新形势下推进公安档案工作的思考

何玉良（常州市公安局档案处，江苏常州，21133000000）



新形势下推进公安档案工作的思考

何玉良
（常州市公安局档案处，江苏常州，21133000000）

参加全省档案业务竞赛现场

公安档案工作是公安工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。做好公安档案管理工作对提高公安机关工作效率和工作质量有着重要意义。当前，常州市公安档案管理还存在一些亟待改进的地方，本文对这些问题进行具体分析并提出对策，以适应新形势下公安档案管理工作的发展。

一、常州市公安档案管理工作的现状

目前，全局共有8家市局、辖市局、分区级档案库房（室），其中五星级（省级）档案室6家，四星级（市级）1家；92家基层派出所档案室（不含专业分局派出所）。2004年，我局档案工作经省市档案局和省公安厅联合考评和复查，被评为“五星级”单位，率先跨入省先进档案工作行列。

多年来，我局档案部门立足新起点，瞄准新目标，以档案服务中心工作为主线，紧紧围绕平安创建、基层实战和民生警务，以加快公安档案信息化建设为抓手，着力推进全市公安机关档案工作规范化，取得明显成效。率先在全省完成“档案数字化加工在公安基层派出所的应用”这一任务，着眼公安工作加快发展及长效发展的新理念、新要求，深化改革，不断创新，逐步实现了公安档案基础牢、信息化强的架构，做到了公安档案专线网络全覆盖。目前库藏总量已达225.236万卷（件），其中纸质档案48.6721万卷、5.2217万件，录音录像档案298盒，照片档案48册5253张，电子档案（光盘）249张，实物档案988件。全市档案数据（机关、基层）共计有1297.4885万条，加载的扫描电子文件682.8396万份，公安档案年度绩效工作始终位于全省公安第一方阵。

二、常州市公安档案管理工作存在的问题

新形势对公安档案工作提出了新的要求。笔者通过在基层开展问卷调研、组织警营恳谈等，了解基层单位和民警的所思所需，分析存在问题及成因。

1.队伍保障机制欠缺。档案民警有别于警（探）长、法制和科管员等，岗位缺乏吸引力，缺少激励机制，警力的不足造成了档案民警的配制偏少。近年来，由于提拔、调任等因素，专业人员及档案人才离任较多。上半年符合省厅抽考条件的档案民警仅12人；个别单位只有管理民警，没有实际操作民警，具体工作均由辅助人员开展，并且档案人员队伍老化问题严重，缺乏档案专业管理人才。由于档案工作见效慢，成效不明显，部分领导缺乏档案意识，对档案管理工作重要性的认识不够，档案管理工作存在上级部门检查时应付一下，以及“三年不归，一归三年”的现象。

2.业务能力参差不齐。公安档案工作涵盖公安工作全领域，要求全面掌握和规范操作，公安档案管理员需要具备一定的专业功底。由于机制保障等诸多因素，部分单位领导不重视档案管理工作，将个体能力较弱或工作年限较短的民警设置在档案工作岗位上，有的是兼职民警，自身业务不如辅助人员，更谈不上指导其他民警规范归档和用档；部分派出所的档案员缺乏必要的专业知识和业务胜任能力，档案意识淡薄，加之档案业务在全年绩效考核中不占分值，民警在档案工作中缺乏激情和动力，使得公安档案工作处于被动状态。

3.知识更新不够及时。受专业知识的限制和管理水平的制约，基层公安档案管理员业务操作能力不高，难以达到新形势下档案管理工作的新要求。档案工作非兼职民警主业，缺少专业性，个性化操作模式明显。管理人员因未接受专业系统业务训练，对档案新政策、新要求敏感性不强，在实际业务操作中，常会出现对上级新要求存在认知上的误区，直到实际检查考核时，才发现存在执行偏差，规范操作水平偏低。

4.监督指导保障不强。基层工作管理水平粗线条，主管部门及责任民警监督不严，造成部分归档材料存在瑕疵。加上档案工作面广量大，全靠市局直接指导到基层单位不现实，出现档案业务上面强、中间弱、基层乱的现象。

