使用周期总成本控制的采购方案研究与应用——以石化生产企业循环水药剂采购为例

赵克雄，冯红春( 中国石油独山子石化分公司物资采购部 )



使用周期总成本控制的采购方案研究与应用
——以石化生产企业循环水药剂采购为例

赵克雄，冯红春
( 中国石油独山子石化分公司物资采购部 )

摘 要：针对循环水药剂传统采购方式的不足，中国石油独山子石化公司物资采购部提出以控制药剂使用周期总成本为目标，创新采购策略。在招标的基础上，通过与供应商签署“框架寄售”合同，即保证了供货的可靠性，又杜绝了货物的过期失效。2015年公司循环水药剂使用周期总成本为650余万元，同比下降了73%。实践证明，通过使用周期总成本控制理论采购循环水药剂，大幅降低了使用周期总成本；企业实现零库存积压，规避了药剂库存积压和过期变质失效的风险；减轻了使用单位频繁申报计划的工作量；提高了供应商现场服务水平。

关键词：采购成本控制；采购模式；使用周期总成本

中国石油独山子石化分公司作为一家炼化一体化企业，拥有500万立方米原油储备能力，具备1000万吨/年原油加工能力、122万吨/年乙烯生产能力、45万千瓦发电能力，可生产燃料油、聚烯烃、橡胶等26大类600多种产品。公司三大厂（炼油厂、乙烯厂和热电厂）共有9套循环水装置，循环水量约30万立方米/小时。

循环水药剂是用来处理循环水水质，阻止或减少循环水对与之接触的金属或非金属的结垢腐蚀，延长系统或设备使用寿命，从而保证装置长周期运行的一种化工助剂。使用周期是指炼化装置全系统停工大检修的时间周期，一般为3年或4年，循环水药剂的使用周期总成本即一个停工大检修周期内所使用循环水药剂的总费用。独山子石化公司2015年的循环水药剂采购工作，以循环水药剂使用周期总成本控制为目标，创新采购策略，通过采购部门、技术部门和使用部门在采购活动前大量细致的准备工作，按照新的采购方案进行招标采购，大幅降低了使用成本。

1　循环水药剂的使用周期总成本理论分析

中国石油独山子石化分公司作为循环水药剂的使用方，可按照以下公式计算循环水药剂的使用成本：

1）单品种药剂的使用成本：C1= P1×Q1

其中C1表示药剂1的使用成本；

P1表示药剂1的采购单价；

Q1表示药剂1在一定使用周期中的使用数量。

2）所有药剂使用周期的总成本：

C=C1+C2+C3+…+Cn=∑n=1(Pn×Qn)

从以上使用周期总成本公式可以看出，药剂使用周期的总成本除了与每一种药剂的采购单价P相关外，还与一定周期内的使用数量Q以及药剂的品种数量N相关。循环水药剂的传统采购方案只关注了其中一个变量P的变化，没有考虑其他两个变量Q和N的影响，显然这种采购方案无法准确控制循环水药剂的使用周期总成本。

2　控制循环水药剂使用周期总成本采购方案

2.1采购理念及指导思想

石化企业的循环水药剂采购不同于其他单项物资的采购，循环水药剂必须配套添加使用，即由所选药剂的供应商设计并提供添加方案。不同供应商设计的添加方案中，药剂的种类选用、药剂的添加量、药剂的添加工艺等均有较大差异。传统的采购成本控制着眼于货物采购的招投标或比质比价过程，通过纵向对比历史采购价格或横向对比本单位与其他单位的采购价差，来衡量采购成本的控制效果。这种控制成本的方式仅仅停留在采购环节，并未延伸到使用环节，不能体现企业使用成本的真实情况，具有较大的局限性。

针对循环水药剂传统采购方式的不足，2014年公司物资采购部提出新的采购理念，即以控制药剂使用周期总成本为目标，创新采购策略，制定科学可行的采购方案。利用2015年循环水装置停工大修的时机，对公司三大厂所有循环水装置所用药剂重新招标采购。

2.2采购方式及供应商选择

循环水药剂属于中国石油重点控制的物资，按照相关规定，所有在中国石油范围内采购的循环水药剂必须事先通过中国石油质量认可。因此，药剂采购不宜采取公开招标方式，而需要事先提出申请并推荐已取得中国石油质量认可的药剂生产单位，遵循邀请招标的方式进行。

循环水处理药剂需要由供应商设计药剂的种类、药剂的添加量、药剂的添加工艺等，供应商的实力决定了采购工作的成败。因此，选择合适的供应商作为邀请投标的对象尤为重要。供应商选择（选商）的主要参考因素包括：1）供应商应是网内供应商；2）供应商提供的所有产品必须取得中国石油质量认可证书；3）供应商必须拥有同等规模装置的操作业绩。通过以上三个条件优选供应商是招标采购工作成功的基础。

