解读建设项目文件归档八大操作流程与策略

田煜

1 流程一：收集

1.1 收集内容

1.1.1 常规文件。工程酝酿、决策、立项、可研、设计、施工、监理、试运行、竣工投产、成果申报、实测补制等活动中形成的，对反映工程概貌或对日后管理、维护、改建、扩建等活动具有保存价值的文件材料。

1.1.2 账外文件。上级领导检查、视察项目时的讲话、题词；引进设备和技术的境外培训材料；项目外审材料；成果申报和获奖材料等。

1.1.3 特殊载体文件。以光盘、感光材料等为载体的电子档案、影像档案，以及反映工程概貌的实物档案等。

1.2 收集方法

1.2.1 定向收集。通过合同条款明确参建单位在项目文件形成、归档中的责任，并实行名单制管理，向其定向收集应归档文件。

1.2.2 定时收集。把握三个时间节点；一、根据固定资产投资计划掌握立项时间，侧重酝酿、决策、立项等前期管理性文件的收集；二、通过监理单位掌握完工时间，侧重施工阶段各类文件的收集；三、通过“四参加”掌握竣工验收时间，侧重验收文件及应归档文件的查漏补缺。

1.2.3 定量收集。通过事先制定的同类建设项目文件清单模板，对照清单进行定量收集，同清单名称不一致的应注明原因。

1.3 收集要求

1.3.1 制度要求。完善项目文件登记和积累制度、信息系统智能控制制度等，为收集工作保驾护航，实现依法依规收集。

1.3.2 质量要求。收集的文件材料应做到完整、准确、系统、安全。

1.3.3 手续要求。无论何时何地通过何种方式收集项目档案，交接双方应对照清单详细清点，并履行签字手续。

2 流程二：鉴定

2.1 完整性鉴定

2.1.1 归档内容齐全。所有建设阶段和专业形成的具有保存价值的文件材料应齐全，并且文件应办理完毕，各项内容填写完整，不缺项漏项、缺张少页、遗漏附件、破损污渍。

2.1.2 载体形态完整。纸质、声像、电子等各种载体形态的档案，以及相关的实物档案等应完整。

2.1.3 法定手续完备。印章、签字等法律手续完备，责任人的全称、签字日期、签署意见应清楚、规范、完整。

2.2 准确性鉴定

一致性是项目档案准确性的核心，项目档案反映的内容必须与工程概貌一致，并随改、扩建活动及时进行相应的变更和补充。具体体现在设计文件与建设目标的一致性；建设合同与招标文件的一致性；竣工文件与工程概貌的一致性；财务决算与概预算的一致性。

2.3 归档范围鉴定

2.3.1 无关的。将属于其他项目、其他档案类型的文件剔除，在无关内容的页面加盖“此页无效”章。

2.3.2 重复的。把内容和形式完全相同的重份文件剔除；将复制件（传真除外）剔除；保留完整设计文件后，将施工图分册、预算分册、器材预算分册等重复部分剔除。

2.3.3 无保存价值的。项目建设者举行文体活动，一般性的参观学习，合同副本或未中标厂家的合同正、副本等与项目有关但对反映工程概貌和日后维护工作无查考利用价值的文件材料不应归档。

2.4 保管期限划分

2.4.1 区分归档主体。区分归档主体是建设、施工、设计或其他单位，因保管要求不同，不同单位对同一文件期限划分存在较大差异。

2.4.2 定位重要程度。同一项目在级别、性质、规模不同的单位地位大相径庭，划分期限时应判断项目在归档单位职能活动中的地位、作用、影响等因素。

2.4.3 量化价值大小。综合考虑项目档案的技术、功能、时间、典型、作者、名称六大因素，一般将依据性、结论性、资产性、竣工、验收、涉外等文件的期限定为永久；将日常性、辅助性、过程性文件的期限定为短期；将其他有参考价值文件的期限定为长期。

3 流程三：分类

3.1 分类规则

3.1.1 排他规则。项目档案在立档单位整个分类体系中的位置是唯一的，类列类系之间具有严格的平行或隶属关系，同位类目相互排斥。

3.1.2 效用规则。分类结果要适应本单位项目档案特点，既涵盖所有项目档案科学分类需要，又不能虚设类目导致个别类目长期无档可归。

3.1.3 可扩展规则。业务转型升级后原有类目不能涵盖新的建设项目时，应能够进行扩展和补充，且不影响原分类结果。

3.2 分类方法

根据本单位项目档案性质特点，采用对象、特征分类法，或综合运用“性质-工程项目分类法”进行分类，并保持相对稳定。

3.3 分类号编制

分类号是反映和固化项目档案分类层级和结果的代码，可由单纯的代字或代码组成，也可混合组成，各层级标识号之间用实心“.”隔开。下图为中国联通河南省分公司项目档案分类示意图（见表1）：

