PPT文件的制作技巧

2016-07-10李冬梅

电子技术与软件工程 2016年7期

关键词：演示视频制作

李冬梅

为了让PPT文件能高效、有效地传递信息，关于PPT文件的制作与设计的研究势在必行。本文分析了PPT文件制作与设计存在的问题，然后详细阐述了PPT文件的制作技巧。

【关键词】PPT文件制作文字视频演示

1 PPT文件制作与设计存在的问题

当前，PPT文件在制作与设计还存在以下几方面的问题。

1.1 文字堆砌

PPT文件在制作与设计上存在最大的问题是教材文字照搬，造成文件中的文字堆砌，呈现内容的是大篇幅的文本，这给观看者和演示者都带来了很大的负面影响。

1.1.1 观看者负担加重

观看者接受信息的容量是有限的，学习能力有限。当PPT文件展示的文字内容过多时，信息量会无形中增加，于是就造成了观看者“超载”接受信息，加重了记忆负担。此外，在大篇幅的文字中，演示的重难点难以得到突出，观看者容易产生抵触心理，不愿接受信息。

1.1.2 演示者与观看者之间互动活动减少

PPT文件中文字信息过量容易导致演示者在演示时照“文件”宣科，整个演示过程不是“讲下来”，而是“读下来”，“人机互动”代替了“演示者与观看者互动”。

1.2 界面布局不合理

界面布局不合理主要集中在3个方面：

（1）界面元素缺乏统一性。如背景、按钮、图片、图表等界面元素缺乏统一的设计。

（2）界面布局缺乏平衡感。界面上的元素过多且排列杂乱无章，缺乏整体上的平衡感。

（3）界面信息冗余。倘若界面中存在很多的动画、文字、图片，这些元素却与演示内容无关，造成演示内容信息冗余，会分散观看者的注意力，带来一定的负面影响。

1.3 色彩搭配不协调

色彩搭配不协调主要表现在3个方面，即没有主色调或者是主色调不符合演示内容的特征；色调与文件内容对比度小；每张幻灯片的背景色跳跃度过大。这些现象破坏了PPT文件的整体感，让观看者感觉不和谐感，同时也给观看者增加了视觉疲劳。

2 PPT文件的制作技巧

2.1 演示内容的整合、提炼

Power Point文件的设计者要对演示内容进行分析、选择、概括、提炼、整合。演示内容中的知识要点（如概念、重点、难点等）以提纲、挈领、关键字的形式呈现。当演示内容多，信息量大时，可以把内容分条目、分组、分页的逐级呈现。演示者可以先把演示内容的目录展示给观看者，让观看者对演示内容有一个大致的了解，再分级详细讲解。这样做会让人感觉详略得当，重点突出，条理清晰，让观看者学习没有烦躁、紧张感，避免教材或板书的搬家现象出现。

2.2 文字的编辑与设计

文字是演示内容的基本的组成元素之一，也是重要的信息载体。通过对文字进行编辑与设计，例如改变字体、字号、调整字距、行距、改变字形、字体颜色等操作，也能实现一些意想不到的视觉效果。

2.2.1 字体的设计

标题一般采用粗黑、微软雅黑、粗宋等内白较少的字体，因为它们粗壮而且醒目，有很强的装饰感；正文一般选用加粗后的宋体、细黑、幼圆等内白较多的字体，因为它们笔画简单，易识别。

2.2.2 字号的设计

字号的大小在一定程度上反映了其地位与层级，字号越大，表示地位越重要，层级也越高；反之越低。一般情况下，最高层的文字的字号比第二层的文字要大出许多，而第二、三层文字的字号相差较小。

2.2.3 字距、行距的设计

字距与行距编排合理，会使观看者在阅读时感觉舒服。通常1.2至1.5倍之间的行距为最佳，而计算机默认的行距偏小。

2.2.4 文字强调的设计

将文字进行加粗、变体、拉长、加下划线或加边框等操作，都能对文字起到强调的作用，能够引起观看者的重视。当然，文字的强调也应该考虑到学习的心理接受倾向，例如强调标题，可以采用粗壮的字体，或者给文字增加的阴影、边框，或者将文字颜色改为较高的亮度和饱和度的颜色，亦可以转换成艺术字。

2.2.5 文字的色彩

文字的色彩要与背景的色彩相区别，同时也要将文字的色彩与背景的色彩相结合，只有和谐搭配，形成一个有机的整体，才能产生美感。文字保持与演示内容风格一致的基础上，要做到色彩清晰鲜明，将不同层级的文字设置成不同的颜色，能使层级关系明确，演示内容的主次关系辨识更容易，演示讲解思路更为清晰，脉络更有条理。