沟通就要一对一

2016-06-01

商界评论 2016年5期

信息的采集、传送、整理、交换，无一不是沟通的过程。良好的沟通如同一条通畅的血管，可以为企业源源不断地输血，让企业保持活力。

作为一个人力资源专业人士，我经常被问到这个问题：大多数创业型公司每天都只是忙着发货或完成交易，每周花几个小时坐下来和员工开会，感觉像是很大的公司才会做的事，根本不能解决眼前的日常问题。

杰克·韦尔奇曾说，“管理就是沟通、沟通再沟通。”作为领导者，最好的沟通方式就是一对一。面对面的互动沟通，使员工能够及时了解管理者的想法，第一时间将自己的想法传达给领导，避免信息在流通过程中变质。同时，这样的沟通也会强有力地激发出员工的工作热情和积极性，增强团队的凝聚力，避免团队中产生隔阂，掉进“窝里斗”的恶性竞争中。

有效沟通是什么样子？

在公司的发展过程中，有几件事情尤其重要：第一，招募最好的人加入公司；第二，让员工有归属感，工作富有成效；第三，做出高明的决策，让员工以之为工作目标。

但在这个过程中，管理者却只有很少几样工具能帮助他们做好这几件事，而一对一沟通就是最强大的一种。

举个例子，有一家小公司，他们接下来几周的会议日程如下。我们看一下一对一沟通是如何在公司运作系统中，起决定性作用的。

如果你的公司很小，所有人都直接向CEO汇报，那么星期一的会议就应该让整个团队参加，一对一沟通也应该是CEO与每一个团队成员进行，不存在部门会议。

如果你有更多的管理层级（副总裁或是部门经理），那么CEO就应该与每一个部门经理进行一对一沟通，而各部门经理则应该与每一个为他/她工作的团队成员进行一对一沟通。

假如你是某个有几个层级的公司的工程副总，你每周的工作节奏会是这样的：

你的每一个经理要与他的直接下属做一对一沟通，也许这一周要花上6～8个小时。与你其他要做的日常工作（例如面试、救火、项目会议）相比，这件事花的时间可能会最多。

但你可以从中得到很多关乎企业发展的重要信息。

什么是好的反馈

我们都知道教练和反馈非常重要，但大部分人都做不好这两件事。好的反馈应该及时、持续并且来源渠道多。

及时：在观察到工作表现之后能够立刻给予反馈，是最好的时机。如果有人在某个会议上表现很好，散会之后你应该马上告诉他。

持续：在一年的工作时间里，你要持续给予员工反馈，而不是等到绩效考核时才这样做。

多渠道：同级、下属甚至客户都可以是反馈的来源，不能只依赖你自己的观察。

在保持固定节奏的一对一沟通后，能够让你持续给予员工反馈，并且保证你的反馈能够吸收其他团队成员的意见。

这样一来，你就可以根据团队会议中发现的问题，进行一对一解决。

当你发现有个项目进度滞后时，赵明给了你如何解决这个问题的建议；而在你与钱多多和孙小毛的一对一沟通中，你又分别给予了他们反馈意见。让我们想想看，这其中发生了什么？

1. 你很快发现了问题，因此项目得以重回轨道。

2. 赵明感到你在征询他的意见，而且他的意见是有价值的。

3. 钱多多和孙小毛得到了有价值的反馈。

4. 你或许已经消除了钱多多和孙小毛之间正在升级的紧张气氛。

5. 你意识到自己也需要改进，更好地鼓励和要求手下各位经理之间的互相合作。

如果没有定期的一对一沟通，也许你要花上好几周的时间才能获得必要的信息来解决问题。与此同时，问题有可能已经严重到无法修补了。

更快更有效地决策

想象一下，在周一的公司级管理例会上，CEO告诉执行团队成员，他很担忧正在放缓的收入增长，想在下周一之前制定出一个计划，减缓成本上升的速度。于是，你打算回去和团队成员一起研究对策。那你一周的工作可能会是这样：

你与团队分享了问题所在，通过一对一沟通与他们一起解决问题，在下周一之前你将准备好一个新计划。这样一来，一方面，你不需要打乱节奏赶时间，因为你们的会议早就定好了；也不会因此给任何人制造麻烦——你不需要临时召开任何紧急会议。另一方面，你给了团队足够的时间去贡献想法，不仅了解到团队成员对这件事的感受，也安抚他们可能出现的情绪。

最后，在下周一的管理例会上，你将提交一个新计划。更重要的是，你可以在会上讨论团队是否能接受这个讯息，也可以做些什么来提振士气。

增强沟通的透明度

对于任何创业期的公司来说，大家都需要迅速、准确并且透明的沟通。每个人都需要了解公司的情况，才知道自己该如何做出贡献。没有人会希望自己是通过流言蜚语才得知公司的重要新闻。

如果你的公司正好在酝酿转型，你也可以利用一对一沟通来管理这个过程。

通过这样的传达，高层团队可以得到帮助公司渡过转型期的机会，并感受到公司对他的信任，他对公司的前途也会更加有使命感。一方面，在宣布转型时，CEO会了解到自己可能会面对的困惑；另一方面，经理们提前得到了培训，知道在接下来一周里将如何与团队一起消化这个大新闻。

在帮助企业转型期间，也会让你的直接下属得到有价值的训练。如果将来他们自己运营的团队要面对类似的问题，就知道该如何处理了。

公司在定期进行了一对一沟通之后，团队的成员将更加会有归属感。公司的问题也不会恶化，员工的情绪不会被压抑。当你得到员工对问题的反馈之后，可以及时找到改进的方法，有助于公司迅速做出决策，抢占市场。

如何进行一对一沟通

通过上面的案例，作为CEO，你或许已经感受到一对一沟通对于企业发展的重要性。但要想把一对一交流做好，经营者必须转变自己的思路，把员工看成是会面的主导者。因为一对一交流涉及的内容可以是紧急事件，可以是新奇的想法，也可以是隐藏于表面之下的积疾。如果在一对一沟通的时候，你自己占据了主导地位，那可能就没办法获取到重要且真实的信息。

所以，一对一沟通的时间、内容都最好由员工来决定。当然，在确定好的时间，员工如果有事处理的话，也可以选择取消会谈。

虽然把主动权交给了员工，但领导者还是要尽量在交流过程中帮助员工梳理谈话的中心和重点。总结起来，在进行一对一沟通时可以采取这些方法：

1. 每周同一时间做。

设定每周一次的会议以保持节奏。即使没有太多事需要谈，你也可以先定一个小时。

2. 不要主动取消会面。

在面谈时，由员工自己主导，如果不是员工自己取消的话，你最好不要主动取消。如果团队需要再等上一周才能与你讨论他们马上想谈的问题，你取消的话，他们会感到挫败和不被尊重。

3. 尽量远离办公场所。

待在公司的会议室里很难好好谈心，既然选择了一对一沟通，不如休息一下，离开办公室，去散步，去吃饭，或者去公园坐一坐。

4. 一定要记好笔记，做好准备。

在所有的会议上，你都应该记下会后需要完成的事情，然后利用笔记来准备下一次会议。

5. 寻求员工的启迪。

一对一沟通不应该是你没完没了地给员工评价，而是带着学习的意愿走进他们内心，并且留出一些时间谈谈你们双方的忧虑。