档案信息化建设的几点思考

摘 要： 现阶段，随着信息技术的飞跃发展，社会各行业都逐渐开展实施了信息化建设，以此提高行业的工作效率。作为档案管理工作而言，借助于信息化技术，做好档案电子化建设，对促进档案管理质量的提升效果显著。张培明供一定的参考。

关键词：档案信息化建设 档案管理 要点

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）04-0062-01

在计算机技术的普及推广下，在众多行业的工作领域中，都能够发现信息技术应用的身影。我国档案管理工作在信息保存及信息流转环节起到重要作用，通过在档案管理中融入信息技术，实施档案信息化及电子化建设，能够推动我国档案管理方式的转变，提高档案管理的效率水平[1]。

一、档案信息化建设与档案管理基本概述

1.档案信息化建设的基本内涵

档案信息化建设是对档案传统管理方法的改进和变革，主要是基于提高档案信息搜集、储存、管理及使用方面的效率，借助于网络信息技术，在遵守国家档案部门制定的相关档案管理规定的前提下，采取的一种新型档案信息化管理模式。档案信息化建设的手段或途径主要依托于网络信息技术，其建设及管理目标侧重于向公众及社会提供更加便捷的档案服务。

2.档案信息化建设的基本特征

档案信息化建设及档案管理凸显出时效性、创新性、价值性等基本特点，其中，档案信息化建设的时效性是指档案管理在进行电子化建设及架构时，要着眼于电子档案管理系统的更新升级，始终确保档案信息化系统软硬件设施性能先进。档案信息化建设的创新性指的是该档案管理模式颠覆及革新了原有的档案管理方式，经由信息技术的介入，可以全面拓展及丰富档案资料在收集、汇总、传输、使用等方面的范围。档案信息化建设的价值性体现在档案信息数据能够在加以整合后，深度挖掘档案的实际应用价值，而在档案数据的共享中，档案数据的利用效率也能够得以优化。

3.档案信息化建设的主要内容要点

档案信息化建设要得以实施，需要把握以下几个内容要点：首先，做好档案信息化的基础设施建设。作为档案信息化建设的先决条件，档案信息化需要依托软硬件等网络信息基础设施，在这些基础设施的保障下，提高档案信息数据在搜集、整理、传输、储存及使用环节的效率。其次，跟进档案信息化的资源及系统建设。档案信息化的资源建设主要是通过建设档案信息化管理数据库，将众多的纸质及电子档案信息存储到数据库中，使档案管理可以实现电子化及数字化。而在档案管理电子化信息系统的建设上，主要是对电子化信息系统的标准，范式进行设计及调整，确保档案管理电子化信息系统具备统一的可兼容特征，以提高电子档案信息的共享化水平及标准化水平[2]。第三，以档案信息化安全保障建设作为档案信息化建设的补充。采用档案信息化及电子化管理方式时，受制于电子信息技术的特点，如出现档案信息数据的泄露，极易使档案信息数据面临被复制、篡改及删除的风险，而电子化系统自身也存在信息数据丢失及系统崩溃的可能性。这就需要在档案信息化建设中加强安全保障建设，通过对档案电子化系统进行密码设置、权限分配及备份储存等方式，确保是电子档案信息数据的完整性和真实性。

二、档案管理中档案信息化建设的实施要点和思路

1.以档案管理的电子化建设为主线，提高档案管理的信息化程度

在开展档案信息化建设时，首先应该牢牢把握信息化及电子化这一主线，通过多种措施途径，提高档案管理的信息化程度：一，根据档案管理的实践，对档案管理电子化信息系统的软件及硬件设施进行升级，提高档案管理电子化信息系统软硬件的匹配度，确保档案管理电子化操作平台能够充分发挥其应有作用。二，做好档案管理信息的数字化及电子化录入及存储。在档案管理信息数据的电子化录入上，由于涉及到的档案信息数据资源众多，作为档案管理人员来说，一方面要对档案数据信息的电子化录入标准加以统一，提高档案数据信息由纸质属性转为电子属性的规范性和时效性，另一方面可以进行纸质及数字信息档案录入的分工，以提高档案数据信息的录入效率。三，对档案电子化信息数据的阅读、使用及共享权限进行设置，通过限定档案阅览及使用者的身份，保障档案管理电子化操作的安全。

2.建立健全档案电子化建设与管理的机制

首先，档案电子化建设要有效实施，需要相应的档案电子化管理的法律及法规加以保障，立足档案电子化建设及管理实践，就推行档案电子化建设与管理过程中的相关管理细则加以明确，使档案电子化建设可以确保档案信息数据的真实准确。其次，针对档案电子化建设与管理，应在档案信息数据的搜集、档案信息数据的储存、档案信息数据的审核及档案信息数据的使用等多个方面制定切实可行的管理规定，确保档案信息数据能够在统一的标准范围内，实现档案信息数据的共享。第三，在档案电子化建设中，围绕档案的使用，可以拓宽电子档案的服务方式及服务范围，在人们基于档案信息时效性的要求越来越高的时代背景下，档案电子化建设及管理，应注重通过在线服务等方式，给予人们更多的档案获取及使用方式[3]。

3.做好档案电子化管理人员队伍的素质能力强化

开展档案电子化建设及管理，需要素质能力较强的专业管理人员及服务人员，在档案电子化管理人员队伍的建设管理上，一是要针对档案管理人员队伍，提高其档案信息服务意识和工作职责意识，使档案管理人员及时转变档案管理的思路，自觉参与到档案电子化管理实践中；二是要由档案管理单位牵头，总结前期档案管理工作中出现的问题及不足，然后注重引进信息技术专业技能高，档案管理理论及实践经验丰富的管理人员，做好在岗培训管理，从而使档案管理人员队伍在知识层次及业务水平上得到提升及改进，为档案电子化管理的实施做好人才保障。

结语

档案信息化建设及管理是新时期档案管理工作的发展趋势和方向，在践行档案信息化建设及管理实践时，要注重从档案管理的电子化建设、档案电子化建设及管理机制的建立健全、档案电子化管理人员队伍的素质能力强化等方面入手，通过将档案管理与信息化技术充分融合，达到档案管理效率及质量双优化的效果。

参考文献

[1]梁珊珊.档案信息化建设与技术档案管理探[J].军民两用技术与产品，2014，（7）：231+233.

[2]骆凤丽.基于档案信息化建设与档案管理的研究[J].办公室业务，2015，（1）：63.

[3]廖婉思.档案信息化建设及档案管理的探究[J].决策与信息（下旬刊），2015，（9）：205.