5.安全状况不容乐观。2015年，市局档案处对设有档案库房的各辖市局、分局及派出所共计100家单位，就库房基本情况、安全状况及设备配制、档案民警及负责人等进行了全面调查。全局除2家派出所档案库房正在搬迁外，只有8家市局、辖市局和分局级单位及16家派出所档案库房安全情况达标，其它74家均存在不同程度的问题，问题率高达74﹪。经前期调查发现，基层派出所在档案管理工作中存在的问题较为突出，有的是管理缺失，有的是硬件设施不全，出现归档不及时，提档不登记等问题。市局档案处将汇总各类安全隐患，迅速汇报领导，指定专人负责，分类指导整改，实行网上挂图督办。

三、全面加强公安档案管理工作的措施

1.完善组织机制，提供人员保障。各级党委（支部）要为档案业务管理部门依法履职提供必要条件。一是抓紧修订和落实档案警种序列专业编制，彻底解决档案工作兼职管理的乱象，使县级公安机关及城市公安分局以上建制单位健全档案科（室）等部门，设立专职管理民警，基层派出所则至少设立1名专职档案员或辅助人员，加强专门管理；二是提高对档案管理工作的重视，为档案员安心岗位、任职提升创造良好条件；三是设立档案民警准入制，原则上档案民警需具有从事3年以上（含）公安工作经验的民警担任；四是对在编人数较少的单位，要探索以领导负责制下的兼职民警负责、专职辅助人员管理的基层公安档案管理新模式；五是表彰业务能手及先进典型，让更多的民警甘愿奉献档案事业，书写兰台情怀，增强档案民警的职业自豪感和工作积极性。

2.提升业务能力，培养高素质人才。信息化时代和大数据时代的来临，对公安档案工作提出了新要求，海量的档案资料及数据将为公安工作更好地服务人民、维护稳定作贡献。公安档案已成为公安工作中保障力很强的一项基础性内容，如何留档、建档和用档已成为每位民警之必需，必须树立“人人都是档案员”的理念，做到既懂又会，在履职中提高业务能力和管理水平。为此，我们需加强业务培训，以新警初任培训，警衔晋升培训，星级档案、合格派出所档案室创建、复查基层档案员到市局轮值轮训模式为抓手，根据不同层级、不同岗位档案人员的职责任务和培训需求，建立分层分级培训机制，增强培训的针对性和有效性。

3.规范绩效考核，推进档案工作标准化。要完善各项档案管理制度，从制度上对档案工作进行保障。建立档案工作质态检查制度，进一步落实工作责任，实行责任倒查，做到谁指导、谁负责，谁接收、谁负责，联系民警负全责，分管领导负总责，将档案质态与部门、个人工作绩效挂钩；将档案安全列入考核，对档案室发生火灾、渗水等事故造成档案严重损毁的，档案遗失、泄密造成严重后果的，没有开展年度归档工作的，档案保管存在重大安全隐患没有得到整改的，视为档案工作不合格，对检查中发现的严重违反档案法律法规的行为，要依法追究相关人员的责任。借鉴档案业务考核竞赛的相关做法，每年组织开展一次档案工作质态检查，评估年度工作，通报检查情况，推动和促进档案工作各项目标任务落实到位。积极争取将档案工作纳入全局工作绩效考评，提高制度规范的执行力。

4.加强档案管理监督，维护档案工作秩序。推动机关部门落实归档工作主体责任，落实档案领导负责制及责任民警“终身追责”制，完善上门指导、序时提醒、督导检查等工作机制，加强归档工作的源头控制，督促机关部门在提高归档率和整理质量上下功夫。及时总结和发现工作中存在的具体问题，制订和完善新的操作规范及要求，及时加强全局面上的业务指导和监督，切实履行归口管理同级档案工作和指导监督下级档案工作的双重职责。要建立工作例会制度，掌握情况、交流工作、研讨问题，推广好的经验做法。建立年度归档情况通报制度，对各部门归档的数量、质量和完成时间等作出通报，做到有布置、有检查、有总结。对归档量与业务工作量明显不符的，要查明原因、落实整改，着力解决机关部门不归档、少归档、不按时归档和整理著录不规范等问题，切实维护公安档案工作秩序。