应用型本科院校系级教学档案管理的问题与对策研究

李乐欣

[摘要]为促进应用型本科院校系级教学档案管理工作的顺利实施，就应当要求该项工作顺应教育事业的发展。本文就应用型本科院校系级教学档案管理工作的具体情况展开论述。

[关键词]应用型本科院校；系级教学档案；档案管理

[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）07-0034-02

一、系级教学档案的概述

系级教学档案是指应用型本科院校的系级教师在与学生进行教学活动时所产生的具有一定保存价值的文字、图标以及声像材料。院校档案是属于综合性的内容，而系级档案是不可缺少的重要组成部分，同时也是院校管理系级教学和展开教学研究不可缺少的重要参考依据。实践中，通过对系级教学档案进行科学严谨的分析研究，得出可有效的作为提升教学水平的有效依据，对进一步改进教学具有重要意义。因此，系级教学档案管理工作是否得当，工作实施是否完善，档案信息整理是否规范，将对整个院系教学甚至是院校的档案管理工作产生重要的影响。因而，就应用型本科院校而言，加强系级教学档案管理工作，具有重要的意义。

二、应用型本科院校系级档案管理存在的问题

一般来说，应用型本科院校是由不同专科院校合并或是经过专科院校晋升上来的。成立之初依然存在由专科转向本科转换的过渡时期，在此过程中，系级教学档案也因随之一同转变。系级教学档案是教学期间产生的文件性材料，同时也是管理和控制教学的重要根据。对发展和建设院校具有重要的意义。但是综合分析应用型本科院校系级教学档案管理工作的实际情况，不难发现其中仍旧存在着较多的问题。综合分析就会发现，应用型本科院校系级教学档案管理存在的问题主要有以下几点。

（一）缺乏档案管理意识。院校中层以上领导在实际中依然存在着对档案管理工作普遍认识不足的情况。在院校建设与发展的过程中，偏向于教学与其他各方面的管理，致使档案管理工作的实施难以获得应有的领导，促使档案管理工作地位不高，责任不清，对院校档案管理工作顺利开展产生严重影响。同时还存在着一些教师对于教学档案的认识不够深刻、清晰、明了。普遍觉得对于教学档案的工作，应当是属于档案管理人员的工作，是一种教学和科研，其所产生的成果归档与否，与教师并没不大关系。有些教师还存在本来该归档的材料却自己保管，不愿交到系部存档，甚至将系级已经存档的文件借到自己手中，长期不还，以至于在需要时不知档案身何处的现象时有发生。在这样一种情况下，教师也就很难将自己教学与教育中记录下来的资料交予系级存档。事实上，无论是院校领导人员，还是教师，这些不正确的认识，都是缺乏档案管理意识的直接表现，同时也是引起系级教学档案管理其他不规范现象的根本性因素。

（二）缺乏健全的档案管理制度。要想教学档案管理工作达到理想的效果，就必须建立完善的教学档案管理体系。在系级教学档案管理工作的过程中，学校的管理人员基于对应用型本科院校的考虑，仍然将重点放在改善教学条件、提高教学质量以及学科建设和师资队伍建设上。而对于教学档案管理工作，并没有给予足够的重视与支持，也没有制定相应的规章制度，即使部分院校有管理机制，但也并不是非常的健全，且执行不严格。因档案管理机制约束力不够，从而导致在工作实施期间容易形成拖拉的情况，在平时的工作中对积累与保管观念的重视程度不够，造成了一些教学档案材料形成时材料不全，甚至出现时有丢失的情况。与此同时，档案管理工作人员并不是专业出身，在工作开战的时候缺乏专业的知识指导，对于系级教学档案要如何整理和保存，都没有相应的规范性要求。基于这些各方面因素的影响，导致档案管理的规范性、连续性以及完整性受到一定的影响。档案保存与管理存在一定的问题，导致档案不能被有效的利用，很难发挥出其应有的作用。缺乏健全的管理制度，其实是引起系级教学档案管理不规范的一项重要因素。

（三）档案收集缺乏规范化与系统性。研究分析应用型本科院校系级教学档案管理的时，档案管理工作人员在管理教学档案时缺乏应有的规范性，造成了管理难以形成系统，给档案的收集与整理带来极大的盲目性与随意性。一般来说，教学秘书负责院校系级的教学档案管理工作，但在业务上隶属于教务处，直接由教学处安排工作，在行政上隶属于院校办公室，形成了教学秘书疲于在教务和办公室事务之间奔波的教学管理模式。随着应用型本科院校的扩招，规模不断扩大与办学层次的提高，教学档案的数量与工作人员的工作量也相应随之增加，但这种变化并未改变系级教学人员的编制状况，依然是一人负责。工作量持续性增多，工作程序繁琐，导致其很难全身心的投身于教学档案管理工作中，致使教学档案收集缺乏应有的规范性与系统性。另外，教学秘书缺乏专业化的培训也是影响系级教学档案管理质量的重要因素。从专业角度来说，系级教学秘书，除了需要掌握档案管理的基本理论与方法，还应当熟悉现代化信息技术的应用之外，同时应当兼具良好的理论基础和政治素养。但在现实工作中，大部分应用型本科院校教学秘书难以达到这种水平。

