浅议基层院检察机要工作

■ 天津市滨海新区大港人民检察院副检察长　刘孟海



浅议基层院检察机要工作

■ 天津市滨海新区大港人民检察院副检察长刘孟海

副检察长 刘孟海

机要（confidential）本义为机密重要。基层院机要员（机要秘书）的工作职责就是周一和周四定期到辖区党委公文交换中心（交通站）收发文件，再初步分流，对其中的红头文件、会议通知和其他重要文件分门别类，贴好办文单送办公室主任分报院领导批阅，再分别将领导有批示要办的文件送到各部门或外单位。同时每日定期查收责机要室内机要通道中市院文件和上传本院文件。负责周一至周四期间通过本地邮局邮寄本院机要文件工作。机要还要负责保管和登记所有文件的办理情况，随时备查。机要工作是基层院办公室的重要组成部分，常与保密工作同部署并由专人负责，保证检察机密和利益不被窃取，称为机要保密工作。机要保密工作无小事，基层院应严格按照《保密法》的规定,认真贯彻落实机要保密工作的要求,积极深入抓好机要保密工作的落实。具体来说，就是要：明确机要工作基本流程和操作规程；加强硬件基础设施建设，加强各项机要管理制度建设；通过强化教育来提高人员素质，通过加强监管来保证各项机要管理机制的落实。笔者通过学习检察机关机要保密管理相关文件，现仅对其中的机要工作进行简单的理论梳理，以广见识。

熟悉工作流程，知晓操作规程

机要室是基层院各类文件的中心集结地，无论是上级来文、外单位来文，还是指挥部发文，都要经过机要室。因此，机要秘书岗是办公室的重要岗位，机要员必须要了解机要工作流程和操作规范，这是做好机要工作的前提。

（一）收文工作流程

1.收文办理

包括公文签收、拆封、登记、传阅和公文办理（清办、拟办、公办）等流程。

2.公文的保密与保管

包括公文的登记制度、翻印、复制上级机关的秘密文件（公文）、复印文件、传阅秘密文件、秘密文件的邮寄与传递、携带秘密文件外出工作、秘密文件的存放、秘密文件的清查清退制度、秘密文件和其他公文的销毁

3.公文的清退和立卷归档

总体而言，基层院收文办理是比较完整、独立的事，主要包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等环节。其基本要求是准确、及时、安全、保密。发文流程与收文流程相似，本文不再赘述。机要简化流程图为：

（二）机要文件邮寄流程

机要邮寄是由党、政、军、企等机关保密（机要）部门通过机要通信或派专人送取的邮件传输形式之一。作为一种特殊的邮件种类，其有着与普通邮件不同的交寄、分拣、投递、接收方式，资费种类（按件计收挂号费、机要保密费和查询费等）、计费单位、资费标准等也有所不同。机要文件有专门的机要号，邮局有专门途径保障其安全。当前，针对综合部门和业务部门不知密、乱定密、机要文件过滥等老问题，基层院对机要文件的细类要做出界定。涉案文件应属于机要文件范畴，如业务部门上报的案件材料、来往的法律文书，检察委员会办公室编写的上报市院或分院的指导性案例、案件质量分析报告、人民监督员工作文书、检察委员会会议纪要、涉及敏感数据或典型案例的重要调查报告等。机要邮寄交寄流程设计：首先，基层院各部门涉密的机要邮件交本院办公室机要员，机要员于周一至周四时段，将机要邮件送到当地邮局的机要班，办理登记手续；其次，机要班将机要邮件通过机要交通方式邮寄到本省省会城市，由省邮政局机要班登记；再次，省邮政局机要班通过机要交通将机要邮件寄到目的省份的省会城市，当地省邮政局机要班加以登记，然后通过机要交通送达机要邮件接收单位。

（三）机要规范要求

收文应及时点清、查对、登记，避免号码和份数出现差错；送领导传阅的文件，尽量做到当天收回。密级以上文件必须当天收回。借阅文件应履行签字手续，并必须一周内返还。分发各单位的文件，内部刊物应认真管理，年底清退，交党委办公室机要室；任何单位或个人不得擅自复印秘密级以上文件，确需复印的必须报请上级发文单位批准，党委办公室统一复印，复印后的文件按同等密级文件管理；领导参加会议带回的秘密文件，资料，应及时交机要室登记，签收，传阅。

