浅谈新形势下高校档案工作水平的提升

肖洁

摘 要： 高校档案是记载了学校历史和师生奋斗历程的珍贵资料，不仅具有文化历史价值，而且为推进学校发展提供了依据，成为衡量学校教学发展水平的标尺。因此，加强学校档案工作建设，既是时代的发展要求，也是学校自身的发展需要。本文通过阐述高校档案对学校工作的作用和意义，指出档案管理存在的问题，提出几点改进意见。

关键词：高校档案 档案管理 工作水平 提升措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）05-0040-01

2008年，教育部和国家档案局联合制定了关于《高等学校档案管理办法》，其主要的目的就是为了规范高等学校的档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案。《办法》明确指出高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应该加强管理，并将这项工作纳入学校的整体发展规划之中。由此可见，高校档案工作不仅是国家档案事业的组成部分，也是影响学校发展的基础工作，因此各高等院校必须对这项工作予以足够的重视。但是目前的高校档案管理还存在着一些问题，阻碍档案工作的价值开发，使档案管理水平一直徘徊不前。故而为了最大程度的发挥高校档案工作的作用，必须采取一些强有力的措施，扭转这一局面，切实提升高校档案管理的工作水平。

一、高校档案对学校工作的作用和意义

1.对学校管理起到借鉴作用

学校档案的产生跟学校的形成和发展息息相关，并且贯穿于教学工作的始终，它真实地记录了学校管理和运行的历史发展轨迹，成为学校的历史信息库。因此，学校档案成为学校教学管理的载体，記录了丰富的教学管理信息，对于学校的未来发展和决策制定都有借鉴和参考作用。

2.是学校教学管理的直接依据

学校档案是随着学校的教学发展而逐渐形成的，因此成为研究学校教学工作的第一手资料。比如学校历年大事记、教学突出事迹、优秀教师和优秀学生事迹报告、学校问题报告等，都是学校管理的历史依据和经验。可以说，学校档案以静态的形式记录了学校的所有活动，是学校历史发展的缩影。这里面包含了学校提倡的价值观念、校风学风形成、学校形象等，所以对于学校未来发展而言，学校档案无疑有着标杆式的作用。

3.是学校文化的重要组成部分

档案本身具有的科学文化属性，使之成为学校宝贵的财富，除了上文提到的历史属性。档案还具有不可替代的科学属性，因为在学校的发展过程中，会有不同的教学成果产生。这些宝贵的教学经验反映了学校的教学水平，能够让学校及时发现自身的优势和缺陷，为学校的重大教学决策提供参考。

二、高校档案管理工作存在的问题

1.档案管理方式落后

当前，高校档案管理工作中，存在管理方式比较落后的问题，主要表现为：第一，档案载体形式单一。目前许多高校保存和收集的大部分都是纸质档案，像光盘、照片、录音等档案资料只占极少部分，甚至有的学校还没有声像资料。特别是现在随着信息技术的发展，网络存储已经成为一种新型的档案载体，但是许多学校对这方面开发的并不多。第二，管理方式落后。现在许多学校的档案管理还停留在手动时代，仅仅依靠人力来对档案进行信息的检索和录入。尤其是大量纸质档案的存在，不仅管理效率低，而且容易出现错误和漏洞，极大地影响了档案的实际利用。第三，档案利用率低。档案利用率低的问题，主要就是由于档案载体单一和管理方式落后引起的。档案信息检索困难，使许多珍贵的档案成为摆设品，并没有得到实际的利用。第四，档案管理信息化水平低。学校档案管理没有充分利用信息技术，虽然现在大多数学校都为档案馆配备了电脑，但是其功能单一，局限于目录查询。另外，各个高校之间档案网络并不共享，所以使学校的档案数据缺乏全面性，并且标准化程度也较低。

2.档案管理人才缺失

长期以来，学校档案管理一直被看作是学校的“兼职机构”，其管理人员大多是学校职工兼任，致使档案管理队伍不稳定，管理工作缺乏专业性和标准化。目前，高校档案管理人员的文化素质已经越来越不适应新形势下的档案管理工作，这些工作人员普遍存在知识老化、理论知识不足的问题，缺乏专业的档案管理人才。除此之外，由于受到历史原因的影响，高校档案工作大多是为政治服务的，所以它的政治色彩比较浓，没有被真正纳入法制管理，因此它的地位也比较尴尬。在这种情况下，一些高校领导认为，档案工作只是一项基础工作，是不能与教学、科研等工作相提并论的，因此对档案管理工作不够重视。由此，在经费投入、人员安排上也就比较随意，致使档案管理工作成为学校员工的“兼职机构”。