三、加强应用型本科院校系级教学档案管理的有效措施

通过前文的分析不难发现，应用型本科院校在系级教学档案管理的过程中存在着较多的问题。这些问题的存在不仅影响系级教学档案管理工作的顺利开展，还会在一定程度上拉低整体档案管理工作质量。基于各方面的考量，就需要采取有效的措施来加强应用型本科院校系级教学档案管理。

（一）增强档案管理意识。在教学工作开展的过程中，教学档案管理本就是教学管理的重要内容。通过研究分析教学档案管理的内容，可以进一步了解系级教学的具体内容、教学方法以及教学途径和教师的教学经验。现如今，在教学改革逐步推行的过程中，系级教学档案是教学经验交流与课程建设的重要根据。系级教学档案对评估教学水平、研究教学具有重要的意义。在判断教学管理水平以及教学质量的过程中，教学档案应当是一项重要的标志，是反映教学发展与教学改革的重要根据。但是教学档案管理工作的实施并不是一朝一夕就可以完成的。教学档案管理工作是一个循序渐进的过程，需要系级领导与全体教师的共同支持，尤其是在日常的教学管理中，需要教师与领导人员做到心中有数，人人都能够参与到教学档案管理中。基于此，为强化系级教学档案管理工作，可以逐步增强系级领导人员与教师档案管理意识，促使系级领导人员与教师都能够准确认识到教学档案管理工作的重要性。领导人员站在全新的角度，以战略性的眼光看待当前教学档案管理工作，增强全系工作人员增强档案管理工作意识。同时，档案管理人员应当增强规范化管理意识，明确哪些档案资料应当归档，归档的材料应如何整理与保管。

（二）建立健全的档案管理制度。规范化、健全化的档案管理制度，是推进系级教学档案管理工作科学化与系统化的重要保证。针对此，要想系级档案管理工作达到理想的效果，就需要加强制度的建设。应用型本科院校系级应当根据国家档案管理工作的相关规定与系级的具体情况，建立健全的教学档案管理制度与管理办法。建立健全档案管理制度后，工作人员就可以根据制度收集、整理各类教学档案。在建立健全档案管理制度的过程中，可以考虑这么几方面。首先，归档制度。归档制度就是要明确教师哪些教学材料应当上交、何时上交、如何上交。其次，保管制度。通过制度来规定档案材料应当存放在何处，档案管理人员应当如何保管。最后，查阅制度。通过制度明确规定，办理何种手续才可以查阅档案材料，在查阅档案材料的时候应当注意哪些事情。要想应用型本科院校系级教学档案管理工作获得理想的效果，就需要科学化、规范化的管理。唯有如此，才能够形成准确的教学档案。也唯有如此，才能够保证应用型档案管理工作有序的开展。

（三）加强档案管理材料的规范性。教学档案管理工作的实施，档案材料的形成非常重要。但是档案管理工作是建立在材料收集基础上。材料收集不仅会影响档案材料的完整性与齐全性，同时还关系档案材料的真实性。基于这方面的考虑，系级教务处就应当加强教学文件收集的管理力度。在平时的教学工作中，重视教学文件资料的积累，杜绝关键时刻的突击整理与应付检查的情况出现。在平时工作开展的过程中，应当及时归集、随时归档，可不消极的等待处理。档案管理工作人员应当清楚了解档案材料的运行情况，预防不完整性、缺乏系统性的文件资料上交。与此同时，系级还应当建立有效的教学档案管理体系。根据系级教学档案管理工作的实际情况，配备相应的管理人员，加强对系级教学档案的集中化管理。另外，为保证系级教学档案管理工作质量，还需要提高教学档案管理工作人员的专业素质。系级教学档案管理工作是教学秘书。教学秘书素质的高低将在一定程度上决定教学档案管理工作的效率与质量，因此，应用型本科院校应当加强对教学秘书的培训。通过培训，促使教学秘书可以掌握相应的归档管理基础知识与技能，为系级教学档案管理工作奠定良好的基础。

四、结语

总而言之，在教育事业逐步发展与改革的过程中，教学档案的重要性不言而喻。应用型本科院校在发展过程中，需要对教学档案给予足够的重视，同时还要认识到存在的不足，通过对系级教学档案管理工作的不断完善，从而建起一套科学系统的管理体系。

（责任编辑：封丽萍）