信息化环境下高校教学档案管理研究综述

高霞

摘 要：本文以多个与主题相关的检索式进行检索，梳理信息化环境下高校教学档案管理相关研究文献，从多个角度归纳现有理论与实践研究成果，并据此提出未来研究展望。

关键词：信息化；高校教学档案；综述

1 信息化环境下高校教学档案管理文献统计与梳理

本研究对中国知网《中国期刊全文数据库》2001年至2015年的数据进行精确检索，以“信息化”并含“高校教学档案管理”按篇名搜索，检索到与高校档案信息化直接相关的文献14篇。以“信息化”并含“高校教学档案管理”按主题搜索，检索到相关文献63篇。以“高校教学档案信息化”为检索词按全文搜索，共检得文献139篇，去除与主题不相关的文献后，得到教学档案信息化研究的成果共114篇文献，具体检索结果如表1所示。

由表1可见，我国对高校教学档案信息化的研究始于2002年，但在前两年并未引起重视。2009年以后高校教学档案信息化才开始成为档案管理及信息化领域的研究热点。这一现象的出现实质上与我国当时对档案信息化建设路径的探索及相关政策的支持相吻合：1996年我国开始探索信息化建设，电子文件项目被列入科技计划，成为我国信息化建设的一部分；1999年《电子文件归档与归档电子文件管理规范》初次下发后，我国各级档案管理部门逐步进入档案信息化建设的研究与实践阶段；2008年国家提出全国档案信息化建设的目标和主要任务，档案信息化自此在全国范围内先后开展。政策的出台与践行往往需要高校作为主要推动力量，高校档案信息化研究随之展开。

继续以全文+“高校教学档案信息化”为检索式，检索到的相关文献来源如表2所示。表2从数量和比例上基本反映了高校教学档案研究成果的来源分布。由此可见，在档案类核心期刊上刊载的与“高校教学档案信息化”主题直接相关的研究成果十分有限，这在一定程度上表明高校教学档案信息化建设的研究深度及质量还有待提升。

在不考虑各主题研究内容交叉的前提下，对精选的114篇论文按主题进行划分，各个主题研究成果数量分布如图1所示。

目前关于高校教学档案信息化的研究主要集中在对高校教学档案管理的现状分析及改善对策的提出、高校教学档案信息化建设的规划及高校教学档案信息化管理等几方面。其中高校教学档案信息化管理方面的论文数量最多，占精选论文总数的37.7%；高校教学档案信息化建设、高校教学档案管理的现状分析及改善对策方面的文章数量大致相当，分别占到23.7%和24.6%；网络技术应用及新模式方面的研究数量较少，分别占到8.7%和5.3%。

2 信息化环境下高校教学档案管理研究热点分析

2.1 云技术、数据库等在教学档案管理中的应用

近年来，档案界学者在结合传统档案管理要点的同时将网络环境下的新技术运用到电子档案管理领域，从而对在网络环境下产生的电子档案进行管理。陈锋、孙淼洋提出，实现高校教学档案信息化管理的主要途径是创建覆盖全校的档案管理信息系统，对教学科研中产生的各种类型的教学档案进行统一集中化管理，如利用软件数据中间件技术实现各部门产生的教学档案的收集归档等[1]。云技术、数据仓储技术等在教学档案管理过程中的方便操作性，使得后续情报分析、数据挖掘、知识发现以及教学档案信息共享等的实现具有优势，同时还能有效避免由于工作交接、科室合并、设备更新等给教学档案管理带来的各种麻烦。张兆基认为，在云计算环境下教学档案的管理主要依托校园网及各部门服务器建立学校层面的平台，教学档案办公室利用该云计算平台提供的教学档案管理系统、电子文件中心系统软件和存储平台实施数据上传、读取等档案管理功能[2]。例如当教师将涉及课程每一个环节的教学档案信息同步更新上传至数据云，实现各个环节教学档案的实时更新，学生也可以通过更新自己课程的数据云，掌握课程动态，反馈课程感受。这种云计算技术可以将分散的教学档案以更集中化、细节化、数据化的信息库形式展现出来，从而为教学活动提供准确翔实的信息。