3.档案管理基础设施落后

为响应时代发展的号召，国家对于教育的投入也是越来越重视，因此许多高校的建设进入了黄金时期，不论是办学层次还是办学水平都得到大幅度的提升。在这种形势下，高校档案的数量也日益增加，这为管理工作增添了许多新内容。所以为了做好管理工作，必须要有坚实的物质保障。但是，由于长期对高校档案管理工作不重视，档案管理的基础设施建设往往也成为被忽视的对象。缺乏资金投入，使得许多基础设施跟不上时代发展，比如设备老化、设备更新不足、防火防潮设施缺乏等，造成档案保存困难，极易导致档案资料的损坏和遗失。

三、新形势下提升高校档案工作水平的措施

1.提高对档案工作的认识

高校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，因此有必要将档案管理工作纳入到学校的整体建设规划中，学校应该认识到档案信息对自身建设起到的重要作用，注重对档案管理工作的宣传，为档案工作的开展提供舆论支持。除此之外，还要积极争取到领导的支持，这样才能使档案工作摆脱被边缘化的困境。

2.完善档案工作的制度建设

学校档案管理工作涉及到的部门较多，而且档案内容也非常繁复，因此必须坚持科学规范、标准化的管理原则，建立完善的档案工作机制，对档案工作中存在的制度漏洞进行及时有效地改革和完善。除此之外，还要建立一套完善的档案管理程序，从档案的原始收集，到档案的借阅归档应该是完善且严格标准的。以完善的制度促进档案管理水平的提升。

3.加强人才队伍建设

高校档案管理队伍的素质高低，决定了整个档案管理工作的水平，因此建立一支高素质的管理队伍，成为高校档案工作的当务之急。那么如何强化队伍素质就显得尤为重要。首先，对于人员选拔应该严格把关，对于新进管理人员应该进行专业培训，并且还要引入竞争机制，以多层次的人才培养和筛选手段，确保档案管理队伍的素质提升，推动档案管理工作稳定发展。其次，提升工作人员对档案工作的认识。高校档案是记录学校教学发展的重要资料，具有很高的文化历史价值，对于学校发展有着重要的借鉴意义。因此，档案管理人员应该从思想上认识到这一点，提升对档案工作重要性的认识。再次，提升管理人员的专业能力。随着信息技术的不断发展，在高校档案管理工作中，应用也会越来越多。因此，对于一些专业性更强的声像档案、电子档案、机读档案等要能够做到熟悉、熟知和熟练。除了档案载体的变化之外，这些新型档案在信息的储存方面也有特殊要求。因此管理人员不仅要熟悉基本的管理流程，还要掌握一定的专业技术，这对于档案的管理和保护都有重要的作用。最后，提升管理人员的职业素养。高校档案管理不仅需要良好的业务素养，还要有一定的职业素养，对管理工作做到认真负责，保证档案管理工作的正常进行。

4.改革档案管理方式

高校档案管理信息化，是顺应时代发展的必然趋势。因此，档案工作应该采用先进的信息技术，加快档案信息化进程，实现管理方式的转变，以满足时代的发展需求。一方面，要推进信息化基础设施建设和信息资源建设。在档案室中，完善计算机的配置建设，扩大计算机和网络技术的使用范围。而信息资源建设则是要将现代化的管理手段应用到管理工作中，对于纸质档案、录音、照片、光盘等载体的档案进行數字化处理，实现网络存储，使档案信息能够更方便的查询和利用，真正实现档案资源服务于社会大众。另一方面，推进多媒体数据库建设。由于各个高校在档案工作上的建设进度和完善度不同，所以导致许多高校档案成为“孤芳自赏”的一家之言。而信息技术的利用，打破了高校之间的信息壁垒，能够通过网络连接，形成一个巨大的数据库，这对于实现高校档案工作的现代化来说是非常重要的一步。

结束语

高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，应该给予足够的重视。同时，为适应时代发展与高校建设的需要，以及解决档案管理工作中存在的一些问题，学校管理者必须加大对档案工作的资金投入力度，增强舆论支持力度。并且借助现代化的管理手段使高校档案工作不断向高水平发展，使高校档案真正成为服务于社会的信息资源库。

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