文科实习自动化管理的问题与对策

梁沛 黎小业

【摘要】针对文科专业的实习自动化管理问题，包括观念态度、信息通讯、数据处理和管理控制等，提出了解满足需求、数据适度细化、互动渠道畅通、系统自动规范等解决方法，以供各文科专业的实习工作参考。

【关键词】文科 实习 自动化 管理控制

由于文科信息技术应用能力一般都弱于理科，要实现实践教学自动化管理就会遇到更多的难题。本文预设在一般文科专业都经费不足、人才缺乏和技术有限的前提下，探讨如何搞好实习管理的信息自动化建设问题。本文按照自动化管理的一般标准、我国本科院校教学评估的要求、校内外的相关需求、相关职业模型标准、本学院文科实习自动化管理的现状和其他院校的相关经验，来归纳概括文科实习自动化管理的一般问题和具体问题，并提出有针对性的对策。

问题一：观念态度问题

在管理自动化系统（包括OA系统）推广应用过程中，首先遇到的障碍就是人员观念问题，我院文秘专业的实习自动化管理也不例外。主要表现在：

（一）作为文科的领导和专业老师，一般电脑技术水平都不会高，对传统手工作业方式依赖性强，难以适应自动化的操作方式和流程化的管理方式，会产生很多疑问和抵触情绪。有时候领导很重视了，并带头使用，但由于信息应用技术水平不高，示范带头作用并不明显。所以使用者往往采取“用得好就用， 用得不好就算了”的态度， 并没有主动想办法解决与改进，造成某些专业购进的自动化管理系统与实践教学系统没有得到充分利用。

（二）对实习管理自动化的意义认识不足。许多领导和实习指导老师对实习管理自动化理解不深，认为所谓的实习管理自动化就是在实习过程中使用先进技术和设备，目的只是要提高工作效率。其实对于实习来说，自动化管理有保持实习通信畅通、交流方便、方便发布信息、实现实习管理流程化自动化远程化、实现实习资料管理自动化等多方面的好处，还能实现在学校、实习师生和实习单位之间的信息集成、协作管理与分工等，也有利于实习工作决策、实习统计分析等。

（三）较多领导和实习指导老师对实习自动化管理系统有十全十美的思想，影响了实习自动化管理系統的推广和应用。有些教师要求实习管理系统能完全代替教师的工作，尽量使教师少做甚至不用做，妄想什么功能都能通过自动化系统实现，功能稍不满意就不想用；有些教师因一时之间出现操作问题未能解决，没有主动联系提出问题就放弃使用。

对于以上观念态度问题，一般人提出的解决方案如下：1.加强宣传与培训，以争取领导重视和人员支持；2.完善制度，人为约束，保障实习管理自动化的安全与应用；3.先易后难，逐步推进；4.完善软硬件建设，使相关人员乐于使用实习自动化管理系统。

以上对策环环相扣、相辅相成，对于解决实习自动化管理的观念问题有一定作用。但他们往往忽视了很重要的一点，就是首先要了解相关组织和人员（领导、师生和实习企业）的需求，使实习自动化管理系统能真正能解决他们的问题与困难。如果实习自动化管理系统没有能很好地满足需求，即使领导重视了带头了，培训做好了，认识到位了，仍然会使人产生“有用，但我不需要”的想法。为此，在实习管理系统设计、开发、推广和应用过程中，都需要通过询问、调查问卷和查看实习日志等多种形式了解使用者的需求，以利于系统能真正得到充分的应用。

问题二：通讯沟通问题

我院文秘专业实习的信息沟通，除了用手机电话等传统通讯手段，还建立了班级实习Q群、小组微信群、视频会议等，也就是主要应用公用程序来进行实习工作的信息沟通。这种通讯、信息交流方式当然也是实习自动化管理的手段之一，但还需要解决以下问题：1.由于通讯手段分散，还未能更好地进行实习工作的多方沟通、信息直接畅通、快速自动收集和自动选录等；2.本科教学评估要求实习资料具有完整性，包括实习检查记录、考勤记录等，单纯的利用公用软件还未能更好地收集这些通讯记录，会增加实习指导教师的工作量；3.本院文秘专业实习还未建立起与实习用人单位、实习生家长的快捷方便的通讯方式和信息交流渠道，未能更好地进行实习的多方协同管理。

