忙乱综合征：时间为什么总是不够用？

徐俊霞+叶子

忙乱综合征是很多职场人士所面临的问题，他们往往忙得焦头烂额，工作效率却不高，难出成果。即便有人会制定详细的计划，按部就班去做，仍会随时被各种“突发事件”袭扰，以致任务最终难以完成。到底是什么“偷去”了我们的时间？我们应该怎样应对？

【场景缩影】

计划不能只是“计划”

徐俊霞

在同事眼里，我虽然是部门主管，却做事随意、不拘小节。我有一套自己的工作方法，所以，尽管在外人看来我做事杂乱无章，但业绩很好。不过，随着资历的增加、所管事情的增多，我渐渐觉得以前那种作方法行不通了。我开始被各种“突发事件”所袭扰，以致本职工作难以完成。

前些日子，同事小歆每天很积极地工作，还偶尔自言自语：“耶，又完成了一项任务！”有一次，我正要以老资格的身份批评她说：“小歆，上班时间不该玩游戏哦！她回头冲我笑了笑：“你看，我哪敢在上班时间玩游戏啊！”她手机上显示的是一款工作计划APP——滴答清单。我顿时十分感兴趣，忙让她教我。

注册好用户名后，我先启用了“添加新任务”，把当天所要做的工作分条目一一罗列。如“每日课程”：早上写一千字公众号，上午与客户、媒体接洽，下午处理部门内部事宜，晚上陪孩子阅读。“待办事宜”：上午9：00召集部门开会……为了明晰重要性，我还特地标注“普通任务”和“特别任务”，并设定“到期日”，输入完后重新打开，发现一天的计划一目了然。我欣喜不已，此后的几天再也不用东一榔头西一棒槌。

可是，坚持了一段时间，我发现效果并没有想象得那么好。我作为公司宣传部的主管，要负责所有的宣传、策划，事情多了，不免常出现突发事件。那天，我原本和一位客户约好了洽谈合作事项，却接到领导的电话：“参加一个紧急会议。”我只好交代助理跟客户再约时间。可由于对方负责人要赶着出国参加一个活动，只允许推迟两个小时，于是我不得不在开完会后赶紧赴约。

下午，部门里事情更多，我正给新同事讲课，老总急吼吼地找到我，说让我暂时放下手头工作，去外地跟他洽谈一个业务。我只好迅速回家简单地准备行李，连跟老公和女儿道别的时间也没有。

前段时间，小歆去茶水间路过我办公室时问：“徐姐，‘滴滴清单挺管用的吧？”看着手机里满是已到日期却未完成的计划，我只能朝她苦笑。

我忽然想到，也许小歆的工作内容有限，且内容比较单一固定，其他杂事比较少，所以大多计划都能正常完成。而我的工作性质不同，尽管每天都预留时间应付突发事件，仍常常措手不及，以致大多计划只能是计划。可是，针对我这样的情况，就没有好办法了吗？

“番茄工作法”，拯救轻度拖延症

叶子

“小叶，今天下午你去Y公司给韩总送一份聘书，顺便和她谈谈合作协议的进展。”刚上班，总经理的语音微信就发了过来。我心里一慌：昨天下午不是刚刚给我布置了一个草拟公司扩建规划的任务吗？并限定我两天内完成，而Y公司远在这座城市的最东头，乘地铁来回也得一上午。至于那个草拟计划，才刚刚写下了一个题目……

带着那份“聘书”刚出门，我在电梯里碰到副经理，他问我：“上周让你修改的公司规章制度怎么样了？下午传给我看看。另外，把前天来的那三个客户的联系方式给我。”我脑袋“嗡”地大了，只能小声说：“对不起，我忘记给你了。回头我找找那几位客户的名片……”副经理没说话，但我明显看到他皱了皱眉头。

