水文档案长效管理机制的探索与实践

陈秀英（江苏省水文水资源勘测局盐城分局，江苏盐城，22244005511）



水文档案长效管理机制的探索与实践

陈秀英
（江苏省水文水资源勘测局盐城分局，江苏盐城，22244005511）

废黄河流域入海排水口门——中山河闸

水文水资源档案资料（以下简称水文档案）是水文水资源工作成果的主要表现形式，是水资源储备的一种重要形态，是广大水文工作者辛勤劳动的智慧结晶，也是水文工作服务社会、服务民生的主要载体。随着经济和社会的发展，水文资料档案的作用越来越显现，也越来越被社会所认知。要使水文档案更好地为贯彻“五大发展理念”服务，为生态经济建设服务，为保护生态环境服务，就要坚持不懈地强化水文档案的长效管理，推动水文档案管理“转型升级”。

一、我国水文档案管理现状

水文档案工作是水文水资源勘测部门的一项重要基础性工作。建设和完善水文档案，加强和创新水文档案管理，是水文工作实现长效监管的需要，是水文工作部门树立新的管理、服务理念的需要。做好水文档案管理工作，对加强水文部门建设、提高监管力度、服务地方经济建设和服务民生具有重要意义。

近些年来，我国水文档案管理在基础性工作方面确实获得了富有成效的发展。主要表现为：水文档案管理投入了一定的人力、物力和财力，一些水文部门专门设置了档案库房、办公室、阅览室、展览室，购置了档案装订机、档案柜、档案检查工具等档案设施；不少水文部门重视档案的收集、整理、保密、安全、利用等工作，制定了比较系统严格的水文档案管理制度；越来越多的水文部门开始重视水文档案管理队伍的建设，水文系统的档案管理水平得到日益提升。

但是，依据档案长效管理的要求，我国水文档案的管理还存在不少问题。主要表现为五个“不够”：

一是水文档案管理设施不够达标。部分水文工作部门档案场所面积偏小，档案装具陈旧，档案设施不全。其中的关键是少数水文部门领导的档案意识比较淡薄，弱化或漠视水文档案工作。

二是水文档案管理制度不够健全。有的水文部门未能制定严格规范的管理制度，有的部门虽有一些制度，但制度不全、不严，甚至有些已经过时，缺乏与时俱进的创新制度。

三是档案收集归档不够完整。收集、归档、整理是水文档案的基础性工作。多数情况是因为领导不重视和制度的缺位，一定程度上影响了档案人员的工作热情，造成管理疏忽，档案资料收集整理不及时、不完整，不认真履行操作程序，致使档案丢失、涂改现象时有发生。

四是档案管理队伍不够专业。各地水文部门的档案管理队伍不稳定，人员素质参差不齐，个别的水文部门甚至没有专职档案管理人员，而由办公室人员兼任，很难全身心地投入档案管理工作。尤其是缺乏高素质、复合型人才，加上人员频繁变动，大大影响了水文档案管理工作的延续性和档案资料的完整性。

五是档案资料利用不够充分。水文档案工作“收”是基础，“管”是保障，“用”是根本。水文档案工作的出发点和落脚点是最大限度地开发和利用水文信息资源。目前，尚有不少水文部门重“藏”轻“用”，或者是重经济效益轻社会效益，缺乏主动服务，不能发挥水文档案资源的应有作用。

二、水文档案长效管理的对策

水文档案管理是一项长期性、经常性、系统性的综合工作。水文档案的收集、管理和利用不是一蹴而就、一劳永逸的工作。解决水文档案管理存在的五个“不够”等突出问题，关键点是要坚持“长效管理”。

所谓“长效管理”，就是指以“制度管理”为保障，以“常规管理”为基础，以“人本管理”为前提，以“现代管理”为内容，以“效率管理”为核心，以“创新管理”为目标，坚持常抓不懈，常管不松，注重管理的长期性、经常性和创新性，形成水文档案管理的一种新常态。

江苏省水文水资源勘测局盐城分局历来重视水文档案资料工作，坚持档案资料标准化、规范化、长效化管理，档案工作步入良性发展轨道，取得了喜人成果。2012年以来，对照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，制定了全面细微的达标创建规划，按照“抓基础，强管理；抓规范，上等级；抓应用，促服务”的原则，始终坚持从细化管理、基础业务、信息化建设、开发利用等方面抓整改、抓建设，2015年5月20日顺利通过江苏省档案工作五星级单位考核验收，成为全省新的档案规范实施以来江苏省水文行业首家达到档案工作五星级标准的单位。

