关于水利工程档案管理工作的几点思考

郑晓红　刘顺琦

摘 要：作为水利科技档案管理的主要构成部分的水利工程档案工作，是专业技术人员施工的关键性资料。重点是来自于整体的水利工程设计与施工项目建设过程，水利工程档案在施工建设当中不但会对质量监理与评定、分析事故产生原因、进行索赔和反索赔、建设分阶段验收与竣工验收、和后续管理事务当中有着关键性的作用，即使是在项目工程竣工之后的后续管理工作中同样是极其重要的依据。为此，笔者以自我的部分经验来试就水利工程档案管理的实际工作进行以下阐述.

关键词：水利工程；档案管理；措施

在水利工程项目建设过程中产生的对国家而言具有着留存保管价值的相关文字说明、设计与施工图纸、图表、影像资料等各类的文件即为水利工程档案的来源材料。 同时还是对工程作为评定质量等级和在项目工程竣工完成之后作为检测验收、维护保养、日常使用及管理的凭据，真实全面的记录在项目工程建设当中全部显现的状况，是全面地鉴定项目工程的整体质量、调查和确定事故产生原因、追究相关责任的关键的凭据，并起到监督工程整体质量的重要作用。另外对于同筹建新项目工程的前期工作等，也具有着非常关键的参考及利用价值，水利工程档案的质量会对项目工程整体质量和后续的使用，具有着重要的影响。所以对于档案进行科学合理地管理，最大化的利用好水利工程档案的资料，进一步提升水利工程档案科学化管理工作是十分必要的。

1 水利工程档案的特点

1.1 真实性

作为项目工程建设过程的完整和真实记录的水利工程档案，其所以形成的多种的设计、施工、管理等文字及图纸材料、各类形式的档案材料，并以汇合、分类、归纳之产生具有保存价值的体系化的信息资源。其可为整个项目工程的推进实施、日常维护、全面管理、以及将来会产生的工程的改扩建给予参考凭据，同时也能够为另外的项目工程的建设给予重要的参考作用。

1.2 复杂性

在项目水利工程建设形成了种类繁多的档案材料，例如相关的文字说明、图纸照片、影像视频等；因为其来源于不同的部门、个人，因此不但有着分散性，同时还有着关联性，例如在设计的文字与图纸的更改、工程预算的编列、变更审核等形成的的文字说明、图纸更改、影像视频等材料，皆为对一类事件进行整体性的阐述，是以水利项目工程建设作为主体来产生的，具有着体系的完整性。

1.3 系统性

形成于水利工程项目建设整体性过程的水利工程档案，是自提出工程项目、工程项目建设可行性调研、工程设计、工程招投标、实际施工、工程质检、工程监理、试运行、竣工验收等整体过程中产生的。因此对于水利工程项目建设质量进行衡量的关键凭据即为档案的质量，应在工程质量管理流程当中导入档案管理，在工程建设方面与之协同进行， 保障档案质量的整体化、体系化、精准化。

2 做好水利工程档案管理的有效措施

2.1 明确档案资料管理的范围和要求

首先，应明晰认知水利工程档案资料是水利工程建设项目的立项、可行性研究报告、项目设计、工程施工、工程质检与监理、工程竣工验收等整体的推行过程中产生，需要归入档案的文字说明、设计及施工图纸等各类形式的资料。并对于管理水利工程档案提出具体的要求。

第一、在工程项目建设过程当中工程档案应协同进行管理；

第二、保管的档案应具有整体化、体系化、精准化，需要达到完整齐全材料、完备的交接手续，照片与图纸需要加注说明文字；

第三、具备能够显现实际状况的竣工图纸，并保证图纸和实物情况完全符合，对于施工与检测文字记录、验收交接确认记录，加盖竣工验收图章来予以确认；

第四、在实际施工过程当中形成的照片、图片、影像视频等资料，和在此过程中发生的重大的事件及事故等，都需要配备有明晰的相关文字说明，并详实地做好档案资料的登记及备案工作。

2.2 制定严格的规章制度

通常而言水利建设工程投资较大、建设时间长、建设单位多，参建单位具有不同任务，产生的档案资料多样化。但是，档案管理要求工程项目建设过程中产生的文件资料有着一致性的整理与归档的标准，所以应该按照《档案法》的规定，按照水利工程建设主管部门的标准要求，依据具体项目工程和不同参建单位的实际情况，来制定出 与工程建设项目相符档案管理规章制度，科学合理的进行档案管理工作。参建单位应该遵行档案管理规章制度，来保障推进实施水利工程项目建设。在相关的岗位人员职责当中确立责任及考核指标。

2.3 提高档案管理人员的自身素质

促进水利工程档案管理人员的自身素质的提升，不但与水利工程档案管理工作自身的水平具有关联性，而且还对于 水利工程的整体建设的成效性起着决定作用。作为水利工程档案管理人员，不但要对档案管理的理论知识及实际技能进行深入学习与掌握，而且还要在实际工作学习工程建设相关知识。对整体的工程项目的规划有所了知，适时对工程相关档案资料进行汇集，积极主动工作。同时，应对于国内外水利工程建设先进的档案管理经验进行借鉴和学习，持续提升档案管理的业务专业知识，依据国家档案管理方面的法规，与工程建设的现实状况相互结合，做出出整体化、体系化、精准化的工程档案，用于水利工程建设当中。

2.4 对水利工程档案进行科学化管理

长期以来，因为缺乏科学的档案的管理意识，未将档案工作落实到每一个工程进程之中，形成业务工作与档案管理工作未能形成合力，使得难以实施档案的整理工作。为规范化水利工程的档案管理工作，应该转变理念，科学合理的管理水利工程档案，按照水利工程所具有复杂性的特性，为保障收集档案资料的完整，档案管理人员应该明确认知水利工程建设当中的实际操作流程及工作计划，知道那一个阶段事务当中要具备什么档案资料，对各类资料数量及内容有所了知。在此前提下，可按照下述方法来进行汇聚：

第一、持续汇聚适于工程期较短、产生档案资料较快的工程。档案人员应亲自到现场对工程推进的实际过程进行了解，适时对工程信息作为掌握，并汇聚档案资料。此类方法具有能够快速汇聚整体性的档案资料，但需要的较多使用人力与物力。

第二，分阶段汇聚多用于建设周期长的工程。某些类大型水利工程，需要长期和施工部门、建设部门以及兼职档案员保持联系，及时掌握工程进展情况，并加对档案原始材料的保管，以此来保障工程档案的完备性。

第三，强制性收集适用于对部分人员不集中、有较多临时部门的施工单位。将以调阅档案资料收取押金的方式。

3 结语

总之，作为企业管理的一类基础性事务的档案管理工作，是对企业管理水平优劣的衡量标准之一。 作为档案管理工作者应具备职业道德操守，过硬的政治素养及全面的知识来完成好的自身工作，以认真工作的态度，让档案工作的重要性得到了体现，在水利工程建设和管理中使档案工作能够显现出自身极其重要的作用。

参考文献

[1]张晶晶. 浅议水利工程档案管理工作[J]. 中国西部科技，2009，11：71-72.

[2]田甜. 谈怎样做好水利工程档案管理[J]. 中国水运（下半月），2011，11：147-148.

[3]陈群. 对于水利工程档案管理工作的几点认识[J]. 中国管理信息化，2014，13：101-102.

作者简介

郑晓红，湖北省汉江河道管理局林业管理所，本科。

刘顺琦，湖北省汉江河道管理局，本科。