向服务型管理，成为摆在公共档案服务机构面前的一道难题。

（二）基础设施建设滞后。档案业务经过多年发展呈稳定增长态势，全市各级公共就业和人才服务机构以年均5000卷的速度递增，其中荣成、经区库房已满负荷。市人力资源公共服务中心档案库房设计能力为10万卷，实际容纳不足7万卷，现库存量为5万卷，按现有业务发展，最多支撑1-2年。社会中介机构在国家取消档案管理费后，从实际利益出发，有可能将其所保管档案推向公共就业、人才服务机构，从而进一步增加库房压力。

（三）管理人员配备不到位，素质偏低。按《干部档案条例》规定，每1000卷需配备1名专职档案管理人员。全市各级公共就业和人才服务机构目前只有档案管理人员19人，管理35.13万卷档案，平均每人管理1.85万卷档案，档案管理人员配备严重不足。在人员结构和素质方面，只有个别区市配备了专职人员，大部分为兼职人员，且多数为非专业、非党员的同志在从事档案管理工作，既不符合上级规定，也不利于档案管理工作正常运行。

（四）服务功能与服务需求不匹配。在流动人员人事档案管理服务工作方面，“重管理，轻服务”的问题普遍存在，服务模式和手段落后，服务内容单一。同时，由于目前档案信息化、数字化建设相对滞后，全市档案资源共享以及异地查阅等功能开发不够，人社公共服务一体化机制尚未形成等原因，在服务功能上尚不能满足经济社会发展及流动人员多样化、个性化的需求。

二、数字化人事档案建设的优势

信息化是流动人员人事档案管理服务的重要手段和发展方向。公共档案管理服务机构推进流动人员人事档案信息化建设，有利于全面掌握流动人员的数量、结构、分布、流向等情况，更好地服务于高校毕业生及中专毕业生就业、流动人才党员管理等工作。加快推动流动人员人事档案信息化建设，就需要不断适应新时代流动人员人事档案管理的需要，不断研究制定流动人员人事档案信息化建设标准，加快推动数据向上集中；完善公共档案服务机构现有服务功能，强化档案管理服务资源共享、异地查阅、统计分析等功能，为全市档案信息的共享和管理服务水平的提升奠定基础；积极研究探讨档案服务工作的规律性，通过建立流动人员人事档案基本情况定期统计分析和信息报送制度，探索建设诚信档案、业绩档案等，充分发挥流动人员人事档案的凭证、依据和参考作用。

三、加快中小城市数字化人事档案的建议

要解决目前中小城市档案管理上存在的一系列问题，以威海市为例，就必须依托当前的信息技术手段，加快档案载体的更新还代，由传统的纸质载体向现代的电子载体转变。

（一）加强基础设施建设。档案部门必须尽快配备适合于数字信息存储、发布的先进设施，对人事档案管理服务过程中产生的大量电子文件进行系统的接收、归类及存储，通过档案载体的电子化，推动纸质档案密集存储，实现档案存储空间的有效节省，为下步的电子化查询、网络化应用奠定基础。

（二）加强软件建设。建立和完善档案数字化标准化体系，实现数字档案信息的高有效性和高可用性。建立、完善全国档案数字化建设标准体系是全面开展档案数字化工作，保证档案数字化建设质量的第一环节。在建立档案数字化建设标准体系时，要按照国家已经确定的国家信息化体系及要素，制定一整套适应群众电子化查询、网络化应用需要的数字档案信息收集、管理、利用的标准体系，研究和成功运用适宜数字化环境下的新的管理模式。

（三）规范业务流程。统一数字档案业务流程，实现数字档案的通收通办。适应档案信息化需要，对档案管理服务各项业务经办流程进行梳理优化，打破区域限制，打造区域乃至全省、全国统一的业务经办流程；依托业务共享大数据中心，推进各项业务下沉，做到在全市范围内通收通办。四是要实现数字档案信息的最大化利用。在保证数字档案质量的基础上，做大档案信息资源库的规模，进一步拓宽数字化档案使用渠道，依托档案服务窗口、档案查询自助一体机、档案查询网络，实现流动人员数字档案信息传送的通畅。