图书馆电子业务文档长期保存方案研究

关键词：电子文档；在线保存；离线保存

摘要：文章首先对图书馆电子文件进行界定 确认电子文件的保存范围 然后分析了电子文件保存系统应该具备的功能 最后对电子文件保存方式进行对比分析 并指出电子文件长期保存的发展方向。

中图分类号：G251文献标识码：A文章编号：1003-1588（2016）05-0098-03

信息化社会发展到现在 图书馆业务文档也由原来的纸质文档转化为电子文档 并且很多都涉及业务流程、图书编目、图书数据、图书馆规章制度、学生信息等 这些文档对图书馆业务的开展以及未来的发展方向都有一定的智力支持 所以电子业务文档也应该进行长期保存。往常的纸质文件长期保存方案是进行归档移交 电子文件保存还没有相应的规定 但是随着计算机系统产生的文档的增加和计算机管理软件的成熟 给电子文件进行长期保存提供了可能。因此 电子文件的保存问题已经成为图书馆需要解决的一个问题。

1图书馆需要保存的电子文件

1.1图书馆电子业务文档的界定

电子文档是生产、生活中产生的记录人们活动的数据和文档 这些数据和文档对以后的生产和生活有一定的指导意义 需要及时提交到相关机构进行长期保存。其中两种电子文档不需要归档：①纸质文件的电子版本。②用于起草纸质文件的电子版。这两类电子文档主要是与纸质文档共存的文档 且是纸质文档的复制品 所以不需要长期保存 也不需要向相关部门移交。

1.2电子业务文档的类型

图书馆产生的电子文件的种类有很多 但是目前规定的电子文件的数据类型和归档格式主要有以下几种：①文本文件。主要是指文字处理软件生成的 记载文字、数字、符号、公式等字符信息的文件[1] 常见的有TXT、DOC、WPS等格式。②数据库文件。主要是通过数据库系统、信息管理系统、办公系统等软件产生的结构化数据格式 如DAT、SQL等格式。③图像文件。主要指采用扫描仪、数码相机、手机、制图软件等设备或软件拍摄或生成的静态图像文件 如JPG、PDF等格式的文件。④图形文件。主要是计算机制图软件和辅助设计软件形成的图形档案[2] 主要是位图文件和矢量图文件。⑤视频文件。主要是指由数码摄像机、手机、平板电脑等摄像设备或具有摄像功能的电子设备拍摄或采集生成的文件 或者经过视频软件剪辑生成的文件。如RMVB、MP4等格式的文件。⑥音频文件。主要是数字录音设备、手机、平板、录音笔等记录声音的电子设备记录声音而产生的文件[3] 如MP3、WMA等格式的文件。

2电子业务文件保存系统功能分析

建立电子文档保存系统的目的是为了保证符合长期保存要求的图书馆电子文件能顺利地进行整理、标引、入库 方便日后的使用。

2.1电子业务文档的备份功能

文档的唯一稀缺性决定了其珍贵的社会价值 所以文档资源的备份就显得尤为重要。电子文件的备份主要有电子文件脱机备份、电子文件异质备份、电子文件异地备份三种方案。

电子文件异质备份就是将重要的电子文件选用其他介质进行备份 一般是选择打印或者缩微的方式进行异质备份。异质备份是有选择地进行 并不是全部数字文档都需要异质备份。考虑到成本因素 笔者认为缩微技术成本较低 因此 电子文件管理系统应该具有数字格式到缩微格式转换的程序接口 方便进行异质备份。

电子文件的异地备份就是定期或者实时将电子文档资源备份到异地计算机系统中 防止计算机系统的崩溃造成资源的丢失和破坏。一般来说 异地备份有两种手段：一是在乙地做镜像 最好是地理位置比较远的镜像 比如与兄弟院校图书馆进行合作 互相进行异地备份；二是专门的数字资源灾备中心 进行集中备份可以有效地防止数字文档资源的丢失。这就要求数字文档保存系统具有异地备份的接口 最好是能进行实时备份 设定每天定点备份或者关机前自动备份 采用数据库差额备份的方式 将每次备份需要覆盖的部分显示给工作人员进行确认。这种方案适合公共图书馆 高校图书馆属于学校的二级机构 应积极和校方申请 加入到学校的数字档案备份计划中。

