河南省县（市）疾病预防控制档案管理情况抽样调查

李凤勤

县（市）级疾控中心是我国疾控系统的基层管理机构，在档案管理方面既有共性，也存在差异。课题组采用问卷调查的方式，对河南省50个县及县级市疾控中心档案管理情况进行了抽样调查。调查收回问卷46份，回收率为92%。以下是调查的基本情况。

1 基本情况

（1）性别。男24人，占52.17%；女22人，占47.83%。

（2）年龄。21～30岁的12人，占26.09%；31～40岁的16人，占34.78%；41～50岁的15人，占32.61%；51～60岁的3人，占6.52%。

（3）工作年限。不到2年4人，占8.7%；3～5年11人，占23.91%；6～10年2人，占4.35%；11～20年16人，占34.78%；21～30年10人，占21.74%；30年以上3人，占6.52%。

（4）档案工作年限。不到2年14人，占30.43%；3～5年15人，占32.61%；6～10年8人，占17.39%；11～20年7人，占15.22%；21～30年2人，占4.35%；30年以上0人，占0%。

（5）学历。本科19人，占41.3%；专科22人，占47.83%；高中以下5人，占10.87%。

（6）档案专业。档案专业的1人，占2.17%；不是档案专业的45人，占97.83%。

（7）专业背景。档案管理0人，占0%；档案相关专业2人，占4.35%；疾控及相关专业14人，占30.43%；计算机及信息技术相关专业1人，占2.17%；其他专业29人，占63.04%。

（8）职称。馆员1人，占2.17%；助理馆员3人，占6.52%；管理员2人，占4.35%；其他系列15人，占32.61%；没有职称25人，占54.35%。

（9）档案专业（继续）教育培训。接受过档案专业（继续）教育培训的14人，占30.43%；没有参加过档案专业（继续）教育培训的32人，占69.57%。

（10）专兼职。专职7人，占15.22%；兼职23人，占50%；都不是16人，占34.78%。

（11）所在单位专兼职人数。专职有12人，占26.09%；兼职有26人，占56.52%；不清楚8人，占17.39%。

（12）集中统一管理情况。单位实施统一管理的22人，占47.83%，没有实施统一管理的24人，占52.17%，不清楚是否实施统一管理的0人，占0%。

（13）归档制度落实情况。单位建立并落实归档制度的有28人，占60.87%；没有建立并落实的有14人，占30.43%；不清楚是否建立并落实的有4人，占8.7%。

（14）综合档案室建立情况。单位建立综合档案室的有27人，占58.7%；没有建立的有17人，占36.96%；不清楚是否建立的有2人，占4.35%。

（15）办公、借阅、库房三分开情况。单位实行“三分开”的有15人，占32.61%；没有实行的有30人，占65.22%；不清楚是否实行的有1人，占2.17%。

（16）档案库房面积。单位库房面积10㎡12个，占26.09%；10～30㎡14个，占30.43%；30～50 ㎡11个，占23.91%；50～100㎡8个，占17.39%；100㎡1个，占2.17%。

（17）消防灭火设施。人工灭火器38个，占82.61%；自动灭火器1个，占2.17%；自动喷淋1个，占2.17%；其他7个，占15.22%；没有消防灭火设施7个，占15.22%。

（18）温湿度调节方法。单位自然35个，占76.09%；空调14个，占30.43%；去湿机1个，占2.17%；其他5个，占10.87%。

（19）专用设施设备。单位密集架7个，占15.22%；铁柜43个，占93.48%；木柜18个，占39.13%；检索柜6个，占13.04%；空调15个，占32.61%；电脑19个，占41.3%；打印机11个，占23.91%；照相机7个，占15.22%；复印机6个，占13.04%；装订机16个，占34.78%；缝纫机1个，占2.17%；除湿机1个，占2.17%。

（20）库房“五防”措施落实情况。单位防火32个，占69.57%；防光14个，占30.43%；防盗27个，占58.7%；防潮24个，占52.17%；防虫14个，占30.43%；无12个，占26.09%。

（21）规范化管理情况。单位省一级3个，占6.52%；省二级2个，占4.35%；省三级1个，占2.17%；市级2个，占4.35%；没有规范化达标38个，占82.61%。

（22）室存档案门类。室存文书档案35个，占76.09%；业务档案34个，占73.91%；科技档案4个，占8.7%；会计档案19个，占41.3%；人事档案16个，占34.78%；音像档案9个，占19.57%；实物档案9个，占19.57%；荣誉档案25个，占54.35%；仪器设备档案10个，占21.74%；绩效考核档案19个，占41.3%；照片档案14个，占30.43%；其他6个，占13.04%。