针对我院文秘专业实习的通讯畅通、信息沟通问题，可采取的解决方法：1.把即时通讯功能添加到文秘专业现有的网络平台（包括办公自动化模拟教学系统）或以后专门的实习自动化管理系统中。但对此法不能寄予过多的期望，因为专门的即时通讯工具虽然更有利于通讯记录的自动收集、保留和选录，但毕竟即时通讯功能本身还是比不上公用软件更方便；2.在文法实验教学中心的网络平台或以后的实习自动化管理系统中添加实习问答、新闻简报等功能，利于收集部分实习动态和实习交流记录；3.要求学生按实习小组提交部分通讯、信息交流记录；4.利用文法实验教学中心现有的网络平台或以后的实习管理系统，建立与实习单位、家长等的外部联络渠道；5.除了利用公用通讯软件来进行视频会议等即时通讯，还可利用本中心现有网络平台及以后的实习管理系统来建立领导、师生和实验管理员之间的内部联络系统；6.实习考勤记录方面可暂时利用模拟教学平台中的自动化办公模块中的考勤打卡功能进行远程考勤。

问题三：数据管理问题

我院文秘专业多年以来，采取多种形式来收集、储存实习资料，包括光盘资料、纸质版资料、硬盘版资料等，长期储存每学年实习的文档、图片、录音和视频等资料。

按照我国本科教学评估要求，实习教学要提交保存的资料相对于其他教学来说要更多，如要求实习管理部门提交实验教学大纲、实验指导书、实习成绩单和工作记录等，要求实习指导教师提交的资料包括实习计划表、实习考评情况记录、实习检查情况记录、实习动员会网页报到、实习工作方案、实习总结、校外实习学生考勤记录、实习鉴定表和实习成绩总表等，要求实习生提供的资料包括实习日志、实习报告和调研报告等。

由于我院专门的实习自动化管理系统还未完全建立，这些资料的收集主要还是利用传统手段和现有的网络平台，未能真正符合自动化管理标准的要求，未能很好地体现管理自动化的重要意义。其中一个较大的难题是，如果要实习指导教师完整提交这些资料，无疑会增加工作量。教师本身的其他工作已繁忙，要他们再做这些整理提交资料的工作会很不愿意，亟需要建立一个自动化管理系统来自动快捷地收集这些资料。

针对这些问题，本文设想的对策：

（一）数据安全问题的处理。本院文秘专业虽然采取多种形式来储存实习资料，但仍然有一个漏洞，就是网络数据的储存与安全备份。如果自动化管理系统的源码丢失了，还可通过多种渠道找回来，但如果储存于数据库的资料被删除了，那么通知公告、实习动态、其他发布内容和用户名等就无法显示在动态页面上。并且每更新一次内容，就要重新备份一次数据。曾经在我院的另一个部门有一次深刻的教训，由于管理员初接手网站，未能及时备份数据，不知是由于误操作还是程序有漏洞造成黑客入侵（已有被黑客植入广告现象），数据完全丢失无法恢复，造成大损失。文法实验教学中心网络平台也曾有过黑客入侵现象，不可不防。所以，本中心亟需要建立一个数据自动定期备份系统，这样，数据还原问题就可基本无忧。如果仅备份到服务器的硬盘中，有可能遇到因硬盘长久使用而损坏无法恢复的问题，最好还是同时进行网络备份。只要将数据自动加密并改名，与程序分离，无人知道这是什么文件。

（二）在专门的实习管理系统还未开发或采购之前，除了可利用OA公用软件，如WPS办公系列软件、音视频编辑软件等，也可利用本中心模拟教学平台中的自动化办公模块来辅助收集电子版的实习资料，更有利于全员协作管理。