电子文档的脱机备份就是将计算机系统中的电子文档备份到移送设备中 这种备份方式成本比较低 也方便 但是会增加工作人员的工作量。一般来说 脱机备份是将电子资源备份到移动硬盘或磁盘中 采用的备份方式是差额备份 并不进行覆盖 生成日志备份或者全额备份 备份文件为当天日期。全额备份一般是半个月或者一个月进行一次 日志备份每天都要进行 这样有利于减轻工作人员负担 同时也保证数据的安全。备份的保留周期一般是2年的时间 这要求数字文件归档系统需要建设脱机备份功能 方便档案机构的数据备份工作。

2.2电子文档的保管功能需求

电子文档是保存在磁介质上的 在整個电子资源的保管环境上应该具备防尘、防磁、防电、防机械震动、防水、防火、防高温、防光、防霉变的功能。除了这些环境上的要求外 还需要具备电子文档的检测、存贮、迁移、备份、恢复、安全保护、利用、销毁功能 完善保管环境 维护电子文档的真实、完整和安全。具体要求如下：①保证数据长期可读性 所有的设备、软件、数据库等软硬件设施应该性能优良、运行稳定。②电子文档数据发生损毁时能及时地进行数据恢复。③密级较高的文档资源必须配备高级保密防护设施 如高端防火墙、杀毒软件或复杂认证体系。信息系统应与其他信息系统进行物理隔离或者执行信息安全与保密管理制度。④电子文档的迁移和仿真。随着技术和管理的进步与发展 系统应该具备数据迁移和仿真功能 具有保证不同信息格式之间、不同信息系统平台之间的转换[4]。由于信息技术的发展 图书馆的计算机系统一定会更新换代 或者换为其他品牌的管理系统 或者是版本上的更新 这样的更新都会有文档格式的转换甚至是数据库的转换 这就要求电子文档管理系统能够进行电子文件的迁移和仿真 保证电子文档的阅读访问功能。

郭梅娜：图书馆电子业务文档长期保存方案研究2.3建立电子文档的归档制度

在电子文档归档的过程中 一定要保证文档内容的完整性 避免出现载体破损的情况。在电子文档归档过程中 存在版本形式多样、有些文件不符合归档标准等情况 这就对电子文件归档带来了一定的难度。这要求电子档案长期保存系统能够兼容业务部门形成的各种不同格式的数字资源 能顺利归档并进行利用。这就需要在电子文件管理系统和业务系统之间构建一个包容性极大的接口 通过接口可以实现电子文献的规范化 可以检验其各个字段是不是完整 同时能在不改变其形式和元数据的情况下进行归档。

传统纸质文档管理工作已经成熟 图书馆都有完整的人员结构 同样电子文档也需要形成专业的人员队伍 需要计算机知识和档案专业知识相结合的人才 通过协作或者融合、业务学习和技术培训 将计算机技术与档案保存技术相结合。电子文件的归档比纸质文件归档更复杂 文件的归档必须要有制度制约 并对工作人员定期考核 将电子文档归档工作写入单位立卷归档制度[5]。

3电子文件的归档方式

电子文件的保存方式有逻辑归档和物理归档两种 两者的实际差别是看电子文件的实体是否转移到文档管理部门 因此在管理实质和管理效果上是不一样的。

3.1电子文件的逻辑归档

逻辑归档是指在计算机网络上进行 不改变文件的存贮位置和方式[6] 利用通信协议将电子文件移交到文档管理部门。这种方式就是将电子文件继续保存在业务端 通过权限设置 赋予电子文档长期保存部门的管理权 这样做在技术和管理上都不可行 也没有必要。

