公路档案的信息化建设及有效管理策略探讨

黄锦男

摘 要：随着社会经济的发展以及公路建设水平的提高，公路档案总数也不断增多，以往的文件控制形式已经无法满足时代发展的要求，因此需要加强公路档案管理信息化建设，提高信息化水平。公路档案在交通发展过程中发挥着十分重要的作用，档案管理的信息化建设可以利用网络进行传输和复制拷贝，妥善保存公路档案，提高公路档案管理的水平与效率。本文就对公路档案的信息化建设及有效管理策略进行分析和探讨。

关键词：公路档案；信息化建设；管理策略

档案管理是一门综合性较强的学科，涉及十分广泛的内容，要想统一规划与分类档案，需要花费较长的时间，对档案管理人员而言是一项重担。随着科学技术的发展与进步，信息化技术被应用于公路档案管理工作中，改变了以往的管理模式和管理方法，实现了信息化的档案管理[ 1 ]。当然在实施公路档案信息化管理过程中，需要科学合理利用资源，采取有效的手段来协调资源，进一步促进公路档案信息化建设。

一、公路档案管理信息化建设概述

（一）必要性

随着电子时代的到来，档案管理信息化建设已经成为重要的发展趋势，这就要求公路档案管理应适应时代的发展，提高为社会服务的能力。当前在公路档案管理工作中，基本采用无纸化办公的形式，全面应用OA办公自动化系统，许多文件以机读文件形态加以存在，需要对这些档案文件提供足够的电脑空间，将其分类存放，从而保证档案的系统性、价值性与真实性，便于相关部门工作的顺利开展。但是目前许多公路档案管理较为落后，过于重视纸质档案，档案信息化意识与信息化素质不强，缺乏标准与规范的档案管理工作，导致信息化管理存在一定难度，影响公路档案信息电子化的发展。由于公路档案信息化建设要求实现档案信息共享与档案数据信息库建设等，科学运用现代科技，转变工作服务方式，因此需要积极加强公路档案管理的信息化，从而加快公路建设发展步伐。

（二）现状

公路档案管理信息化建设现状具体如下：

1）缺乏统一的管理方式。公路档案管理部门各分局的差别较大，档案标注、整理及分类习惯有所不同，这样往往难以统一公路档案管理，增加档案管理的难度，影响档案管理信息化建设。2）缺乏完善的管理模块。目前公路档案管理缺乏较强的基础业务和较高的管理质量，不同类型与不同时期的公路档案之间难以融合；同时档案管理的标准不够统一，缺乏共同的规范及标准，严重影响公路档案的信息化建设[ 2 ]。3）归档意识淡薄。公路档案信息化管理对管理人员的要求较高，需要其具备良好的专业知识和专业能力，但是许多公路人员缺乏较高的专业素质水平，无法深入理解和掌握信息化档案管理的形式与内容，影响档案管理工作的有序开展。此外，部分管理人员在实际工作中习惯于传统纸质文件工作，无法适应信息化管理，从而降低文件的真实性和工作的实效性。

二、加强公路档案管理信息化建设的策略

（一）建立健全档案管理机制

要想实现公路档案管理的信息化建设，需要严格按照规章制度开展管理工作，制定科学可行的管理制度，对现有档案管理机制加以优化，确保档案信息管理建设的安全。同时以档案规范为依据，合理构建公路数字档案馆，通过数字化形式来管理公路的全部档案，实现档案信息的共享，有效满足社会对档案的使用需求。另外，公路档案管理部门可以充分利用互联网通讯优势，构建资源信息共享的网络平台，以此拓宽信息渠道，让人们了解相关的公路建设信息，实现资源信息共享，提高工作效率。

（二）加强网络化服务

对于公路档案管理工作而言，其需要从大量档案信息中提炼出规律性与结论性的数据，然后将其归纳整理，形成文字精练与结构严谨的综合体，为相关部门的决策提供参考依据[ 3 ]。如交通公路系统工程建设部门可以积极构建计算网络，将其与档案管理工作相结合，在网络中统一纳入全系统的档案资料，便于深层次开发与综合性利用各种档案，实现档案管理工作的科学化、规范化与标准化。此外，可以实现档案信息网络动态化管理，为社会活动的决策者或司机等提供有效的信息，避免因路况等因素而造成物力与人力的浪费，保障人们的生命财产安全。

（三）加强管理人员素质

公路档案管理工作的有效性在一定程度上取决于档案管理人员素质高低，因此公路主管部门需要积极培训档案管理人员，使其掌握新的知识，提高自身的业务知识水平和专业素质，成为优秀的档案管理人员。随着办公自动化的深入发展，电子文件被应用档案管理工作中，需要档案管理人员积极学习电子档案管理知识，与时俱进，从而为企业形成良好的形象做出贡献。此外，档案管理人员应对文件归档工作和电子文件鉴定加以重视，鉴定文件的真实性和完整性，保证电子文件背景信息与内容的完整性。

（四）加强与电子政务的结合

档案信息资源是电子政务建设中的重要信息资源，需要将档案信息化建设与电子政务建设相结合，使档案信息资源的开发利用及档案信息化建设成为电子政务的重要内容，将其在电子政务中的作用加以充分发挥[ 4 ]。同时需要将办公自动化与档案信息化相结合，争取相关部门的支持，统一规划，加强领导，以此促进档案管理信息化建设的协调稳定发展。

三、结语

综上所述，公路档案管理信息化建设作为一项系统而复杂的工程，其在实际建设过程中还存在一系列问题，如缺乏统一的管理方式、档案管理模块不完善、归档意识淡薄等，严重影响档案管理的效率及水平，不利于档案管理的信息化建设。基于这种情况，需要结合实际情况，建立健全档案管理机制，加强档案信息的网络化服务，强化档案管理人员素质，加强与电子政务的结合，利用规范的措施来进行信息化的公路档案管理建设。这样才能保证公路档案管理工作的科学化、规范化与标准化，加快公路档案管理的信息化建设，促进公路交通事业的持续稳定发展。

参考文献：

[1] 黄祝娥.浅谈公路档案信息化建设及有效管理[J].低碳世界，2015，32：161-162.

[2] 李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智，2015，05：365.

[3] 封爱萍.加强企业档案管理信息化建设的有效策略研究[J].中外企业家，2015，05：208+213.

[4] 王秀娟.新時期公路建设工程档案管理策略研究[J].科技创业家，2013，10：248.