2.2 高校教学档案管理信息化的研究现状

2.2.1 高校教学档案信息化建设方面。高校教学档案信息化建设相关研究表明，要从收集档案、搭建档案信息化管理平台、制定相关规章制度、培养档案管理专业人才、构建信息安全保障体系等多个基础角度开展高校教学档案管理的信息化工作。李娟等学者通过对教学档案管理系统的研究，总结了该系统的运行流程，即将学生所有档案信息先导入档案馆临时数据库中，经组卷后再纳入档案馆正式数据库中，将该数据库与学校各部门的教学资源信息库无缝对接，档案用户即可通过学生基本信息查询、利用档案[3]。

2.2.2 高校教学档案信息化现状及对策方面。如今高校教学档案信息化的研究人员主要来自从事高校教学管理的一线工作人员，因此他们对教学档案管理中存在的问题把握得比较准确。总结现有研究的观点，教学档案信息化建设目前存在的主要问题包括对教学档案重要性的认识不足、收集不及时、整理不规范、人员素质不高以及教学档案信息化网络安全问题等。相关学者针对这些问题提出了相应的解决对策。解决方案基本涵盖了教学档案信息化建设的各方面，但对于如何具体展开教学档案信息化建设，如各类教学档案数据库建设的标准、构建方式及教学档案信息化平台设计与构建等实践层面的具体研究，目前涉及尚浅。

2.2.3 网络技术应用以及教学档案信息化建设新模式方面。网络技术如云技术、数据仓储技术、数据库技术等的应用将高校教学档案管理推向一个新高度。现有研究表明，有序的电子教学档案不仅能够服务于教学科研工作，其体现出的计算机应用水平也是高校整体信息化管理水平的代表[4]。因此构建数字化档案系统、进行教学档案种类多样化管理、全面使用信息化技术已成为实现高校档案工作科学有效发展的必经之路。

2.2.4 教学档案信息化管理方面。教学档案信息化管理一直备受高校教学档案管理人员关注。我国学者从高校教学档案信息化现状出发，剖析制约教学档案信息化管理的因素，提出了从计算机硬件配备、软件应用、档案信息资源建设和人员素质四个角度进行系统化教学档案管理的方案[5]。这些研究表明，高校教学档案管理工作是衡量高校教学质量与管理水平的重要标准，只有加强教学档案信息化的建设，才能有效促进高校档案管理工作稳定可持续发展。

3 结论与展望

互联网时代信息因技术不断升级传播速度更快，范围更广，云技术在很大程度上可以适应这一变化，因此教学档案管理与云技术相结合是未来教学档案管理的必然趋势。手机、平板电脑等多种移动终端设备的普遍化，使得信息和知识的传递与获取更加便捷，高校学生、科研人员也可以利用各种移动终端以及可穿戴设备，通过云端更为方便地访问高校教学档案管理系统，提高档案的利用率，从而推动教学档案信息服务形式由被动向主动服务转型。但现阶段网络技术在高校教学档案信息化中的应用、高校教学档案信息化新模式建设方面的研究还比较薄弱，因此未来可聚焦于新兴网络技术与教学档案管理相结合、开发教学档案管理的新模式，从而在新技术环境下推进教学档案信息化管理。

参考文献：

[1]陈锋，孙淼洋.数据仓库与云存储技术在高校教学档案管理中的研究与应用[J].中国教育信息化，2014（9）：67～69.

[2]张兆基.云计算技术在高校教学档案管理工作中的应用[J].兰台世界，2014（32）：31～32.

[3]李娟.高校教学档案信息化建设的理论与实践[J].四川档案，2011（2）：46～47.

[4]郭立新.高校教学档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2012（2）：65.

[5]张金凤.高校教学档案信息化管理研究[D].广西民族大学，2010.