根据我国水文行业的实际，针对水文档案资源的特点，结合江苏省水文水资源勘测局盐城分局的工作实践，笔者认为，要实施水文档案的长效管理，其对策主要有以下六个方面：

1.领导重视，组织落实，抓好长效管理的关键。

在实际工作中，我们体会到档案工作创星定级，领导重视是关键。近几年来，盐城分局领导不断增强档案意识，自觉把水文档案工作作为全局的一项重点工作来抓，每年都把档案工作纳入年度工作总体计划，纳入各部门年度目标考核内容，做到年初有计划，年中有检查，年终有总结；分局不断加强档案工作的组织体系、管理体系、质量体系、基础设施体系建设，全局的档案工作形成了“主要领导抓指导、分管领导抓督促、办公室主任抓落实、各科室领导抓具体、综合档案室抓实施”的全新格局。

2012年，盐城分局在年度目标任务中提出要加强综合档案室建设，加大投入，更新设备，提高水平；2013年，盐城分局把盐城水环境监测中心施工进度实施综合档案室新建项目，作为10件实事之一来抓落实，并提出用两年时间完成“五星级档案工作”达标创建工作目标；2014年，盐城分局又把“争取完成局档案室省五星级达标创建”的重点突破工作，写入局办公室目标管理责任状，将完成“五星级档案工作”创建任务列入局2014年10件大事。2015年，通过档案工作五星级标准验收后，盐城分局领导不满足现状，主动找差距，研究制定了《关于建立档案管理长效机制的暂行规定》，提出了实施长效管理的新的目标和要求。

2.完整收集，科学整理，夯实长效管理的基础。

水文档案资料收集的齐全完整是决定和影响水文档案价值的关键因素。水文档案资料种类较多，专业性较强。从宏观上，可分为基础资料、基建项目两大块；从中观上，可分为水文、水资源、水质、水土保持、勘测、规划设计、运行维护等六块；从微观上，细分有近200种类别。盐城分局遵循各类档案的形成规律，加强对档案的日常管理，明确各科室部门及时、完整和准确地收集，努力做到不遗漏、不缺失，确保相关技术资料及时归档。局档案室对各部门移交和收集来的每一份资料都严格把关、规范整理。全员发动与科学管理保证了水文档案资料的可靠性、时效性和延续性，夯实了长效管理的基础。

3.规范制度，“抓铁留痕”，提供长效管理的保障。

盐城分局高度重视水文档案管理制度建设，坚持走“以制度管人、管档”之路，不断完善档案管理制度，修订成册，张挂上墙，组织学习，严格执行。

在档案管理工作中，盐城分局还认真落实“三纳入”“四参加”等具体措施，把档案工作纳入领导议事日常，促进各项档案制度的落实。每年都进行“议档”一到两次，作为局长办公会专项议题，研究具体落实；把档案管理纳入日常工作管理，平时在全局范围内加强宣传学习和落实遵守；纳入档案主管部门办公室的年度目标责任状，严抓考核和奖惩。同时，在组织建设项目验收、产品鉴定、科研课题鉴定、设备开箱验收时，还要求档案人员参加，有效地保证了档案的完整、准确、系统，提高了各项资料归档的时效性。

根据五星级档案管理要求，盐城分局在2015年7月还专门印发了《关于建立档案管理长效机制的暂行规定》，从组织管理、入库形式、入库原则、归档范畴、长效机制、开发利用等六个方面，为进一步规范档案管理，积极发挥档案在单位发展及社会服务中的作用，提出了长效管理的要求，促进了档案管理步入制度化、科学化、常态化的良性发展轨道。

4.创新服务，“盘活”档案，增强长效管理的效率。

开发利用是档案长效管理的中心工作，是档案价值的体现，也是档案事业活力的源泉。盐城分局十分注重档案资源的开发利用工作，积极创新服务方式，较好地满足了单位和社会的利用需求。

一是大力开展水文档案编研。组织发动全局各部门职工编制了《水文测站水文测验操作规程》《盐城市水文测报系统应用维护手册》《盐城分局组织机构沿革》等100多项各类编研材料，成为分析总结和规划指导水文工作的重要参考资料。

