二级学院教务秘书工作及量化管理——以常州工学院为例

秦立珍，陈荣军

(1.常州工学院教育与人文学院，江苏常州213002；2.常州工学院数理与化工学院，江苏常州213002)



二级学院教务秘书工作及量化管理
——以常州工学院为例

秦立珍1，陈荣军2

(1.常州工学院教育与人文学院，江苏常州213002；2.常州工学院数理与化工学院，江苏常州213002)

摘要：阐述了二级学院教务秘书岗位的重要性，探讨了教务秘书工作分类及特点，在此基础上建立工作量化考核方案，并以算例进行演示。

关键词：高校管理；教务秘书；量化管理

二级学院是高校人才培养主体功能的具体实施部门，教务秘书在二级学院人才培养过程中，特别在教学管理中扮演着不可或缺的角色。随着高校二级管理制度的深入，二级学院办学自主性增强，教务秘书在二级学院教务管理中的作用和重要性愈显突出。其作用主要体现在以下三方面。

1)教务秘书是学校层面与二级学院之间开展教务交流的纽带。学校通过教务处将教学任务、教务管理要求等下达至二级学院，二级学院通过教务秘书将任务或要求传达至各系部或教师；二级学院通过教务秘书将教师教学成果、教务信息汇总后，上报至学校教务处。因此，教务秘书是高校实现人才培养目标、二级学院实施教学方案的纵向纽带，起着承上启下的作用。

2)教务秘书是各二级学院之间开展教务合作的纽带。人才培养工作特别是教学工作需要各二级学院之间密切配合，通力合作完成。这些教务合作的具体工作主要是由各二级学院教务秘书完成。因此，教务秘书是各二级学院之间教学合作及联系的重要桥梁，起着互联互通的作用。

3)教务秘书是二级学院内部开展教学活动的纽带。二级学院开展教学活动，主要由教务秘书统一发布与汇总，二级学院各系部及教师之间的工作协调，也主要通过教务秘书实施完成。因此，教务秘书是二级学院内部教学管理的核心纽带，起着上传下达的作用。因此，教务秘书工作直接影响着学校的教务管理质量。

历年来，高校教务管理一直是高校教育工作者们关注与研究的热点。有关文献资料层出不穷，近年来的研究成果大致可以分为两大类。一类是关于管理制度、管理方式的研究。比如：李文华[1]结合高校教务档案工作实际，论述了高校教务档案的五大职能，提出规范教务档案管理工作的3点建议；彭宾[2]引入工程技术领域的界面分析，建立高校教学管理的沟通平台，以提高教学管理水平；王青[3]从教师和学生两方面出发，提出建立人性化的教学管理机制，以促进人的全面发展；魏小琳[4]提出高校要根据学科专业生成和发展规律，转变教学管理范式，从“专业管理”转向“课程管理”，即将专业作为课程的组织形式，通过课程组合的变化实现灵活、自主的人才培养；屈波等[5]分析了高校教学管理执行力体系的架构特征，提出了高校教学管理执行力的设计思路和实现途径；王占可[6]分析了高校教学档案管理目前的现状、面临的机遇与挑战，从管理分类、管理思路、管理技术及管理机构上提出了创新管理模式；王志凤[7]在剖析高校教学管理存在问题的基础上，提出加强教学管理研究、加快教学管理发展，优化教学管理队伍、提高教学管理水平，建立教学管理反馈系统、搭建良好的沟通平台，构建合理的评价体系、促进教学管理良性循环等改进策略。这类成果还有很多，限于篇幅，不再赘述。另一类是关于教学管理队伍的研究。如：逯忠华[8]在分析高校教学秘书队伍现状的基础上，从加强教学秘书队伍思想建设、培养服务意识、全面提高综合能力、建立激励约束机制等方面阐述培养教学秘书的策略方法；冯方盛等[9]从教学管理队伍及其专业化建设的基本内涵和相关理论出发，提出从转变观念、优化结构、加强培训、完善机制、优化环境等方面进行地方高校教学管理队伍专业化建设的建议；王金萍[10]从管理层面和教学秘书自身角度出发，探讨了建设高素质的教学秘书队伍的主要措施。