（三）数据统计分析问题的处理。市面上的实习管理系统一般都有数据统计分析功能，但仍然有可改进的地方。其他院校应用的实习管理系统一般可进行实习人员及到岗率统计、各实习小组信息发布统计、指导老师活动统计、实习单位区域分布统计、实习单位行业分布统计、实习岗位分布统计等。为了进行更多的数据统计分析，可让相关人员对数据进行更细化的分类，比如在实习生提交电子版的实习报告中，添加“不足之处”、“问题与困难”等字段，以便快速提取统计实习生常见有哪些不足之处。又如对实习单位作适度细化的统计分析，就能更快捷直观地了解用人单位对工作人员的职业标准要求、他们眼中实习生常见的不足之处等，以构建更准确的职业模型标准。总之，数据统计分析做好了，就可快速自动生成实习总结的大部分重要内容，有效减轻指导老师的工作负担。

问题四：管理控制问题

文秘专业经过多年的实习工作，已经形成一整套成熟的实习工作流程，但未能很好地体现到实习自动化管理系统及管理制度中，影响到工作流程的操作和落实。工作流程涉及到中心主任、实验管理人员、指导教师、实习生和实习单位等，难以作更进一步的简化，有时候一个环节出现问题，就会影响到整个实习工作的顺利进行。

对于本学院文秘专业的实习来说，多变的工作可不用OA系统进行流程化管理，但一般工作都可固化成流程并体现到实习管理系统中。实习之前可同时将工作流程发送到主任端、管理员端、指导教师端、实习生端和实习单位端，并作定时提醒和监控，进行更好的自动化管理。另外，教师的实习指导工作也可流程化并体现到实习管理系统中。

另外，其他管理控制问题也要改善，如：

（一）实习单位给实习生打分过高问题，通过完善实习管理平台、建立统一的评价参考标准、加强评价保密性等来改善。

（二）实习生提供的电子版、纸质版资料多有标题、命名不规范的现象，对资料的查找、分析利用等造成较大的麻烦。处理措施设想：1.多次提醒强调；2.通过填空（可分必填项和选填项），自动生成相关标题和命名，让实习小组和个人确认后再提交。

（三）按照上面的措施完善实习管理系统，建立实习任务进度管理，就能更好地对实习进行跟踪管理，及时掌握实习动态，及时发现问题并及时整改。

问题五：软硬件建设问题

（一）软件问题

本中心具有一定的程序开发能力，在经费有限的前提下可尝试针对现有网络系统开发一些外挂程序，来帮助更好地实现实习的自动化管理。同时利用本中心的技术力量自行开发系统会有不少好处，包括更容易满足需求，更容易不断升级改进，更有利于避免因购进某些系统但利用不上而造成浪费经费的现象。

可考虑利用市面上的相关源代码，将其改装成实习管理系统。利用开源程序来开发实习管理系统的一个大难题是：市面上这些开源程序几乎都是假开源，核心代码都是加了密的，甚至植入了广告等黑客后门。而完全开源的程序往往又不成熟不完整，毛病过多。对市面上这些难以直接利用的源码可多方参考对比，也可利用其他类别的成熟源代码进行改装，比如尽可能地将论坛社区改编成实习管理系统。

（三）硬件问题

本学院文秘专业实习过程中所使用的硬件包括电脑、光盘、移动硬盘、打印机、照相机、摄像机、路由器和服务器等，但目前这些设备大都遇到性能不足、老旧残破现象，亟需要升级更新换代。

结语

综上所述，解决文科实习自动化管理问题需要长期渐进的努力，主要方法包括：1.充分了解并满足需求；2.充分利用有限的技术力量进行改进；3.充分利用部门现有的网络平台和各类公用软件；4.能自动化就尽量自动化；5.尽量追随现代管理自动化的发展趋势，实现“个人信息处理→全员信息共享→网络數字神经”、“事务型自动化→管理型自动化→决策型自动化（以数据统计分析为起点）”、“C/S模式→B/S模式（即web模式）”等多种转变。相信本文所述对策体系对其他院校的文科实习自动化管理都有重要的参考借鉴意义。