2.3签订技术协议

签订规范一致的技术协议是招标成功的关键，选商工作完成后，由技术主管部门牵头，分厂使用单位技术部门配合，基层使用单位具体实施，分工合作签订技术协议。

首先，从药剂使用方的技术要求入手，将循环水装置的运行工艺流程、条件参数、循环水处理的最终指标要求等提供给供应商，要求供应商进行药剂投加方案设计。技

∞术部门不仅对方案的整体设计进行验收和确认，同时对于设计拟投加的每一种药剂的指标都必须进行严格审查，经双方共同确认后方可选用。其次，现场技术服务要求也必须具体全面，由于添加方案由供应商设计，供应商会根据循环水装置运行的实际情况，实时调整药剂的添加品种、添加量及添加工艺以适应实际情况的变化。因此，使用方应要求供应商做好现场服务，每月对相关数据及指标进行分析对比，提供更加全面契合的现场药剂添加手册。独山子石化公司用于9套循环水装置的技术协议签订工作历时半年，期间对技术协议进行了多次修改论证，最终达到了比较满意的效果。

2.4招标采购的实施

2．4．1合同履行方式及履行期限

循环水药剂属于需要连续使用的物品，供货可靠性要求高，如果断货将严重威胁使用方的安全生产。同时，由于药剂自身的有效期限制，不能大批量储备。既要保证正常使用，也不能过量储备造成药剂过期失效，因此采用“框架寄售”方式签订合同就成为最有效的方式。框架寄售实质上是一种供应商管理库存的代储代销模式，合同中约定“由卖方根据买方现有库存量及使用需求量自行决定供货数量及时间。卖方应合理控制库存量，既保证买方生产需要，不断货，又不造成药剂过多积压。供货到买方总库的货物在出库前作为寄售库存，属卖方所有，买方代为保管，货物的过期变质等责任由卖方负责”。框架寄售合同的履行过程中，作为买方，既可以保证供货可靠性，又杜绝了货物的过期失效；作为卖方，对货物的供货时间和供货数量有了自主控制权，可以根据情况优化货物运输方案，降低运输成本。因此循环水药剂采用这种合同履行方式使供应商和使用单位实现了双赢。

循环水药剂的使用从添加方案的设计到药剂的供货均由供应商承担，最终能否达到预期效果也由供货商负责。同时，循环水装置属于炼化企业生产的公用工程系统，除停工大检修外，循环水系统不会停止运转。基于这种运行特点，将循环水药剂的采购框架合同履行有效期确定为4年，与公司循环水装置大修周期保持了同步。

2．4．2评标方法的确定

循环水药剂的评标采用经评审的最低价评标法。为了控制使用周期总成本，要求供应商在报价时，除了要报出每一种药剂的单价，同时要报出吨水处理成本，报价表设计见表1。

评标时将循环水吨水处理成本作为评标价，药剂单价只作为合同履行时的结算价。由于大修后循环水装置首次使用时，需要进行清洗预膜处理，而且清洗预膜药剂由中标供应商提供，考虑到清洗预膜剂在4年药剂框架合同中所占成本极小且不易准确计算权重，因此要求投标商在提供清洗预膜药剂商务报价时只报单价，且承诺免费提供。

2．4．3使用周期总成本控制措施及实施效果

要真正控制好循环水药剂使用周期总成本，付款结算条件是关键。在招标过程中将吨水处理成本作为评标价，为最终按使用周期总成本控制结算打下了基础。循环水药剂的供货方式采用寄售模式，在结算时要求使用单位出具需结算的药剂在使用时间范围内的循环水处理量，通过循环水处理量和吨水处理成本计算成本费用。若需结算的药剂费用小于或等于计算出的成本费用，则全额结算；若需结算的药剂费用大于计算出的成本费用，则超出部分不予结算，超出部分的药剂由供应商免费提供。通过这种方式，可以真正做到控制药剂的使用周期总成本，也确保了循环水药剂成本不高于供应商投标时承诺的吨水处理成本。

表1　中国石油独山子石化分公司循环水药剂评标相关报价

2014年采用传统的循环水药剂采购方式时，中国石油独山子石化分公司三大厂的9套循环水装置药剂使用总成本为2400余万元；2015年药剂使用周期总成本为650余万元，下降了73%，一年可为企业节约成本1750万元。由此可见，通过引入使用周期总成本控制的采购理念，取得了十分显著的经济效益。

3　使用周期总成本控制采购模式的优势

3.1大幅降低使用周期总成本

新的采购模式从招标、合同签订及履行、实际使用等环节，均贯穿了成本控制理念，潜在投标人想要通过招标成为合同者，必须经过认真细致的方案设计和成本核算。这种新的采购模式从根本上避免了药剂单价低却使企业使用周期总成本居高不下的弊端。合同履行结算时，将药剂使用成本和吨水处理核算成本巧妙结合，等于给中标供应商下了两道紧箍咒，要求供应商既要控制药剂的使用量确保使用费用不超过核算成本，又要确保吨水处理水质。如果验收时发现所处理的水质不合格将剔除掉这一部分处理水总量，相应的使用药剂不予结算。这种做法能够更好地监管供应商的服务质量，保障了企业的合法权益。