本文以常州工学院为例，研究高校二级学院教务秘书的工作及量化管理问题，这不仅关系到教务秘书的切身利益，也关系到高校教学管理建设。

1教务秘书工作内容

对二级学院教务秘书工作进行调研与实地走访，将其日常工作内容大致分为以下7个大类和若干小类。

1.1教务管理

1)每学年专业培养计划录入教务系统及课程代码更新。

2)每学期教学任务录入教务系统，并核对。

3)每学期教学任务书、日课表打印，发放。

4)每学期教材征订、汇总。

5)每学期教师调、停课管理。

6)每学年班级平时成绩记载表制定和打印。

7)每学期教学资料存档号编制与发布。

8)每学年教学项目、大学生实践创新创业训练计划项目申报管理。

9)每学年讲课比赛安排及成绩统计汇总。

10)每学期各类专项(如，教学资料、课程、试卷库、毕业设计等)评估与抽检的接待工作。

11)每学期与其他二级学院关于教学、考务等的安排协调。

1.2考务管理

1)二级学院试卷库管理和试卷抽取。

2)每学期二级学院课程期末考试安排。

3)每学期补考通知、准考证发放等。

4)每学期重修时间、地点安排。

5)每学年大学英语四、六级考试，计算机等级考试等监考人员安排。

1.3学籍管理

1)每学年二级学院毕业生成绩审核和毕业资格审核。

2)每学年在校生学籍异动管理(留级、休学、转专业、复学等)。

1.4实践教学

1)每学年毕业论文过程管理(进程管理、数据管理、成绩导出等)。

2)每学期实验室工作通知。

3)每学年实习基地协议等资料归档管理。

1.5档案工作

1)每学期成绩单收集，整理，上报，归档等。

2)每学期二级学院教师教学资料归档管理。

3)每学年校、二级学院各类教学文件归档管理。

4)每学期教学易耗品(听课本、备课纸、教学资料袋、试卷封面、校历等)领取与发放。

1.6学生工作

1)每学年大学英语四、六级考试，计算机等级考试，普通话等级考试报名。

2)每学年英语、计算机、普通话等证书发放。

3)每学期补考、重修通知。

4)每学期学生选修学分统计(包括公选课、辅修课、创新学分等)。

5)每学期学生评教通知。

1.7其他工作

1)每学年年终教师教学工作量核算。

2)新专业、平台建设等申报管理。

3)二级学院领导布置的临时工作(如，专项教学信息统计、临时教学会议通知及准备工作等)。

2教务秘书工作特点

本文对教务秘书工作内容进行了分析，总结出教务秘书工作具有以下几方面特点。

2.1工作种类多

7个大类工作涉及教务、考务、学籍、实践、档案、学生及其他工作：有关于教师的工作，也有关于学生的工作；有理论教学方面的工作，也有实践教学方面的工作；有课程管理方面的工作，也有项目管理方面的工作；有关于结果管理的工作，也有过程管理的工作；有常规性的工作，也有临时性的工作，等等。基本上囊括了二级学院教学的方方方面。

2.2工作量大

在上述7个大类工作中，许多小类工作的工作量相当大。例如，教务管理中的第2～4项、第9～10项，考务管理中的第1、2、4、5项，学籍管理中的第1项，实践教学中的第1项，档案工作中的第1、2项，学生工作中的第1、3项，其他工作中的第1项，这些工作不仅需要付出繁重的体力劳动，而且需要注意力高度集中。例如：教师工作量的核算，不仅要考虑合班课系数，还要考虑专业与公共课的区别，同时涉及不同类人员超工作量计算等等；再如，毕业成绩审核，二级学院每个毕业生8个学期所有的成绩都要逐一审核。这些工作涉及师生的切身利益，不能有丝毫差错，工作量相当大，压力也大。

2.3规律性强

上述7个大类的工作，几乎每学期或者每学年都要重复进行，而且都要按时完成。例如，教学任务下发、教材征订、各类考试安排、毕业成绩审核、年终工作量统计，等等。这些工作有较强的时间相关性，要求在每学期或者每学年的规定时间内完成，且每年的工作内容相似，因此呈现出较强规律性。