4 流程四：组卷和排序

4.1 组卷

4.1.1 组卷方法。组卷应体现文件之间的有机联系和专业特点，兼顾文件数量和复杂程度，综合采用阶段、子项、专业、问题、名称、地区等组卷方法。

4.1.2 具体要求。①管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷；②施工、原材料试验文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；③竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等组卷；④监理文件按文种组卷；⑤声像文件单独组卷，通过互见号进行关联。

4.1.3 注意事项。①不同阶段、专业、期限的文件不宜放在一起组卷；②符合保管要求的已装订文件应独立成卷；③按问题组卷时依文件数量确定问题的内涵和外延；④案卷厚度与档案盒相适应；⑤内容密不可分且单一档案盒无法容纳的文件，可分拆组卷。

4.2 案卷排序

案卷宜按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收及后评估顺序排列。排序中把握如下技巧：①设计文件按设计分册的顺序排列；②竣工技术文件与对应的设计文件排序一致；③同一建设阶段内的合同按照合同签署日期或合同流水号排序。

4.3 卷内文件排序

①项目前期及管理文件：批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；文字在前，图纸在后。②施工记录：按施工工序排列。③施工质量验收文件：按报验单、验收表、支撑记录排序。④调试试验文件：区分不同专业后按管理文件、调试记录、调试质量验收文件排列。⑤监理文件：按管理文件、日志、记录、月报、会议、总结排列。⑥原材料质量证明文件：按质量跟踪记录、原材料进场报审表、出厂质量证明、复试委托单、复试报告顺序排列。⑦设计变更文件：按执行情况汇总表、设计变更文件、执行情况记录排列。⑧施工图、竣工图：区分专业后按图号排列。⑨配套设备文件：按质量证明、设备技术文件及随机图纸、安装调试、运行记录文件顺序排列。⑩财务审计文件。按审计结论、申请、承诺函，竣工决算报表、报表编制说明顺序排列。

5 流程五：编目

5.1 卷内文件编页

5.1.1 页码编制原则。①使用阿拉伯数字；②保持连续；③清晰醒目；④位置相对固定；⑤最小干预。

5.1.2 页码编制方法。利用铅笔或打码机在有效归档文件正面的右下角或背面的左下角空白处编制页码。注意事项：①筒子页作为1页编写页码。②封底、封面、扉页应编写页码。③大规格图纸折叠后作为1页编制页码。④空白页或内容与项目无关的页面不编写页码。⑤已连续编制页码的文件隔页不编制页码。⑥案卷封面、备考表、卷内文件目录不编制页码，但文件自身作为索引使用的目录应编制页码。

5.1.3 页码修正技术

5.1.3.1 重编。如果第17页编了两次，可以修改为17-1，17-2，并在备考表注明第17页为2页，总页数为最后一页页码数加1。

5.1.3.2 漏编。如果第17页和第18页之间漏编了一页，可以把17修改为17-1，把漏编的一页编为17-2，备考表说明同上。

5.1.3.3 错编。如果第39页后直接编了50，可以把39修改为39-49，备考表注明第39-49页为1页，总页数为最后一页的页码减10。

5.2 卷内目录编制（卷内目录式样见表2）

5.2.1 序号。用阿拉伯数字从1流水编制，不宜用汉字或其他字符，不同案卷内的序号不宜连续编写。

5.2.2 文件编号。文号不应省略、简化或变字符规格，如：不能将“﹝﹞”改成“[ ]”；合同、设计、图纸、设备文件的文号分别为合同号、设计编号、图号、型号等；没有编号的文件此项空缺。

5.2.3 责任者。指对文件负有主要责任的单位或个人，党政公文填写单位全称（规范化简称）或签署人姓名、职务；合同填写合同对方；设计、竣工、监理文件分别填写设计、施工、监理单位名称；竣工测试记录填写测试人姓名、竣工验收文件填写竣工验收领导小组或委员会等。

5.2.4 文件题名。文件题名照抄文件标题，没有标题或标题不能准确反映文件内容时，应重新拟制标题，并外加[ ]。

5.2.5 日期。指文件的形成日期，而非印发日期、生效日期等。正式公文填写落款处的成文日期，合同签字日期不一致的填写后签字日期，文件内有多个日期的填写最晚日期，传真电报填写发出日期。没有日期的文件应及时考证，并加盖公章或签字说明。

5.2.6 页数。填写每份文件的总页数，正文与底稿，译文与外文，请示与批复，传真件与复印件，转发与被转发件，正文与附件等作为一件整理时，页数合并计算。文件页码经过修正的填写实际页数。

5.2.7 备注。填写卷内文件需要说明的异常情况，如破损、复印件、移出、补充等。

5.3 案卷封面编制（案卷封面式样见表3）

5.3.1 档号。档号由全宗号、分类号、项目号、案卷号等部分构成，各部分之间用“-”连接。全宗号由接收档案的档案馆确定，不移交的可不填；分类号见3.3；项目号是区分不同项目的代码或流水号；案卷号是用阿拉伯数字编写的案卷流水号，不同项目之间可以连续编写。

5.3.2 案卷题名。案卷题名由“项目名称+单项工程名称（或阶段名称）+文件名称”组成，如：中国联通2015年长途传输工程 河南省光缆线路单项工程竣工技术文件。题名应简洁明了，不宜简单堆砌卷内文件标题。