从技术上讲：①业务部门数据库系统一般不具备长期保存和标引电子文档的功能 不能满足文档长期管理的需要。②业务部门的主要工作是处理业务 对数据库系统的要求是高效率和低冗余 这与电子文档信息资源长期保存与有效利用相违背 必然会出现难以权衡的现象。③资源的集中管理能够提高电子文档资源的共享性 避免分散管理带来的通讯麻烦以及各个部门的审批程序。

从管理上讲：①管理容易出现混乱 文档资源的管理应该归属文档部门 如果资源存放在业务部门的话 业务部门的实际权限会大于或优先于档案部门。②逻辑归档中档案部门对数字资源的管理是业务部门赋予的 这样档案部门对档案资源的管理还会受到业务部门的制约 文档管理部门会缺乏资源管理的完整性和独立性 不利于工作的开展。③责任主体出现混乱 在逻辑归档中两个部门都对电子文档具有管理权 一旦电子文档遭到修改、删除、丢失、存储位置的变更等 责任归属难以界定。

3.2电子文件的物理归档

电子资源的物理归档是指计算机及网络上的电子文件集中传输到文档管理部门或脱机拷贝移交到电子文档长期保存服务器的归档方式[7] 这种归档模式可以真正实现电子文档的权限移交。

电子文件的归档保存方式主要有在线归档和离线归档两种：①在线归档。主要是指在计算机联网的环境下 通过系统传输将电子文件移交给电子文档管理部门或者个人 实现数字文件的归档。②离线归档。指将电子文件用邮件或者移动硬盘拷贝到电子文件管理部门进行移交。二者的归档实质是一样的 只是归档的时间和归档的途径不同[8]。

电子文件长期保存的发展趋势主要有：①在线归档为主 离线归档为辅。电子文件具有易更改性、不稳定性的特点 长期滞留在业务系统里容易造成信息的丢失 增加文档管理部门有序接受资源的难度。实时归档后并不影响业务部门对数字文档资源的使用 并且实时归档的技术也容易实现。②“双套制”向“单套制”过度。双套制即电子文件长期保存时需要附加一份打印文件 这是认为电子文件不稳定、不可靠的表現 其实电子文件的打印版并不能完全反映出电子文件的全部内容 如元数据、版本信息、文件格式等。随着计算机技术的发展和数据库技术的完善 文档管理部门对虚拟技术的依赖程度会逐渐加深 现在的双套制也会逐渐向单套制转换。

电子业务文档作为新产生的一种业务文件存在方式 其长期保存技术、手段、策略和方案等逐渐引起大家的关注 其形成过程中计算机系统能够全程监控、记录 减少了人为的干扰。同时 电子文件对数据库系统的依赖性也增加了电子文档资源使用的难度 只有从技术、管理、人员各个方面都进行业务的革新 才能更好地利用数字文档资源 实现数字文件的完整而有效的归档 更好地适应社会的发展 有效地实现电子业务文档资源的社会价值。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理100问[M].北京：中国人民大学出版社 2014.

[2]陆泉 韩雪 韩阳 等.我国数字信息资源长期保存研究综述[J].图书馆学研究 2015（4）：2-8.

[3]王若琳 燕辉 黄辉 等.我国图书馆数字资源长期保存策略运用现状调查分析[J].图书馆 2014（2）：56-59.

[4]刘文萍.提升电子公文归档与电子档案管理[J].中国档案 2015（3）：36-37.

[5]黄新荣 王晓杰 庞文琪.网络时代电子文件归档方式研究[J].档案学通讯 2015（4）：49-53.

[6]赵艳 尹高磊 张晓林.国家保存体系视角下的数字资源长期保存需求调查与研究[J].图书情报工作 2014（4）：30-35.

[7]田雷.《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读[J].北京档案 2014（12）：10-13.

[8]于凤珍 张萍 席杭绸.电子文件的鉴定与归档[J].档案学研究 2013（S1）：82-83.

（编校：崔萌）