（23）业务档案保管地。单位综合档案室18个，占39.13%；业务部门24个，占52.17%；不清楚4个，占8.7%。

（24）对单位各类档案起止时间的知晓程度。单位工作者知道文书档案33个，占71.74%；业务档案33个，占71.74%；科技档案4个，占8.7%；会计档案17个，占36.96%；人事档案14个，占30.43%；音像档案6个，占13.04%；实物档案5个，占10.87%；荣誉档案17个，占36.96%；仪器设备档案9个，占19.57%；绩效考核档案15个，占32.61%；照片档案8个，占17.39%；其他3个，占6.52%。

（25）对各类数量情况的掌握程度。单位工作者掌握文书档案33个，占71.74%；业务档案30个，占65.22%；科技档案3个，占6.52%；会计档案14个，占30.43%；人事档案11个，占23.91%；音像档案6个，占13.04%；实物档案4个，占8.7%；荣誉档案15个，占32.61%； 仪器设备档案6个，占13.04%；绩效考核档案10个，占21.74%；照片档案9个，占19.57%；其他3个，占6.52%。

（26）对哪类档案与单位职能相关度最高的判断。单位工作者判断文书档案9个，占19.57%；业务档案27个，占58.7%；科技档案2个，占4.35%；会计档案3个，占6.52%；人事档案2个，占4.35%；音像档案0个，占0%；实物档案0个，占0%；荣誉档案0个，占0%；仪器设备档案0个，占0%；绩效考核档案3个，占6.52%。

（27）档案整理方式。按件整理6个，占13.04%；按卷整理10个，占21.74%；有按件整理的，也有按卷整理的22个，占47.83%；不清楚8个，占17.39%。

（28）组卷方式。单位专职年度-组织机构组卷法16人，占34.78%；年度-问题（事由）组卷法13人，占28.26%；年度-组织机构-问题（事由）组卷法15人，占32.61%；其他7人，占15.22%。

（29）各类档案按利用率高低的排序。单位文书档案35个，占76.09%；业务档案36个，占78.26%；科技档案4个，占8.7%；会计档案20个，占43.48%；人事档案18个，占39.13%；音像档案9个，占19.57%；实物档案6个，占13.04%；荣誉档案19个，占41.3%；仪器设备档案14个，占30.43%；绩效考核档案18个，占39.13%；照片档案13个，占28.26%；其他7个，占15.22%。

（30）室存档案满足日常利用情况。单位能够满足的有10人，占21.74%；基本能满足的有25人，占54.35%；不能满足的有11人，占23.91%。

（31）中心（站）志、组织机构沿革、大事记编写情况。参与调查的县及县级市疾控中心档案工作者中，有22个，占47.83%；没有15个，占32.61%；不清楚9个，占19.57%。

（32）断档情况。参与调查的县及县级市疾控中心档案工作者中，有13个，占28.26%；没有21个，占45.65%；不清楚12个，占26.09%。

（33）断档原因。参与调查的县及县级市疾控中心档案工作者中，档案丢失3个，占6.52%；档案损毁4个，占8.7%；没有办理移交8个，占17.39%；机构撤并5个，占10.87%；其他1个，占2.17%。

（34）档案行政管理部门业务指导情况。参与调查的县及县级市疾控中心档案机构中，能够得到同级档案行政管理部门业务指导的有18个，占39.13%；没有21个，占45.65%；不清楚7个，占15.22%。

2 结论

综上，河南省县及县级市疾控机构档案工作的整体情况低于全省平均水平。人员构成上：受教育程度高；大多为非相关专业背景且无档案专业技术职称。人员配置与制度上：多数未受过档案专业（继续）教育培训；专职少兼职多，过半数的单位落实了主要档案制度。保管条件看，近三分之一的单位落实了“三分开”，半数以上库房面积不足30㎡；15%的单位尚未配备消防灭火设施；温湿度自动化调节设备严重不足；专用设施设备落后且严重缺乏；库房“五防”措施落实比率低；规范化达标率达不到20%，安全风险严重。室藏档案情况看，门类多样，文书档案、业务档案占比最高；半数以上保管在业务部门；多数清楚家底。档案整理方法上看，既按件整理，也按卷整理，虽然是县及县级市疾控系统单位整理档案采用最多的方式，但占比不到一半；组卷方法多样。档案利用情况看，业务档案与单位职能相关度最高，利用率最高；多数单位的室藏档案能够满足日常利用需要。