5.3.3 立卷单位。立卷单位一般填写对案卷整理质量负有责任的单位，但不应填写档案中介服务机构等非参建单位的名称。

5.3.4 起止日期。指卷内文件最早至最晚的形成日期，如：2013.09.13-2015.12.05，如果卷内只有一份文件，则起止日期相同。

5.3.5 保管期限。保管期限的划分方法参考2.4，因文件数量较少联合组卷时，保管期限从长划分。

5.3.6 密级。密级划分应根据批复文件或可行性研究报告首页标注的密级确定，如：“机密★10年”等。

5.4 备考表编制（备考表式样见表4）

5.4.1 档号。见5.3.1。

5.4.2 互见号。填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。

5.4.3 说明。对卷内文件的总件数、总页数、图纸张数以及复印件、副本等情况进行说明，也可记载保管、利用、鉴定工作中卷内文件发生变动的情况。

5.4.4 立卷人。应由立卷责任者签名或加盖签名章，一般指项目专、兼职档案员。

5.4.5 立卷日期。填写立卷完成的时间，具体到年、月、日，年度用4位阿拉伯数字填写。

5.4.6 检查人。由案卷质量审核者签名或加盖签名章，不宜直接打印，不应与立卷人相同，一般指项目档案整理或接收单位的负责人、经办人。

5.4.7 检查日期。填写案卷质量审核时间，不应早于立卷时间，填写要求同5.4.5。

5.5 案卷目录编制（案卷目录式样见表5）

序号填写登录案卷的流水顺序号；档号、案卷题名、保管期限的填写方法同5.3；总页数填写案卷内全部文件的页数之和；备注可根据管理需要填写存放位置等。

6 流程六：案卷装订

6.1 装订准备

6.1.1 去除。装订前去除塑料皮、金属物、空白页等不符合长久保管要求或与档案内容无关的部分。

6.1.2 折叠。对幅面大于档案盒规格的纸张进行折叠，折叠方法参照GB/T 10609.3。

6.1.3 修补。对破损档案应在装订前进行修复，对幅面过小容易掉页、压字的纸张进行修补。

6.2 装订方式选择

6.2.1 按卷装订。采用细棉线三孔一线左侧装订时，要做到左、下方对齐，三孔圆心距下边缘距离分别为65mm、148.5mm、232mm，距左边缘15mm为宜。棉线摆向整齐，不宜过紧过松，打结不宜过大。

6.2.2 按件装订。采用以件为单位的方式装订时，参考DA/T 22-2015，并加盖归档章。

6.2.3 不装订。对于符合长期保管要求的文件可不进行装订，直接在文件前面放置封面、案卷目录，文后放置备考表即可。

6.3 装订质量要求

整齐、美观、结实、不压字、不掉页、不倒页。

7 流程七：装盒

7.1 装具选择。直接购买或定制符合制成材料和规格要求的无酸档案盒，并用pH值测试笔判别真伪。另外，定制时可将单位标识印制在盒脊上方，便于区分不同全宗。

7.2 盒内数量控制

7.2.1 一盒一卷。根据案卷厚度选择档案盒，一盒一卷，适合盒脊填写案卷题名，充分利用卷盒和柜架空间。

7.2.2 一盒一或多卷。档案盒厚度相对固定，将一卷或多卷项目档案装入一个盒中，排列整齐美观，但脊背不宜填写案卷题名。

7.2.3 一盒一册。对于特别厚的文件材料，可根据卷盒厚度和文件内容进行分册，将一个分册装入一个档案盒。

7.3 盒脊及封面编制

7.3.1 保管期限、档号、案卷题名的填写方法。参照5.3，但采用一盒多卷装盒时，盒内案卷保管期限应一致，档号填写盒内案卷的起止档号，盒脊不宜填写案卷题名。

7.3.2 编制方式。可用签字笔、毛笔等填写、加盖印章、打印粘贴、打印机直接打印等多种方式，但尽可能保持一致，确保盒脊及卷盒封面编制整齐、清晰、美观。

8 流程八：上架

8.1 上架准备

对待上架档案进行消毒、清点、排序、台账更新。

8.2 库位规划

8.2.1 大流水方式。档案数量较少，或现代化管理水平较高的单位按入库时间顺序排列，便于统计数量，节省空间，但割裂项目档案之间的关联，让分类失去意义。

8.2.2 分类方案方式。以分类表中类列和类系的逻辑关系为主线排列，便于精确检索，但需要“空架”或“倒架”。

8.2.3 分类流水结合方式。先按分类表分类，类内再按入库时间顺序排列，可以兼顾大流水和分类方案方式的优点。

8.3 上架排列

确定排架方式后，按从左到右、自上而下的“Z”字形方式进行上架，并保持稳定。

8.4 示意图编制

上架后应确保每一件项目档案拥有唯一的库房存放位置，为精细化管理和智能化检索创造条件，并及时编制排架示意图。