浅谈如何做好档案管理各环节的保密工作

赵静

随着市场经济的发展，档案管理工作也愈来愈得到深入发展。在瞬息成变的信息时代，做好档案管理保密工作是档案管理发展的必然，我们在推动档案管理科学化、现代化建设的时候，必须真正地认识到其中存在的问题，并根据实际的需要采取措施，对档案管理保密管理手段进行完善，提高档案管理的质量。

1 认识保密性的意义及要求

1.充分意识到档案管理保密的重要性与紧迫性

档案中包含着无限的重要资料与数据，做好档案保密工作是一项重要的工作。不要因人为原因将档案保密工作疏于防范，给国家的安全、利益造成损失。所以保密工作必须从现在抓起，做现实做起，承担起经济建设、社会发展的重任。

2.档案保管员的保密要求

根据档案保管员的岗位职责要求，档案保管员应认真贯彻执行《档案法》等法规，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，热心档案工作。负责各类资料的收集、整理、组卷归档、保管和利用工作。每年三月底前，完成上年度在各项工作中形成的各类材料的收集、整理、立卷归档工作。其案卷质量、编号、排列均符合档案管理规定，健全档案基础数据库。并且切实做好档案保管工作。经常检查档案库房的安全及“九防”设施，保持库房整洁，确保档案完好无损。必须遵守党和国家保密规定，杜绝发生失泄密事故。主动热情做好档案利用工作，为机关各项工作服务。认真做好档案查、借阅及档案利用登记。熟悉室藏档案内容，主动、热情、及时、准确提供档案。查全率、查准率达到98%以上。

可见档案保管员要正确分析档案的管理的具体要求，所具有较强的业务素质，区分对待，正确立档。合规分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。对档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。整个过程中要将做好保密工作的思想根植于心中。

3.档案库房的基本要求

档案库房的要求档案管理部门应设立专用文件库房保存档案。做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。做好档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

2 各操作环节的保密工作

1.档案交接过程中的保密

严密档案交接流程，交出人员（原档案管理员）遵守职业操守，离岗不得泄密；要求档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。交接过程中监交人员不得对档案内容等信息进行外泄，应严格遵守保密制度。交接应在安全、保密的环境下进行操作，清点、整理要细致，有规划、有步骤进行，不得马马虎虎、糊弄了事，造成责任不明确，界定不清晰的事情。

2.档案调阅工作过程中的保密

需要调阅档案资料，应严密调阅手续，档案调阅要合规，调阅必须理由正当，经主管领导准许，方可提供所需查阅的档案。档案不得借出，确需借出的，须经领导同意。绝密档案的调阅应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。

调阅时必均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

3.档案利用过程中的保密

3.1档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。查阅档案人，必须遵守保密规定。严禁擅自摘抄、复印，确需摘抄、复印者，必须经过批准和接受档案人员的监督查阅。

3.2档案资料的公开再利用过程中的保密

档案管理部门对外提供档案信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。依据国家统计和有关法律法规，做好档案公开、再利用工作，对档案管理员的要求更加严格，更需要对非公开或解密资料的掌握。

3.3非公开文献利用的保密工作

划分保密等级，保管人员尽量减少，防止泄密。非公开文献中可能存在关系机密的数据资源，应单独存放，必要的可加锁保管。

3.4 绝密档案的保密工作

《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

4.档案销毁过程中的保密工作

档案资料的销毁需编制销毁清册；严格履行销毁手续，经上级主管部门书面批准同意后，方可组织销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。同时做好销毁的安全防范及保密工作，保证需销毁的档案资料不外泄。

销毁档案的目录、鉴定销毁档案报告及审批销毁手续等材料要存入全宗卷，并在各种统计台帐上注明。

3 结语

做好档案管理的保密过程是十分重要且有历史性意义的工作，做好保密工作从现在做起，从细节做起，从各操作环节做起，对档案管理保密管理手段进行完善，提高档案管理的质量。积极探索档案管理中的有效措施，对保密工作做到密不透风，从而进一步推动且提高现代化学校档案管理及保密工作。