高校学生档案管理问题及应对策略研究

江汉玲

摘 要：学生档案记录了学生在学校里的各种重要经历，是学生综合素质的记录载体，具有真实性和原始性等特征，具有法律效用。高校应当重视学生的档案管理工作。理清目前高校学生档案管理存在的问题，有利于提高档案管理水平。

关键词：学生档案 档案管理 问题 策略

学生档案记录了学生在学校里的各种经历，如思想情况、学习情况、身体健康情况，是重要的原始凭证，具有真实性和原始性等特征，具有法律效用。学生档案是用人单位选用人才参考的重要记录，关系着学生的职业发展，对学生、高校和社会都很重要。高校学生档案管理的水平直接影响档案的作用。确保档案管理工作高效、快速发展，是学生档案管理工作者的重要任务。在此大背景下，2008年，教育部和国家档案局颁发了《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）里有关于学生档案管理的具体要求，这说明，国家重视学生档案的管理工作并将其制度化、规范化，有利于学生档案管理工作的推进。

一、高校学生档案管理工作的重要意义

根据《高等学校档案管理办法》要求，高校学生档案应当包括高中档案、党团组织关系资料、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。完整的学生档案反映了学生各方面的素质，通过查阅档案，可了解学生以往的情况，为日常管理提供了依据，有利于学校管理水平的提高。对用人单位而言，查阅档案，可以了解其综合素质和成长情况，是选聘、升职、职称评定等方面的依据，为用人单位的人力资源开发提供依据。因此，高水平的学生档案管理有利于满足学生、学校和社会不同的需要。

二、高校学生档案管理工作存在的问题

1.管理部门归口不清。虽然《高等学校档案管理办法》规定高校档案管理包括了学生档案管理，但是并没有足够引起学校的重视，执行力大也大打折扣，甚至一些高校并没有设立档案馆。当前，负责学生档案的管理部门归口方式多，没有形成一定的标准，有的由教务部门管理，有的由学生所在学院管理。

2.缺乏标准。从高中开始的学生档案并没有统一的国家标准，因此，不同省份、学校的学生档案就不相同，内容详细程度也不同[3]。而到了大学之后，由于没有标准，各高校都根据自己制定的标准来收集、归纳学生的档案。

3.学生档案意识不强。高校学生缺乏档案意识，不了解自己档案里归档的内容，也不关心档案。有的学生在档案中书写潦草、个人信息如身份证号填写错误。有的学生不关心档案的存放，毕业离校后需要档案的时候却不知道自己的档案保存在何处，只有从母校开始查。

4.档案管理人员缺乏专业技能和责任感。高校的档案管理人员通常是兼职，没有经过系统的培训，因而对档案管理的重要性不清楚，在档案管理工作中容易出现问题。比如档案传递不规范，档案传递原则上应该通过机要部门传递，但实际生活中，也有部分档案是学生本人直接拿到用人单位或者其他渠道进行传递。

5.档案管理方法落后。目前，国内高校依然使用以前传统的、落后的管理方法，设备陈旧，没有对学生档案进行电子化处理。学生档案只能采用人工检索，降低了工作效率。随着计算机技术的发展，档案管理部门也配备了计算机等设备，但是在档案管理上却使用不够。落后的档案管理方法也影响了档案的利用效率。

6.隐私保护不够。学生档案记录了学生的真实信息，其中包含了学生的隐私信息，如身体健康状况。在档案的整体过程中，很多人都能看到学生的隐私。高校的管理人员在工作中需要查阅学生的档案，但是应当注意隐私的保护。但实际情况是管理人员并没有意识到保护隐私的重要性而将隐私泄露给了其他人，给学生带来了伤害。

三、提高高校学生档案管理水平的思考

1.高校设立专门的档案管理部门。国家相关部门尤其是档案管理部门应当加强《高等学校档案管理办法》为依据进行落实和监督。高校应当设置档案管理部门和档案馆，学生档案管理业务作为其业务组成部分，所有的档案工作全部由档案管理部门负责。由档案管理部门制定各项管理制度，使档案管理规范化、制度化。同时，在归纳学生档案时，应当由档案馆牵头召开由涉及到档案原始部门的负责人参与的会议，在会议上明确学生档案归档的范围和内容、归档的先后顺序，这样利于档案内容的收集和内容的完整性。

2.国家档案管理部门制定统一的国家标准。国家档案管理部门应当经过调研，兼顾各个省份的实际情况，制定统一的高校學生档案管理国家标准。以国家标准作为学生档案管理的准绳，可以规范档案管理的内容，使档案具有系统性和科学性，更有参考价值。

3.提高学生的档案意识。学生是高校学生档案管理工作的一个重要环节。提高学生的档案意识有助于档案管理工作水平的提高。学校可以通过课堂教学、讲座、档案知识竞赛等方式提高学生的档案意识。这样也可以减少滞留在学校的学生档案数量。

4.加强档案管理人才队伍的建设。档案管理人才是做好档案管理工作的保障。学校应当设置档案管理岗位，招聘档案管理人才，并同现有的兼职人员一起进行规范化的、系统化的培训，打造一支档案管理人才队伍。同时，制定科学的考核制度和奖惩制度，提高管理者的工作积极性，激发管理者的创新热情，淘汰不合格的管理者，促进档案管理人才队伍的良性发展。

5.推进档案管理信息化。当前，互联网、信息技术、计算机已经广泛的影响我们的生活，但是在档案管理中却没有使用起来。国家档案管理部门可以制定档案管理软件或系统的标准，在此基础上开发档案管理软件或系统，将档案电子化处理，并将学生档案的相关信息进行统计、归纳后导入档案管理系统。档案管理软件或系统通过设置相应的权限，并开发检索功能，以利于档案使用者检索档案，提高查询效率和服务水平。

6.提高保密意识。档案使用者应当具备良好的保密意识，不能将查阅到的任何信息透露给他人，切实保护好学生的隐私，这是以人为本教育理念的体现。学校应当健全监督机制来防止学生隐私的泄露。

四、结语

高校学生档案管理工作是高校档案管理工作的核心组成部分，具有其独立性，体现了以人为本的教育理念和教育思想。学生档案管理是一个科学的、规范的、严肃的系统工程，档案管理者应当认识到学生档案管理的重要性，要端正态度，认真做好档案管理工作。档案管理者要摸清规律，创新工作方法，提高工作效率，为学生、用人单位做好档案服务。

参考文献：

[1]邓欣. 高校学生档案工作调研报告[J]. 科教导刊（上旬刊）， 2014 （8）： 25-26.

[2]侯英杰. 高校学生档案管理改革初探[J]. 兰台世界， 2008 （2）： 33-34.

[3]李宏敏. 高校学生档案管理的困境与对策探索[J]. 产业与科技论坛， 2015， 14 （1）： 243-244.