勇立潮头 争做典范苏宁云商集团档案工作侧记

朱新杰（苏宁云商集团股份有限公司，江苏南京，21100004422）



勇立潮头争做典范苏宁云商集团档案工作侧记

朱新杰
（苏宁云商集团股份有限公司，江苏南京，21100004422）

苏宁集团南京总部基地全景

苏宁云商集团从20多年前的一家小型空调零售企业成长为中国商业的领军者、全球家电连锁零售业市场价值最高的企业之一，并以“百年苏宁全球共享”为企业发展的愿景，致力于打造百年企业。苏宁是一个不断创造历史的民营企业，苏宁档案为后来者记录并留下了那些珍贵的历史记忆。

融入企业传承文化

在苏宁云商集团的企业展厅、共享财务档案室和集团总部档案室，不仅强烈感受到互联网、智能终端带来的时代气息，也看到档案工作融入企业历史、服务企业发展的清晰足迹，企业档案成为塑造企业文化与价值观的重要载体。

展厅里，有根据历史照片档案实景复原的第一家门店，有上世纪90年代店面销售的影像资料，有当时留下的登记账册，有各种媒体报道、报广资料，有历年苏宁荣获的荣誉实物，这些都是档案在苏宁企业文化建设中实实在在的体现，生动地诉说着企业发展的历程。此外，苏宁档案管理部门还积极开发档案资源，制作成视频，供全体员工观看、学习，使档案成为传承企业文化的窗口。

基础扎实实践创新

创新的原生动力只来自那些有真正的市场经历，体验过生死一线的企业，且无可选择地成为企业的生存方式。苏宁的档案管理实务既与其营销行为和商业布局相吻合，又是在研究并遵从档案法律、法规，学习并理解档案专业规范的过程中不断优化和演进的。苏宁形成了相对“集中+分散”的档案管理模式，一是“总部统管”与“分公司自管”相结合；二是集团总部层面，统一监管、统一指导与会计档案、人事档案实体分离相结合，既保持公司全部档案的逻辑联系，又兼顾企业财务系统、人力资源系统的运行规律。通过制度建设、组织搭建、硬件配套等措施，为这一管理模式的贯彻提供支持。经过多年的持续推进，苏宁档案工作在管理专业化、规范化、信息化建设上收获了优异的成果，2015年苏宁云商集团通过了江苏省档案管理五星级规范测评。

档案收集是企业档案工作开展最关键的基础，却常常伴随着繁琐与疏漏，为此，苏宁档案人员通过工作方法等细节的有所创新，再以制度安排确定并形成规矩，产生了立竿见影的效果。比如，以确定的时间节点，设立“月度收集日”，按公司大小设定工作目标，建立人员考核机制，同时辅以人员培训、岗位认证等举措，提高档案业务工作的水平。2015年，苏宁云商集团共收集档案近45万件，提供档案利用11704人次，有近1万人次参加了档案业务培训，在200多家分公司建立了档案工作的基础，“月度收集日”这一工作方法起到了至关重要的作用。

档案库房是档案工作开展的重要条件，苏宁档案管理部门实施了“档案馆+区域档案服务中心+档案室”的三级规划方案。集团总部地区正在筹建一座占地1500平方米的档案馆，采用“密集架存储+物流密集存储”相结合的方式，利用物流自动化技术，扩充存储容量，最大化利用空间，实践档案保管的新模式；以区域核心城市的物流基地档案室为基础，苏宁采用了区域档案服务中心的概念，辐射周边城市，改善档案库房不足的问题，目前苏宁已完成28个区域档案服务中心的设置工作。

突破求变创造标准

2009年，苏宁开启了互联网转型变革之路，开创了中国商业零售领域的“O2O模式”。与企业发展战略同步，苏宁档案工作也走上了突破求变之路。2012年，自主研发了苏宁云商集团档案管理系统（下称SAM系统）。以SAM系统为核心，苏宁档案管理部门制定了档案信息化建设的规划方案，持续推进“实物档案数字化”和“电子档案管理”工作，并以档案信息网络化服务为目标，实现企业信息资源的整合、共享，进而向全文检索、知识管理迈进。2015年9月，SAM系统作为苏宁档案创造的第一款产品，通过了江苏省档案局组织的专家鉴定，荣获省档案创新优秀科技成果奖二等奖。

2015年12月，苏宁作为国家档案局组织的《企业制造系统电子文件规范化管理》课题研究项目的承接单位之一，在北京参加了课题开题会议，这是苏宁继当年9月参加国家档案局非公企业档案协作组成立大会后，第二次参加国家档案局的会议，也是苏宁第一次承接档案课题研究任务。

项目子课题之一——《电子商务平台系统电子文件规范化管理》是苏宁重点研究的对象，在明确了研究任务后，苏宁迅速启动准备工作，搭建了课题研究工作项目组，对课题任务、完成时间进行了细分、明确。项目组以苏宁易购电子商务平台为研究样本，对平台构成进行分析，在充分把握平台特点基础上，确立了以系统功能、业务场景梳理，电子文件类型、格式分析调研，可归档范围归纳总结，系统接口论证开发的研究思路，对平台的各组成系统进行研究、梳理。目前课题研究已取得阶段性成果，并得到有关方面的肯定。

档案接收、整理、归档的自动化、流水线作业

作为民营企业，苏宁云商集团首次承担国家级档案课题项目，就电子商务平台电子文件管理进行专业研究，既是过往实践的提炼，又是一次新的跨越。回望刚刚结束的全国“两会”，全国政协委员、苏宁控股集团董事长张近东连续第三年提出关于电子发票的提案。张近东建议继续推行电子发票，试点逐步取消纸质发票，将增值税专用发票也纳入电子发票的范畴。这清楚地表明，在苏宁向电商全程信息化的最后一环发起冲击的时刻，档案工作无疑站在了最敏感的前沿阵地上。