二是建成了集陈列展览、科普宣传为一体的展示厅。展示厅约100平方米，于2014年7月建成，它以盐城百年历史为主线，以创新改革为重点，以全面发展为亮点，反映历史沿革和发展历程，集中展示盐城分局的一些重要活动、重大事件、重要成果和主要荣誉等。这一水文科普、宣传和水文文化建设优秀成果的展示平台，成为激励干部职工团结奋进的教育基地，成为面向社会进行青少年教育的实践基地。

三是利用现有的档案管理能力，承接了大量的科技服务项目。积极开展防洪评价、水资源论证、水生态监测和水土保持监测，为沿海开发、灌河开发、里下河整治提供技术支撑，为江苏省委、盐城市委沿海发展战略作贡献，不仅锻炼了档案管理队伍，提高了档案工作对外服务的能力，同时还为单位创造了一定的经济效益。

5.以人为本，专兼结合，打牢长效管理的根本。

事在人为，队伍建设是做好水文档案工作的根本保证。盐城分局综合档案室配备4名专职档案工作人员，各部门、各下属单位分别配备兼职档案员1名。

盐城分局特别注重加强对档案管理人员的专业培训。凡是有关档案专业方面的会议和培训，都安排档案管理人员参加；结合工程验收等机遇，邀请省局、省厅和市档案局的有关领导专家来盐城分局指导，促进了档案工作水平的提高；档案新设备、新软件管理系统的应用和维护，都安排供应商进行现场培训，并在试用过程中努力发现问题并解决问题，逐步做到“会、懂、通”。此外，还注意加强新职工的档案知识培训，针对近年来新进技术干部较多的情况，盐城分局结合岗前培训，对他们进行档案知识的专业培训，从源头上提高职工档案意识。同时，在全局范围内加强档案管理规范化建设的宣传和教育，先后多次发文组织有关人员学习《档案法》及其实施办法，学习《江苏省档案管理条例》和省水利厅有关档案管理规定。广泛地培训、宣传和教育，大大提高了专、兼职档案人员的业务素质，为局档案工作的规范化奠定了基础。

6.保证投入，更新设施，提升长效管理的水平。

加大投入，改善档案保管条件。2012年，盐城分局在申报盐城水环境监测分中心迁建项目时安排档案管理用房600平方米，为盐城分局完成“五星级档案工作”创建任务奠定了坚实的基础，实现了办公室、库房、阅档室和实物档案陈列室、资料室独立分开，并建成约100平方米展示厅。盐城分局又多方争取到“局综合档案室设备更换与购置”“通榆河水文监测系统和中小河流水文设施工程档案设施完善”等项目，共计投入经费29.6万元，重点购置了小型服务器、电脑、高速扫描仪、复印机、高清照相机、办公自动化软件、档案管理系统和数据库。档案工作经费得到有效保障，档案管理基础设施水平快速提升。

将档案信息化与全局信息化同步规划实施。在局内网江苏盐城水文信息网上设立了“档案管理”专栏，配备了档案工作专用的小型服务器、计算机、光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机等档案工作专用设备；购置使用了《办公自动化系统》《文盛科技档案信息综合管理系统V9.0》软件，档案信息管理系统与盐城水文档案网网页对接完好，实现了全局档案在线归档、在线检索、在线查阅等；建成了室藏全部档案的文件目录数据库、重要及利用频繁的纸质档案全文数据库、照片及视频档案多媒体数据库，并可在江苏盐城水文信息网内网查阅档案目录和全文。

信息系统安全管理进一步加强。与档案管理系统相匹配的OA办公系统全部内网运行，与外网物理隔断，内外网端口设立网卡，凡是密级档案、内部资料档案一律不录入信息系统；安装了适合的防火墙和杀毒软件，专业人员定期检查系统安全，保证了系统可靠安全运用；在开通全局科级以上干部及相关人员的上网查阅档案的同时，设定“查阅、下载、修改”等相应权限，并设有防错漏、防调换标记、操作日志等，每天定时自动备份档案信息，并定期刻录数据光盘备份，多措施保证档案信息系统的安全。信息化工程的建设，使干部职工可通过档案管理平台轻松地实现档案全文检索，大大提升了水文档案长效管理的水平，既方便了领导决策，也提高了职工工作效率。