这是我被提拔为综合部主任两个月后的情形，原以为只要我脚踏实地就能应付自如，没想到诸多杂务“并列没完成”。我不得不反省自己真的那么忙吗？是不是只是“看上去很忙”？

为了扭转这种局面，我听从职场老将的建议，借鉴“番茄工作法”，将计划里的每一项任务当做“种番茄”。我购置了一款最顺眼的“番茄钟”，每天提前几分钟上班，将工作内容列在纸上，并划分为9～10个番茄，但不提倡加序号，而是在重要的任务前标出“优先完成”记号。每个番茄钟的时间设定为25分钟，另外再加5分钟为“预留”时间。依照番茄工作法则，在前25分钟里，集中精力工作，不允许自己有任何的分心。事实证明，只要将番茄时间内的水分（诸如拖延、走神等）挤掉，在预定时间内基本都能按时完成一个番茄钟。而预留的5分钟则可以用来休息和放松，也可以用来应对突发事件，因为“番茄工作法”不是自虐，在预留时间内适当娱乐可以使心情愉悦，更利于状态良好地进入下一个番茄时间。

需要注意的是，当番茄钟铃声响起，提示时间到，即使手头工作尚未完成，也要放下，选择在另一个番茄钟内再去完成。“番茄工作法”增加了工作的趣味和灵活性，尤其适合我这类有轻度拖延症和短时失忆症以及易走神的职场人。此法还能有效依照任务的主次缓急“合并同类项”。比如，有一次接待一位有投资意向的女客户，她坐了一下午，大半的时间却都在聊自己的美容秘籍。我把这类业务划为“小番茄”，让秘书代劳，预算好完成时间后放入“等待”清单。

此后的一段时间里，我的工作效率果然有所提升，至少把我从无序的忙乱中解救了出来。只是，仅靠自我监督，我真不知道这种情况能坚持多久。

专家点评

做时间的主人，规划行动两不误

徐顺水

前几天，我在市区开车走岔了，不由地感叹：我们明明知道该去何处，却又常常误入歧途。细想想，与上述职场困惑颇有相似之处——每天处于繁忙中，却总觉得时间不够用；有目标有计划，却难以完成。那就得反思问题出在哪：究竟在何事情上浪费了时间，在什么时段内效率最低？是承揽了太多不属于自己职责范围内的事务，还是办事技巧或者程序安排上存在问题？只有反省与总结，才能发现问题，改进缺失。至于反省之后改怎么做，我认为要一定要做时间的主人，既要埋头拉车，又要抬头看路。

首先，保持充沛精力，学会管控情绪。都市上班族大多处于“亚健康状态”，他们缺乏锻炼、经常熬夜，上班时间昏昏欲睡、疲倦乏力，这种状态下不出差错就算万幸，遑论工作效率？所以，建议每天保证充足的睡眠和合理的营养，确保在工作当中能量足、情绪好。管理好情绪很重要，在不良情绪支配下，一旦出现问题，应激反应就会是拒绝沟通，尤其对突发事件烦躁易怒，这样最易自乱阵脚，消极怠工。

其次，加强计划性，提高决断力。“凡事预则立，不预则废。”建议每天进办公室后用几分钟列好工作清单，把最有挑战性的或者最不乐意做的工作放在最有干劲的时段。思绪清楚、主次分明，才不会顾此失彼。当然，仅头脑清楚还不够，一个人必须有很高的决断力，才能处事果断。决断力是一种化繁为简的艺术。来自于胸有成竹的自信，来自于较专业的知识储备与较深厚的经验积累。只有平时注意学习、经常充电，才能应对较复杂的局面，才能面对棘手问题时从容不迫，处置得当。

最后，做事情多找捷径。“工欲善其事，必先利其器。”应学会巧妙借助办公软件，多用电话、邮件作提前沟通，以减少时间的无谓耗费，如果能灵活运用那些有编辑文件、分析统计、预警提醒等功能的办公软件，可收事半功倍之效。如此，或能提升工作效率，避免忙乱综合征。

编辑/祝海霞