2.4无量化考核标准

教师1年上了多少学时课，发表了多少篇论文，主持哪些课题，等等，都可以进行量化统计与考核，故能够有效地激发教师的工作积极性。然而，对教务秘书的工作，却没有量化统计标准，无法进行有效考核，也无法有效地形成激励机制以调动教务秘书的工作积极性。虽然教务秘书做了大量繁重的教学管理工作(有些工作甚至无法统计)，但常常被“忽视”，没有得到应有的关注与重视。这对教务秘书队伍的建设与管理极为不利。因此，对教务秘书工作的量化考核势在必行。

3量化考核及应用

针对教务秘书工作特点与分类，本文提出如下的量化考核方案。

3.1得分、失分指标设置

根据工作内容的大类与各自的小类，设立各自的得分与失分指标。得分指标记为Ci=(Ci1,Ci2,…,Cini)，失分指标记为Wi=(Wi1,Wi2,…,Wini)，其中i(i=1,2,…,m)为大类指标，ni为第i大类的小类指标数。

3.2考核方式选取

3.3超工作量计算

超工作量计算公式=max{0,-∑iWi+f1+f2}，其中f1为额外教学工作量，f2为科研工作量。

算例某二级学院有3个专业，每届4个班级，在校生600名左右，共有60名教师。表1列出该学院教务秘书工作内容及得分指标、失分指标，设置a=0.78，f1=70，f2=30。

表1　教务秘书工作内容及

表1(续)

由此可得：(450-55)/450≈0.88，该指标说明该学院教务秘书考核合格，但未达到优秀。此外，超工作量为-55+70+30=45。

需要说明的是，考核方案中大、小类划分，得分、失分指标的设置，阈值a的选取，均可跟据学院实际情况自行动态调整。

4结语

文章阐述了教务秘书岗位工作的重要性，探讨了教务秘书工作内容及特点，建立了工作量化考核方案并进行例证。文章对教务行政管理，乃至其他行政管理量化考核有着积极的借鉴意义。作为初期研究，提出的考核模型还不够精细，得分、失分指标设置等还有待今后进一步研究。

[参考文献]

[1]李文华.高校教务档案的功能及规范化管理[J].中国成人教育，2010(16)：36-37.

[2]彭宾.高校教学管理界面及沟通平台的建立[J].教育评论，2010(6)：19-21.

[3]王青.浅谈高校本科教学管理的人本化问题[J].教育与职业，2010(12)：25-26.

[4]魏小琳.构建高校教学管理新范式：从“专业管理”向“课程管理”的转变[J].中国高教研究，2011(8):60-62.

[5]屈波，刘拓.高校教学管理执行力体系的设计与实现[J].高等工程教育研究，2011(6)：116-120.

[6]王占可.高校教学档案管理的创新模式研究[J].山西档案，2014(2)：93-95.

[7]王志凤.高校教学管理中存在的问题及改进策略[J].中国教育学刊，2014(8)：155-156.

[8]逯忠华.浅析优化高校教学秘书职业修养的策略[J].教育与职业，2011(24)：87-88.

[9]冯方盛，刘吟.地方高校教学管理队伍专业化建设的问题及对策研究[J].中国高教研究，2011(3)：59-61.

[10]王金萍.二级学院教学秘书队伍建设探析[J].中国成人教育，2014(2)：135-136.

责任编辑：周泽民

Academic Secretaries′ Work at Secondary Schools and Its Quantitative Management—Taking Changzhou Institute of Technology as an Example

QIN Lizhen1,CHEN Rongjun2

(1.School of Education and Humanities,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002;2.School of Sciences and Chemical Engineering,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002)

Abstract：This paper expounds on the importance of academic secretaries′ work at secondary schools.Classification and characteristics of academic secretaries′ work are discussed.A quantitative assessment program is thus proposed and its validity is shown with an example.

Key words：university management;academic secretary;quantitative management

doi:10.3969/j.issn.1671- 0436.2016.02.017

收稿日期：2015- 10- 09

作者简介：秦立珍(1973—)，女，实习研究员。

中图分类号：G473

文献标志码：B

文章编号：1671- 0436(2016)02- 0077- 04