3.2提高供应商现场服务水平

由于药剂添加量的多少、水质指标控制情况直接关系到结算金额，因此供应商现场服务的主动性明显提升。供应商现场服务人员需要通过对现场循环水水质的监测，不断调整药剂添加的品种及添加量，使药剂添加方案达到最佳，这样才能保证其投标所承诺的成本控制得以实现。此外，由于循环水水质及循环水处理量与供应商的利益密切相关，因此服务人员都会在现场与使用单位互相监督，共同确认。

3.3减轻使用单位频繁申报计划的工作量

传统的采购模式下，采购部门需接到使用单位申报的采购计划方能下单采购循环水药剂，使用单位每月都要关注库存，每月申报计划，工作非常繁琐。新的采购模式下，循环水药剂采购按框架寄售合同模式签订，由供应商自行控制供货数量及时间，供应商的现场服务主动性很高，可以时刻掌握药剂的使用量及库存量，自主决定供货数量及时间，无需使用单位再向采购部门申报使用计划，提高了供应商服务质量的同时避免了使用单位不必要的重复工作及人员浪费。循环水药剂供应出现断货或库存积压都与供应商的利益密切相关，因此供应商会主动做好供应保障及服务工作，确保现场使用。

3.4企业实现零库存积压，规避药剂库存积压和过期变质失效的风险

在新的循环水药剂采购模式下，通过签订寄售框架合同，循环水药剂在出库使用前所有权仍属于供应商，因此如果出现药剂过期变质的情况，由供应商自行处理，从根本上避免了因药剂积压和过期变质带来的成本风险。由于库存是寄售库存，使用之前不能付款，因此并不形成资金占用，无形中又为企业节约了物流仓储成本。

4　合同履行应注意的事项

循环水药剂框架寄售合同中有很多特殊条款，买卖双方对特殊条款的关注和正确理解是履行合同的关键。在合同的具体履行中应注意以下几个问题。

4.1正确理解合同条款

合同签订后，合同签订部门应组织供应商和使用单位相关人员进行培训，让各方对合同的履行方式有一个正确的认识，避免在实际履行中存在重大偏差。

4.2注意剔除因循环水运行异常而额外增加的药剂成本

合同中约定的吨水处理成本，是指循环水系统在正常情况下运行时的成本，如果因为使用单位设备故障，管线泄漏等原因造成循环水运行异常，额外增加的药剂添加量应从水处理成本核算中剔除。

4.3确保循环水处理量统计的准确性

循环水成本核算中的关键因素是循环水处理量，因此使用单位循环水处理量统计的准确性尤为重要，要做到明确统计口径，加强计量器具的管理，最终统计数据还应得到供应商的认可。

4.4明确合同中货款的结算程序

按合同约定，货款的结算需要对照核算成本，计算核算成本的循环水统计量需要使用车间、分厂技术部门和公司主管部门共同审核签字，采购部门依据合同条款办理结算。若需结算货款金额超过核算成本，则超出部分不予结算；若需结算货款金额不超过核算成本，则货款全额结算。

循环水药剂使用周期总成本控制的采购模式是一种创新的采购模式，供应链的各环节与传统采购模式都有较大差异，需要买卖双方各相关单位加强精细化管理，认真控制好循环水药剂供应链中的各个环节，才能真正实现双赢，最终达到降低使用周期总成本的目的。

编辑：薛洁琼

编审：王立敏

The procurement scheme of life-cycle cost control — A case study of circulating water chemicals in petrochemical production enterprises

ZHAO Kexiong, FENG Hongchun
(PetroChina Dushanzi Petrochemical Company)

Abstract：The Materials Procurement Department of PetroChina Dushanzi Petrochemical Company has proposed the goal оf соntrоlling thе lifе-сусlе оf сhеmiсаls, tо innоvаtе thе рrосurеmеnt strаtеgу. Bаsеd оn bidding, it signеd “соnsignmеnt sаlеs”contracts with suppliers, to ensure the reliability of supply and avoid the out-of-date goods. In 2015, the life-cycle cost (LCC) of circulating water chemicals was more than RMB 6.5 million, down 73% from 2014. Practices show that life-cycle cost control will signifiсаntlу rеduсе thе LСС; еntеrрrisеs imрlеmеnt zеrо invеntоrу bасklоgs аnd аvоid thе risk оf ехрirеd сhеmiсаls; rеliеvе thе workloads and raise the level of the supplier on-site service.

Key words：cost control of procurement; purchasing pattern; life-cycle cost control

收稿日期：2016-01-07