试论文书档案的信息化管理

张勘华

摘 要：文书档案管理工作是任何一个单位都必不可少的，基于这种文书档案管理工作来说，传统的管理手段很难适应于越来越复杂的管理要求，合理的运用信息化管理手段也就能够较好的提升文书档案管理的效率和水平。本文就重点针对文书档案信息化管理的应用进行了简要的分析和探讨。

关键词：文书档案 信息化管理 特点 注意事项

众所周知，随着计算机技术以及信息技术的不断发展和进步，其在很多方面都表现出了较强的积极作用和价值，这种积极作用主要就表现在提升了管理的水平；具体到文书档案的管理中来说，传统的管理模式已经很难适合于当前越来越复杂的文书档案资料，容易造成一些管理缺陷和混乱，此时，恰当的运用信息化管理手段针对各类文书档案进行全面系统的管理和保存也就显得极为必要，值得进行研究。

一、文书档案信息化管理的特点

相对于传统的纸质文书档案归纳保存管理模式来说，充分的运用信息化管理模式进行管理具备着较强的优势，这些优势的体现也进一步的促使文书档案信息化管理工作得到较好的普及和推广。

1.提升办公效率。结合当前文书档案的发展来说，其需要管理和保存的内容越来越多，这种管理内容的增加也就无形中降低了办公效率，导致文书档案管理人员在实际的工作过程中需要处理的内容越来越多，这也就和当前要求越来越高的文书档案管理水平产生了明显的冲突；而恰当的运用信息化管理手段就能够较好的改善这一不良现状，并且提升其办公管理的效率，无论是对于文书档案的分类、保管，还是查询，都能够发挥出较为理想的积极作用，提升办公效率。

2.共享性。相对于传统的纸质文书档案管理方式来说，这种信息化管理模式还具备着较为理想的共享性特点，这种共享性也就成为了其应用的一个重要特点和优势。在文书档案信息化的管理过程中，其能够较好的把各种文书档案录入到计算机信息系统中去，然后就能够借助于计算机网络技术进行不同单位和人员之间的共享，促使这些文书档案能够发挥出更大的作用和价值，尤其是从文书档案的查询工作中来说，这种共享性更是能够发挥出较强的积极作用。

3.稳定性。从传统纸质文书档案管理模式上来看，其保管的难度还是比较大的，很多传统纸质文书档案在管理过程中很容易受到损坏，这种损坏不仅仅来自于人为损害因素，还在较大程度上受到外界环境中各种不良因素的影响和干扰，尤其是对于温度、湿度、酸性物质、氧化剂等材料来说，更是会对于这些纸质文书产生较大的不良影响，导致其出现无法可靠应用的问题。相对于纸质文书档案管理的这一缺陷来说，采用信息化管理模式进行文书档案的管理就不存在这些问题，因为其主要就是运用计算机程序以及硬件设备进行存储，进而也就较好的提升了纸质文书应用的稳定性和可靠性，提升了这些纸质文书档案的保存期限。

4.安全性。对于文书档案管理的信息化发展和应用来说，其还能够在较大程度上表现出安全性特点，这种安全性特点主要就是体现在文书档案管理的隐蔽性和查询的控制上。相对于传统文书档案管理过程中可能会出现的一些文书泄密问题，通过恰当的计算机程序或者是网络安全手段也就能够较好的保障相应的文书档案在管理过程中具备着较好的安全性保障，避免其受到侵害，确保恰当的人员才能够运用相应的文书档案信息。但是这种文书档案信息化管理的安全性仍然也会受到一些冲击，毕竟计算机环境和网络环境的复杂性还是比较突出的，存在的各种病毒隐患和黑客隐患也是比较恶劣的，因此，这种安全性仍然需要进一步的加强研究。

二、文书档案信息化管理注意事项

1.构建恰当的文书档案信息化管理系统。对于文书档案信息化管理的实现来说，必须要首先从系统的构建入手进行优化，进而才能够较好的提升其最终的管理价值和水平。从文书档案信息化管理的流程和要求上来看，其涉及到的内容和需要构建的主要模块有以下两个方面：（1）从硬件设备的构建中来看，主要就是要求根据文书档案信息化管理的要求来配备恰当的硬件设备，尤其是对于一些关键的文件保存和管理、查询设备来说必须要进行全面的控制，比如对于计算机设备、信息保存设备等都需要进行全面的安置和构建，尤其是对于各类信息保存设备来说，无论是光盘，还是U盘、移动硬盘，都需要保障其自身具备着较为理想的可靠性，避免在后续的应用过程中出现一些破损问题，为了更好的提升这种文书档案管理的可靠性，还应该重点做好备份工作，即采用移动存储设备进行文书档案信息的双重管理，提升其应用价值；（2）从软件系统的构建中来看，其涉及到的内容和要点同样是比较繁杂的，因为整个文书档案信息化管理系统的构成本身要求是比较多的，为了实现这些要求，也就应该从系统的全方位构建入手进行控制，比如对于各类信息管理软件的应用以及数据库的建立来说，就需要進行全面的把关，如此才能够最大程度上提升其管理价值和应用效果，并且具体到这些软件系统的构建中来说，其具体的细节和要点内容同样是比较繁杂的，进而也就需要重点针对整个系统的完善进行分析，促使该系统能够全面满足文书档案信息化录入、分析、管理和查询的功能。

2.切实做好保密性工作。对于文书档案信息化管理工作来说，还应该重点从保密性工作入手进行分析和优化，这也是弥补上述安全性不足问题的一个重要手段。具体到这种文书档案信息化管理的保密性工作中来说，其涉及到的内容主要就是为了较好的提升其内部信息数据应用的恰当性和可靠性，如此才能够保障其最终的安全性效果。基于这种保密性工作的提升来说，首先应该从网络资源的应用中进行严格的控制，对于一些通过网络贡献的文书档案信息来说，必须要通过设置权限的方式来指导和约束每一个相关人员对于文书档案的运用，避免出现越权问题，这也是保密性的一个基础内容所在；其次，还应该通过构建完善可靠的防火墙等措施来提升整个文书档案信息化管理网络环境的可靠性，避免其轻易受到相应的损害和入侵；最后，对于文书档案信息化管理工作来说，保密性的提升还应该从具体硬件设备的安全性管理入手，避免硬件设备受到不法分子的侵袭，导致窃密问题的产生。

3.提升管理人员素质。对于文书档案信息化管理工作来说，为了最大程度上提升其应用水平，还应该重点从管理人员能力和素质的提升入手进行控制和把关，这也是文书档案信息化管理发展的一个基本要求。具体到文书档案信息化管理人员的能力和素质要求上来看，其涉及到的内容是比较多的，比如管理人员应该具备着基本的信息化管理操作能力，对于各类计算机系统和软件具备着充分的了解和认知，如此才能够提升其最终的管理可靠性，并且还应该具备着较高的责任心，如此才能够保障信息的准确性。

三、结语

综上所述，对于文书档案的信息化管理工作来说，其应用价值是极为突出的，也是今后发展的一个重要方面，但是为了更好的提升其应用价值，除了要提升管理人员的基本素质之外，还应该重点从安全性以及系统的构建完善入手进行把关，提升其应用水平。

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