关于高校图书馆期刊回溯建库工作的思考

袁聪 赵瑜璋

摘 要：对六盘水师范学院图书馆期刊回溯建库工作进行介绍和回顾，同时对该项工作的各个环节进行思考总结，并提出了建立标准化、规范化期刊数据库的意义。

关键词：图书馆；期刊；回溯建库

中图分类号：G25文献标志码：A文章编号：2095-9214（2016）07-0197-01

在2014年初，我校图书馆开始进行期刊回溯建库的工作。为了最高效的完成期刊回溯建库工作，使数据库尽快投入使用。我馆成立了期刊回溯建库工作小组，由馆长担任组长，采编部主任担任副组长，采编部2位业务骨干实践参与回溯建库工作。经过两年多的共同努力，我馆期刊回溯建库工作已基本完成，目前期刊数据库也开始了试用。笔者结合六盘水师范学院图书馆期刊回溯建库的工作实践，针对该项工作进行了一些思考。

一、前期准备环节

在期刊回溯建库工作开展以前，我馆和大多图书馆一样，工作中存在着“重书轻刊”的现象。那么，对于要开启一项新的工作，前期准备环节就显得很重要，包括人员的培训组织、期刊现状调查、系统软件选择、回溯方案的确立等。

我馆实际参与期刊回溯建库工作的只有2位采编部同志，造成最后完成工作耗费的时间相对较长。所以如果能再多分配1或2位同志参与到工作小組，应该会更高效的完成该任务。我馆成立于1978年，馆藏期刊合订本资源数以万册，经历了30多年的积累，内容涉及多个学科领域，其中还有部分珍贵的外文期刊。我们将期刊按年份为单位进行了清点梳理并做了相应统计，这样有利于后续著录等工作的进行。但是工作量巨大，这里要特别感谢我校义工团队的同学们给予的大力支援。我馆2010年以来一直使用的是江苏汇文文献信息服务操作系统Libsys4.0，虽然版本相对较低，但通过工作实践来看，该系统还是能够满足期刊回溯的要求。如果这个系统软件能够升级到更高版本，相信工作起来应该会更高效一些。为了保证期刊回溯数据的完整性和准确性，实际操作中我们采用实体建库，并且以数据套录为主和自建编目为辅的方法进行著录。该方案的确立，也是通过大量文献调研[1]和我馆实际工作情况最终决定的。

二、著录环节

回顾我馆期刊回溯建库流程，著录环节出现的问题相对较多，我们也采取了一些相应的措施进行处理。作为一种连续出版物，期刊比图书异变的信息更多，期刊的题名、责任者、出版者、周期等信息随时都可能在变化之中，会有改刊、改版、合并、停刊等现象，所以在数据信息采集著录时就会存在大量问题。

我们以著录《新华月报》为例，该刊于1949年11月创刊问世，从1979年起《新华月报》分别出版了文献版和文摘版，文摘版后来改刊名为《新华文摘》，文献版则依然用旧刊名《新华月报》，为适应时代和广大读者的需要，《新华月报》决定在2006年改版，从此分为上、下半月刊。该期刊著录时要注意周期变动，需在326字段的@a子字段加以附注标明，变化几次就著录几次，并在@b子字段标注变化时对应的年份。还需要注意的是《新华月报》ISSN号为1001-666X，CN号为11-1186/Z，而《新华文摘》ISSN号为1001-6651，CN号为11-1187/Z，两刊应该分别著录在不同的Marc数据。

当遇到期刊更名情况时，如果把最初刊名作为主要信息著录在200@a字段，也就是期刊不管改名多少次，仍用最初的刊名，只需把每次改名的情况在附注项中加以说明。这种著录方式可以避免为改名后新的刊名重新著录，还可以将所有刊名信息和出版物的变化历程集中反映在最初刊名条目下。该方式的优点是能一次检索，了解出版物的全部变化情况。但是缺点也很突出，不利于读者查找，因为读者习惯查询最新的刊名。所以，在经过权衡之后，我们采取了以新刊名作为主要信息著录在200@a字段，然后将曾用名在304题名附注字段的@a子字段中标注出，改名多少次就在304@a附注几次。

回溯过程中，当然也遇到了一些其他问题，我们的要求是每位参与期刊回溯建库的人员都要详细记录当天的工作日志，并汇总每日著录工作中发现的问题，及时与其他工作人员进行沟通，将工作中发现的问题统一意见后按照要求集中处理。

三、数据维护环节

所谓“百密一疏”，我们在建库前和建库中，无论采取了多么有效的质量控制措施，总难免会出现这样或者那样的差错。因此，在期刊回溯建库工作基本完成之后，就应该尽快将工作重心转移到期刊数据的校对维护上，以便发现问题及时处理。我们在对已建数据进行维护时，发现出错率最多的就是本应该归属于同一条Marc数据却有多条记录，这种必须进行合并，以免数据重复。产生这种情况应该是著录过程中查重不到位所导致的。同时个人认为，新建数据库在投入使用后，还要注意听取广大读者的反馈意见，对数据库进行有针对性的更新、修改、替换、合并、删除等工作[2]。总之，维护过程中发现了问题，就要立即做出正确的处理，以确保期刊数据库的质量，使读者更加方便有效地利用期刊数据库。因为期刊每年都在递增和变化，所以数据维护将是一项需要长期坚持的工作。

四、工作意义

在耗费了我馆大量的时间、精力和人力建立起来的标准化、规范化的期刊数据库，笔者也思考了该项工作的意义。第一，将使期刊馆藏资源步上现代信息服务轨道。在回溯建库前，读者只能到期刊室逐一查阅后才能知道我馆期刊资源是否有其需要，而且能够查阅到的也只限当年的最近几期。数据库建立后，读者可通过校园网中图书馆OPAC系统检索，这样对读者来讲方便又快捷，同时大大提高了图书馆的期刊资源科学管理水平。第二，将成为我校教师开展教学和科研的重要文献信息源。在我馆期刊数据库中，我们已将建馆以来的每年所订购的期刊都收录其中，这很大程度上可以和我校电子资源购买力不足的情况互补，同样为教学和科研服务。第三，将为我校图书馆能够全面实现自动化管理，网络化检索和文献资源共享奠定一定的基础。期刊也是图书馆资源中重要的组成部分，建立规范化、标准化的期刊数据库，才能使我馆资源更加全面的呈现给读者。这一步是我馆全面实现自动化管理，网络化检索和文献资源共享的必经之路。总之，期刊回溯建库的工作意义重大。

（作者单位：六盘水师范学院图书馆）

本文由2014年度六盘水师范学院科学研究计划项目（NO：LPSSY201413）资助

参考文献：

[1]倪琪.浅谈高校中文期刊回溯建库中的问题和对策[J].河南图书馆学刊，2010，30（5）：64-66.

[2]袁聪，赵瑜璋，韩玄哲.高校图书馆期刊回溯建库工作的方法研究——以六盘水师范学院图书馆为例[J].六盘水师范学院学报，2015，27（6）：82-84.