加强硬件基础建设，注重制度软件作用

（一）加强硬件基础设施建设

基层院应加强机要基础设施建设，特别是要借“两房改造”和办公自动化之机来对机要室升级改造。要高度重视密码安全保密工作，根据辖区党委密码安全保密专项检查组和市院领导提出的整改要求，结合本院实际，高起点规划，高标准配置，投入专项经费，争取单独设置机要室，铁门、铁柜、防电磁干扰器、通信工具，完成室内防静电地板、监控、报警器、门禁的安装别落实了等项要求以及加密机屏蔽机柜等硬件设施的配备。要加强三级机要通道建设，高标准配置三级机要通道台式计算机、密码机、传真机和扫描仪，保证市院和新区院、县院之间的文件传输，依托检察内网，通过网络就可直接传送，彻底摆脱邮寄方式。

（二）注重制度建设的软件作用

密码工作是党和国家事业的“生命线、保障线、指挥线”，是党和国家最核心的机密，基层院要高度重视密码工作，要成立保密工作领导小组，健全组织，明确职责，落实责任，保证机要保密工作的顺利开展；要坚持“机要保密工作一把手负责制”，院领导逢会必讲机要保密安全工作，要求全体干警树立保密意识，并将保密条款写进目标管理责任书，落实保密责任，年终统一考核；制定相应的密传机房工作制度、三级机要通道管理办法、机要文件管理制度、传真文件管理办法等制度，进一步强化密码工作日检查，落实台账登记制度，严格管理，严肃纪律，确保密码安全。

加强教育，加强管理，加强监督

（一）重点是加强对机要人员的教育培训

基层院党组要高度重视全院要害部门、重点部位上的干部配备，坚持把政治素质好、文化程度高、责任心强的干部配备到机要保密要害部门任职和担任内勤，把干部素质作为干部作用考虑的重要因素，努力为机要保密工作的开展创造良好的条件。要通过对机要秘书的岗位教育使其充分重视对有关机要保密法规的学习和理解，牢固地树立“机要保密无小事”、“保守秘密，慎之又慎”的意识。基层院机要秘书的主要职责包括当年文件的登记、流转、跟踪、查询、分发和保管;定期做好文件的清退、销毁工作，并按有关规定做好年度归档、上缴工作；负责公文制发和管理，审核院内对外发文的格式、编号工作；机要文件下载及本院电子文件上传及扫描工作；各类会议通知、行政接待工作的送签、流转和跟踪;保密纸的销毁；密级文件的清退；检察报刊杂志的征订；以及所有领导交办的其他日常事务。这些看似简单的工作内容，其实每一件都要经过好几个流程才能办结。而机要员手上的日常工作常常纷繁交错，往往一件还没处理完，另一件又接踵而来。因此就需要其有高度的责任心和较强的办文办事水平，这些都要通过专门的能力培训才能保证做到。

（二）加强管理和监督，保证各项机要制度的落实

基层院应把机要工作放在与检察业务工作同等重要的位置，从规范队伍管理，加强技术防范，健全保密制度，狠抓督促检查等多方面入手，全面推进机要工作的常态化管理，力求工作万无一失。机要文件多是涉密的，因此机要与保密工作很难分开。因此，做好涉密文件的管理工作是机要秘书的重要工作之一，其中机要文件的传阅、办理都是有严格规定的。所以，机要秘书务必保守机密，做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说。同时，还必须注意时效性。在收到文件后，首先要注意传递文件的时间，避免发生文件传递不及时的错误。要注意做好文件的传阅管理登记工作，及时将传阅完的文件收回，按顺序分类，确保文件安全。基层院可以设立保密宣传月，每年确定一个月的时间作为保密宣传月集中进行机要保密宣传，同时开展保密专项检查，并将机要工作作为专项检查的重点，通过强化内部监督来促进机要管理，防止失泄密事件的发生。

孙悟群/摄